На прошлой неделе я получил выговор в Фейсбуке. Это оправданно.
Как и большинство из нас, кто работает и играет в социальных сетях, его легко перегружать. Поэтому я стараюсь максимально автоматизировать. Я настроил свой блог, чтобы автоматически публиковать новые статьи на своей странице в Facebook по мере их публикации. Зная, что он автоматически обновляется (и так как больше людей следят за мной в Твиттере, чем в Facebook), я, в лучшем случае, склонен проверять свою страницу в Facebook спорадически. Поэтому, когда кто-то отправил вопрос, я не ответил. Вот что привело меня в беду.
Чего я не осознавал, так это того, что нет нативных функций для отправки электронного уведомления, когда кто-то публикует на вашей странице. Я оправдал свою ошибку, сказав себе, что если бы я только получил электронное письмо, я бы его не пропустил.
Я быстро извинился перед человеком, которого я случайно проигнорировал, а затем предложил лучший способ связаться со мной в будущем через контактную форму моего сайта.
Позже в тот же день, когда я вычищал свой переполненный почтовый ящик, я обнаружил, что этот человек также написал мне по электронной почте из моей контактной формы. Ой …
Несколькими месяцами ранее я был сыт по горло своим входным почтовым ящиком, поэтому я потратил несколько часов, чтобы получить от 1000+ сообщений до нуля. Я был так горд. Я поклялся, что никогда не позволю себе снова прийти в это состояние. Но у меня не было системы, чтобы предотвратить это снова. Так что, конечно, это было.
Помимо пропущенных электронных писем в беспорядке, у меня также была плохая привычка просматривать свою папку входящих сообщений, не решая, что делать с каждым сообщением, а затем оставляя их там.
Я знал из Getting Things Done, что часть эффективного управления электронной почтой решает, требует ли каждое сообщение действия или нет. Философия GTD гласит, что для любой «действенной» задачи есть три варианта:
- Сделай это
- Отложите это
- Делегировать его
Проблема заключалась в том, что я не знал, что делать с сообщениями, которые нужно было отложить или делегировать, поэтому я не забывал следить за ними. В Gmail нет флага для отслеживания, как в Outlook. Чтобы найти решение, потребовалось немало исследований , но вот что я сделал, чтобы взять под контроль мой почтовый ящик.
Обработка вашего почтового ящика
Чтобы пометить каждое письмо соответствующей категорией, я создал две метки: FOLLOWUP и HOLD. Затем я просмотрел свой почтовый ящик примерно так:
Сохранить или удалить
Сообщения, которые не требуют действий, были либо сохранены, либо удалены. Те, кого я хотел сохранить для справки, получили ярлык и заархивировали. Помимо информационных бюллетеней, на которые я подписан, я также хранил и архивировал квитанции о покупке и электронные письма с подтверждением для созданных мной онлайн-аккаунтов.
Сделай это
Все, что требовало действий и занимало две минуты или меньше, я сделал сразу же. Если мне понадобилось письмо для дальнейшего использования, я назначил соответствующий ярлык и заархивировал его. В противном случае он был удален.
Отложить
Более длинные задачи, которые необходимо было отложить на более поздний срок, были назначены метке FOLLOWUP и архивированы.
Делегировать это
Если задачу нужно было делегировать, как только я это сделал, я пометил ее меткой HOLD и заархивировал. Другое использование этого ярлыка — любое электронное письмо, на которое я ответил и ожидал ответа другого человека.
Этот процесс опустошил мой почтовый ящик в течение нескольких часов, и мне хотелось вздохнуть с облегчением. Но архивирование моих электронных писем сделало их опасно «с глаз долой, из сердца вон». Мне нужен способ держать их «в уме».
Gmail размещает ярлыки на левой боковой панели, аналогично папкам в других почтовых программах. Проблема заключалась в том, что мои ярлыки FOLLOWUP и HOLD исчезли из списка. Но я мог бы заставить обе метки наверху, добавив подчеркивание (_) спереди или пронумеровав их так:
Я также использовал функцию множественной входящей почты Gmail, создав почтовую папку «Follow Up» и поместив ее прямо под своей обычной папкой. (Я могу устранить это, если привыкну регулярно следить за этим письмом.)
Вы можете спросить, в чем суть, если все, что я сделал, это переместил свои электронные письма в другую папку входящих сообщений, где я могу продолжать пропускать их. Но красота лейбла FOLLOWUP в том, что я знаю все, что с этим лейблом требует действий. Теперь это просто вопрос выделения блока времени для обработки каждого из них. В идеале, после того как я поймаю сообщения, поддержка сообщений в моем окне FOLLOWUP не должна занимать слишком много времени.
Несмотря на эти меры предосторожности, я все еще нахожусь в опасности того, что они будут «вне поля зрения, из виду». Было предложено добавить следующий шаг действия для каждого из этих писем в свой список «To Do». Приложения для повышения производительности, такие как Producteev, позволяют создавать задачи, пересылая электронную почту в вашу учетную запись, которая также помещает ее содержимое в поле «Заметки». Это позволяет назначить дату исполнения для каждого из этих писем.
Организация вашего хаоса
Когда я работал в AT & T Yellow Pages, несколько менеджеров прокомментировали, насколько аккуратно организован мой стол. Это потому, что у меня была одна задача — продавать рекламу, и было легко организовать мое рабочее пространство вокруг этой задачи.
Но сегодня у меня есть множество рабочих функций, и в любой день я выполняю больше, чем одну одновременно. Для некоторых людей, таких как моя жена, организация такого типа хаоса просто естественна. Для других, таких как я, не так много. Если вам, как и мне, нужно повысить свою производительность на несколько ступеней (или несколько ступеней), я настоятельно рекомендую Дэвид Аллен: Getting Things Done . Это не быстрое решение; скорее это обучение совершенно новому навыку, с которым многие из нас могли бы отчаянно нуждаться в помощи.
Когда дело доходит до «достижения цели», ты ноль или герой? Что вы сделали, чтобы улучшить свои организационные навыки и личную производительность? Поделитесь своим опытом в комментариях ниже.