Мы все можем извлечь выгоду из продуктивности, и есть много способов улучшить свою производительность. Списки дел — одно из многих действий, которые люди используют, чтобы стать более продуктивными и гарантировать, что ничто не провалится. Но существует большой разрыв, когда дело доходит до списков дел. Есть те, кто считает, что списки помогают держать их подотчетными и на ходу, и те, кто считает, что списки не делают ничего, кроме создания обстановки стресса.
Я твердо настроен в лагере сторонников составления списка, и мои привычки составления списков претерпели ряд трансформаций, меняющихся по мере изменения моих деловых и личных потребностей. Основываясь на этом опыте, вот 10 советов, которые я узнал, которые могут относиться практически к любому типу списка дел, который вы можете использовать в своей жизни, чтобы помочь вам сделать свой список инструментом повышения производительности вместо того, чтобы тратить время.
Создание системы
1. Выберите систему, которая работает для вас: существует множество систем списков дел, от программного обеспечения до онлайн-приложений, до законченных инструментов управления проектами , до старомодных ручек и бумаги. На самом деле не имеет значения, что вы используете для создания своего списка, только то, что вы можете его понять, быть в курсе и формировать в соответствии со своими потребностями. Если вы только начинаете или хотите обновить свою текущую систему, следите за моим следующим постом, который будет включать список онлайн-инструментов.
Хотя вам, вероятно, потребуется изменить любые существующие системы, чтобы они работали в соответствии с вашими индивидуальными потребностями, вы можете получить надежную отправную точку и разработать новые идеи процессов из систем, которые уже работают для других. Следите за публикацией в будущем, в которой будет представлен обзор некоторых систем управления списками дел / производительностью / информацией, которые вы можете рассматривать в качестве отправной точки.
2. Сделайте это приятным для вас: возможно, из-за моего опыта проектирования, мне нужна каждая система, с которой я работаю, чтобы она действительно хорошо выглядела. Когда дело доходит до списков дел, то, что приятно для глаз и чрезвычайно организовано, позволяет мне чувствовать себя хорошо при использовании системы и способствует повышению производительности. Поэтому обязательно выберите систему, которая вам действительно нравится.
Начиная
3. Начните с разгрузки мозгов: начните с написания / ввода всех возможных задач, которые приходят на ум. Пока не беспокойтесь, чтобы он выглядел красиво, этот шаг предназначен для того, чтобы собрать все в одном месте. Если у вас есть существующие списки, не забудьте захватить эти элементы и вытащить их в свой список «свалки мозгов».
4. Разделите и организуйте. Как только вы соберете все в одном месте, выделите время на разделение задач на категории. Ваши категории могут включать любую динамику, которая вам подходит — деловые и личные задачи, проекты клиентов, высокоприоритетные элементы и т. Д.
5. Разбейте все на отдельные действия: каждый элемент в вашем списке должен быть индивидуальным и измеримым заданием. Вместо «Дизайн веб-сайта» попробуйте разбить его на удобочитаемые задачи, которые имеют смысл:
- Обсудить потребности с клиентом
- Создать карту сайта
- Собирать материалы сайта и другие маркетинговые материалы от клиента
- Создать макет
- И так далее…
Это особенно полезно при запуске нового проекта, чтобы начать с конечного результата, рассмотреть каждый шаг процесса и разработать небольшие задачи, которые приведут вас к конечной точке.
6. Используйте глаголы: каждый элемент задачи должен быть определенным действием, которое вам нужно сделать, поэтому начните все с глагола действия.
Управление вашим списком
7. Расставьте приоритеты. После создания списка посмотрите на каждую категорию и отметьте элементы, которые имеют наивысший приоритет. Возможно, вы захотите создать систему ранжирования, чтобы вы знали уровень важности каждой задачи и могли сортировать соответственно.
8. Составьте реалистичный список «сегодня». Чтобы избежать ежедневного появления огромного списка, полезно составить расписание задач и создать списки на основе времени — сегодня, на этой неделе, в этом месяце и т. Д. Вы можете достичь в этот период времени. Создавая управляемые и достижимые списки, вы будете более склонны придерживаться его.
9. Запланируйте еженедельное время для невыполнимых задач: элементы, перечисленные как имеющие более низкий приоритет, имеют тенденцию опускаться в конец списка, как и должны. Но вы можете обнаружить, что в конечном итоге вы получаете растущий список задач с низким приоритетом, которые вы продолжаете переносить из недели в неделю. Регулярное планирование действий по этим пунктам поможет вам сохранить ваш список в чистоте и актуальности (и избавиться от того, что вы откладывали).
10. Будьте гибки и готовы к настройке. После того, как вы настроитесь, не думайте о своей системе как о каменной. Ваша жизнь меняется, поэтому ваш список также может измениться. Держите непредубежденный взгляд на то, как организовать и управлять своим списком, чтобы дать вашему списку возможность измениться по мере необходимости.
Как вы используете список дел? Какие советы вы бы добавили сюда?
Похожие сообщения:
Списки дел: 12 онлайн-инструментов для организации ваших задач
Задача, Системы управления информацией и производительности
Изображение предоставлено: Матеуш Стаховски