Выставление счетов. Это боль, которую испытывают все фрилансеры — манипулирование списками дел, проверка своевременности выставления счетов, борьба с PayPal и Moneybookers… процесс выставления счетов для большинства утомителен и запутан. Не волнуйтесь, однако — этот вакуум, возможно, был заполнен. В этой статье мы рассмотрим Paydirt и, в конце, дадим вам возможность начать использовать его бесплатно.
Вступление
Если вы фрилансер или когда-либо выполняли какую-либо внештатную работу для клиента, вы знаете, насколько сложным может быть процесс выставления счетов. Следующий сценарий может показаться знакомым или, по крайней мере, реалистичным: это конец октября, и вы написали три статьи для Sitepoint, две для PHPMaster и одну для JSPro, все из которых были опубликованы. Вы также написали четыре для трех разных сайтов, три из которых были опубликованы. Все эти сайты требуют, чтобы вы выставляли счета за свои статьи в конце месяца и выплачивали, что они должны через различные промежутки времени в течение следующего месяца. В довершение всего, вы также получили независимый проект веб-разработки, который был частично выполнен к концу октября, и вам необходимо выставить счет на половину общей суммы. Вы уже можете видеть, куда это идет — полный и полный хаос.
Проблема
В корне проблемы лежит диссонанс. Работа для многих людей одновременно обременительна для нашей профессиональной психики и часто приводит к разжиженной работе как таковой, и нам не приходится сталкиваться с проблемами счетов-фактур и отслеживанием времени между клиентами, валютами и регионами. Кому мы выставляем счет в этом месяце? В следующем месяце? Какие статьи имеют право, которые только для публикации? Какой проект находится в какой процент завершения? Сколько сделано и какие из них подлежат оплате? Я сказал Джону, что собираюсь выставить ему счет по часам или по проекту?
Проблема с выставлением счетов внештатной работе — клиентский диссонанс
Правда, большинства из этих проблем можно избежать с помощью правильного управления задачами, но управление задачами и управление выставлением счетов за эти задачи — две совершенно разные вещи. Почему бы не хранить все это в одном месте, а не разбрасывать всю информацию по папкам в Todoist, Google Drive или даже на нашем жестком диске?
Решение
Просто так получилось, что в плане веб-приложений появился новый ребёнок, решающий именно эти проблемы и многое другое. Мы подробно рассмотрим веб-приложение Paydirt, предназначенное непосредственно для фрилансеров и их потребностей в выставлении счетов. Если вы хотите подписаться, не стесняйтесь создать пробную учетную запись на их веб-сайте . Выполните «тур», чтобы создать свой первый пример клиента / проекта, затем найдите некоторое время, чтобы ознакомиться с экраном «Настройки» и заполнить необходимые данные, в частности параметры выставления счетов, поскольку это позволит нам действительно увидеть, что такое Paydirt все о.
Как видите, с самого начала есть множество полезных опций. По сути, это формирует шаблоны ваших счетов, поэтому у вас будет как можно меньше проблем при рендеринге их в PDF-файлы и автоматической рассылке их вашим клиентам.
Теперь посетите раздел «Шаблоны электронной почты» в разделе «Настройки».
При создании счетов Paydirt предлагает вам возможность отправить их клиенту через приложение, чтобы вам не пришлось беспокоиться о ручном процессе, если так работает ваш клиент. Чтобы настроить содержимое письма, которое получит ваш клиент, нажмите «Изменить» рядом с любым шаблоном. Это превращает некоторые слова в теги, что позволяет вам добавлять динамические значения к вашим электронным письмам, которые при отправке анализируются в реальном контенте. Например, {{our_business_name}} преобразуется в название вашей компании, которое вы указали при настройке учетной записи.
Теперь давайте попробуем сделать пример проекта.
Тест-драйв
К настоящему моменту вы, должно быть, сделали образец клиента, как указано в инструкции, но давайте сделаем еще один, просто чтобы просмотреть все доступные варианты. Зайдя в часть «Клиенты» главного меню, мы нажимаем «Добавить клиента», и для целей этого примера я буду входить в свой блог и себя в качестве контактного лица. Поля просты и понятны, и мы знаем, что нам нужно ввести, где, почему и когда.
Мы также можем определить цветовой значок для нашего клиента, который содержит первые две буквы их имени. Это облегчит разделение клиентов и счетов позже.
Это было безболезненно, не так ли? Теперь у нас есть один клиент без оплачиваемых данных.
Как мы видим, на отдельном клиентском экране есть два варианта: добавить работу и создать проект. Рабочие места — это именно то, о чем вы думаете — создание веб-сайта, создание части веб-сайта, написание статьи, исправление чьего-то SEO и т. Д. Вакансии — это то, что вы делаете, и за что вы можете брать с людей плату. Задания могут оплачиваться по часам или могут иметь фиксированную (общую) цену, в зависимости от вашей договоренности с клиентом.
С другой стороны, проект — это контейнер для рабочих мест. Проекты — это не что иное, как «обертки» для рабочих мест, и они идеально подходят для командной работы. В Paydirt вы можете управлять командой людей (в разделе «Настройки» — «Управление командой»), и каждый из ваших участников может отвечать за конкретный проект / работу.
Если вы посмотрите на скриншот, вы заметите, что я добавил еще одного члена команды с теми же разрешениями, что и у меня. Недавно добавленный пользователь мгновенно получает электронное письмо с учетными данными для входа и может начать работать. Если бы я теперь добавил проект с тремя заданиями и обычным заданием в мой клиент Bitfalls, все выглядело бы так:
Теперь я могу начать работать над любой работой, которую захочу, и если мой второй пользователь войдет в систему, он увидит те же самые задания и клиентов, которых я уже определил. Теперь, к сожалению, Paydirt по-прежнему не дает возможности посвятить члена команды конкретному клиенту или работе только для того, чтобы они не могли видеть и вмешиваться в дела остальных (например, если вы управляете несколькими командами) , приложение молодое, и я уверен, что функциональность находится где-то в их списке дел.
Теперь, когда у нас определено несколько заданий, мы можем попробовать выставить счет клиенту. Есть несколько способов сделать это, поэтому давайте рассмотрим их все. Paydirt позволяет вам выставлять счета без работы — пустой черновик счета — зайдя в «Счета-фактуры» и выбрав клиента из выпадающего меню, который вы хотите выставить.
Если мы затем нажмем «Черновик счета-фактуры», мы попадем на экран, который предлагает все незавершенные задания этого клиента и позволяет нам ввести пустой счет-фактуру. Поскольку у нас нет незавершенных заданий (все наши задания считаются выставленными на оплату, потому что они свежие и еще не были обработаны), мы выбираем «Создать пустую накладную» и открываем экран создания накладной. Этот простой и понятный экран позволяет нам добавлять элементы счета, изменять адреса, добавлять дополнительную информацию и даже включать определенные налоги. После этого у нас есть готовый проект счета, который мы можем затем отправить и доработать.
Давайте не будем делать это прямо сейчас, хотя. Вместо этого давайте сделаем счет на основе работы. Счета за работу, совершенно очевидно, производятся путем выставления счетов за работу, выполненную на определенных работах. Но Paydirt не позволит вам брать плату за работу, пока вы не вошли в нее (или дали фиксированную цену), так что давайте сделаем это сейчас. На экране клиента Bitfalls (или любого другого примера клиента, который вы создали) выберите работу в проекте (вы скоро увидите, почему) и наведите курсор мыши на левую нижнюю часть его рамки (часть, которая говорит: «Всего было отработано 0,00 часа»). ). Вы увидите маленькие часы — щелкнув по ним, вы перейдете к экрану «Журнал времени» для данной работы. Здесь вы можете ввести детали, например, так:
Таким образом, экран журнала позволяет нам ввести продолжительность и дату выполненной работы, описание, считать ли время оплачиваемым и даже члена команды, который выполнял эту работу. Сохранение этих данных меняет нашу работу на экране работы и вычисляет сумму оплаты по почасовой цене, которую мы указали ранее, и продолжительности, которую мы только что дали. Теперь давайте попробуем выставить счет по фиксированной цене. Давайте выберем вторую работу в проекте и изменим ее на Итого в разделе «Правка», назначив цену 500 долларов. Обратите внимание, что как только вы сохраните его, независимо от того, выбрали ли вы «Я работаю над этой работой» или «Я закончил эту работу», предоставленная вами сумма немедленно добавляется к общей сумме проекта.
Временные задания, трекер времени и расширение браузера
Наконец, давайте добавим оценку двух часов к последней работе. Чтобы выставить счет за такую временную работу, давайте использовать трекер времени. В правом нижнем углу экрана находится небольшая кнопка «показать время трекер». Нажмите на нее, и появится боковая панель со списком всех ваших клиентов и заданий. Используйте этот экран, чтобы активировать время для данной работы — в нашем примере, для которого мы только что добавили оценку. Вы можете нажать «Пуск» или выбрать время в прошлом, когда вы начинали — эта опция есть, если вы забыли вовремя активировать ее.
Допустим, мы начали работать над ним час назад, поэтому нажмите стрелку рядом с «Старт» и выберите «1 час назад». Это мгновенно порождает таймер задания с уже зарегистрированным 1 часом и продолжает отсчет. Вы можете даже выбрать это время как неоплачиваемое, но пока мы оставим его как оплачиваемое и щелкнем по таймеру остановки.
Что это сделало, так это переместило ползунок оценки нашей работы на определенный процент, в зависимости от того, что мы установили как ожидалось и сколько мы фактически работали над этим, и позволяет нам выставлять счет за эту часть работы. Если вы снова посмотрите на эту работу, вы заметите, что к ней не только прикреплена оплачиваемая сумма, но и эта оплачиваемая сумма также добавлена к общей сумме проекта! Одним махом мы создали рабочий отчет для трех различных типов работ, суммировали их стоимость и подготовили их для выставления счетов. Но так как наша работа оценивается в 2 часа, давайте заполним ее до конца, хорошо? Для этого вам понадобится замечательное расширение для браузера Paydirt (ссылки в нижнем колонтитуле для Firefox и Chrome). После того, как вы установите его, активируйте его.
Очевидно, что расширение в этой форме — не что иное, как трекер времени, отсоединенный от приложения Paydirt — и даже в этом случае он невероятно полезен. Это позволяет вам начать регистрировать время работы, не открывая приложение. Довольно изящно, но ничего революционного, верно? Ну, проверь это. Если вы зайдете в Настройки -> Настройки ключевых слов, вы можете определить определенные ключевые слова триггера для расширения. Что такое триггерные ключевые слова? Расширение проверяет, где вы находитесь на каждой вкладке, которая попадает в фокус. Он просматривает содержимое вкладки по определенным ключевым словам и, если находит совпадение, предлагает запустить таймер для клиента, с ключевыми словами которого он соответствует. Это означает, что когда я захожу на сервер моего блога на Blogger.com, я получаю следующее:
который при наведении превращается в это:
Это не только обеспечивает более быстрый доступ к отслеживанию времени для моих проектов, но фактически фактически напоминает мне, что мне, вероятно, следует начать отслеживать время, потому что я нахожусь на веб-сайте, связанном с клиентами. Попробуйте — попробуйте изменить ключевые слова в соответствии с сайтом, любым сайтом и активировать расширение (возможно, вам придется повторно синхронизировать расширение с вашей учетной записью Paydirt после этого — это можно сделать, щелкнув расширение правой кнопкой мыши и выбрав Параметры). Затем зарегистрируйте больше времени в нашей «Оценочной» задаче, чтобы мы достигли (или нарушили) 2 часа работы, например:
Генерация, отправка и оплата счета
Пришло время сгенерировать счет для нашего проекта. Нажмите «Составить счет-фактуру» рядом с суммой проекта, выберите задания, на которые вы хотите выставить счет, продолжите, отредактируйте некоторые детали, если это необходимо, и сохраните. Счет-фактура автоматически преобразует названия работ в список в описании и перечисляет оплачиваемые работы четким, отдельным способом под элементами счета-фактуры. Если вы хотите, чтобы время, зарегистрированное для той же работы, регистрировалось как сумма, вы можете выбрать это, прежде чем нажать «Создать этот счет». Вот и все — ваш счет готов для отправки клиенту. Теперь вы можете загрузить или распечатать его в разделе «Дополнительные действия», просмотреть его в Интернете так, как он будет отображаться для вашего клиента, продублировать его в целях создания шаблонов для другой идентичной работы или даже полностью удалить. Если вы загружаете его и отправляете или загружаете на свой клиент вручную, есть опция «Пометить как отправленную», но в этом случае давайте использовать «Отправить счет».
Появившееся диалоговое окно позволяет нам настроить сообщение для нашего клиента, настроить некоторые включенные ссылки (т. Е. Очень полезную ссылку Paypal, которая автоматически позволяет вашему пользователю оплатить вас через Paydirt и пометить счет как оплаченный, если это произойдет) и, наконец, отправить адрес электронной почты Прежде чем диалоговое окно даже закроется, у нас должно быть электронное письмо, похожее на это, в нашем почтовом ящике:
Это оно! Теперь, если клиент использует ссылку Paypal в электронном письме, он может заплатить напрямую через приложение. Вы, как поставщик услуг, будете уведомлены об оплате и сможете автоматически отправить им письмо с шаблоном «Спасибо». Ваш счет будет помечен как оплаченный, задание снова станет неоплачиваемым, и вы сможете приступить к выполнению других заданий (или снова к тому же заданию).
Вывод
Как вы можете видеть, Paydirt — это клад полезных и часто используемых опций для удовлетворения любых потребностей в выставлении счетов. Он не только обеспечивает плавное отслеживание времени, управление командой и выставление счетов, но также позволяет отправлять шаблоны электронных писем, позволяет запускать отслеживание времени из любого места и предлагает прямую ссылку для оплаты для ваших клиентов — и все это в целях автоматизации и забвения о проблемах процесса выставления счетов. Хотя материал, который мы рассмотрели в этом пошаговом руководстве, обширен, Paydirt предлагает намного больше.
Цены на Paydirt уже очень разумны, начиная с 8 долларов в месяц, каждый из планов предусматривает 14-дневный бесплатный пробный период.
Тем не менее, мы знаем, что лучшие люди, которые по-настоящему опробуют Paydirt, — это читатели SitePoint, поэтому в знак щедрости Paydirt предлагает шанс выиграть одну из трех однолетних лицензий для читателей SitePoint, которые опробуют приложение и опубликуют комментируйте их любимую функцию и / или пишите в Твиттере об этой статье с помощью хэштега #paydirtapp (сделайте и то, и другое дважды). Дата закрытия — 19 декабря, и мы объявим победителей здесь и в бюллетене SitePoint от 20 декабря.
Итак, теперь, когда вы знакомы с основами использования Paydirt, откройте для себя приложение, доведите его до предела и расскажите нам, что вам больше всего в нем нравится.