Как правило, любое предприятие может рассчитывать на списание от 3% до 5% долга как плохого. Это если бизнес-дебиторская задолженность управляется должным образом. Если нет, то этот процент будет намного выше.
Для любого малого бизнеса, особенно того, который находится в его первых двух годах работы, денежный поток — первостепенное внимание. Многие малые предприятия терпят неудачу просто потому, что у них кончились деньги в этот период. Поэтому не выбрасывайте деньги, причитающиеся вашему бизнесу, только потому, что их сбор неприятен. Само выживание вашего бизнеса может зависеть от этих денег.
В этой статье мы рассмотрим, следует ли вам расширять кредит и, если да, то, какие процессы вы должны реализовать, чтобы максимизировать свои шансы на получение оплаты.
Вы должны продлить кредит?
Возможно, вы захотите иметь строгую предоплату или политику оплаты при доставке, но реалии современной бизнес-среды таковы, что для того, чтобы оставаться конкурентоспособным и совершать продажу, у вас может быть очень мало выбора в отношении вашей политики ,
Предполагая, что у вас нет реальной альтернативы, кроме предоставления кредита, разработка политики предоставления кредита будет иметь важное значение для успеха вашего бизнеса.
Насколько строгая ваша политика будет зависеть от того, сколько денег вы зарабатываете на каждой работе. Если вы предоставляете услугу или продаете продукты на несколько тысяч долларов, вы, очевидно, будете больше беспокоиться о кредитоспособности своего клиента, чем если бы речь шла только о продаже за 50 долларов.
Итак, какие соображения вы должны принять во внимание для крупных заказов?
1. Персонаж
Когда вы принимаете во внимание характер вашего клиента, сосредоточьтесь на его готовности погасить долги. Что вы знаете о своем клиенте? Какова история бизнеса и насколько опытна его управленческая команда? Есть ли у фирмы история судебных процессов по неоплаченным долгам? Есть ли у него (или любого из его принципалов) история несостоятельности?
2. Финансовый потенциал
Здесь нас интересует не готовность клиента платить долги, а его способность сделать это. Поэтому узнайте о финансовом положении вашего клиента, прежде чем принять решение о предоставлении кредита.
Как вы получаете информацию, необходимую для определения характера вашего клиента (готовность платить) и финансовых возможностей (способность платить)? Запросите эту информацию в форме заявки на кредит, которую вы разрабатываете для этой конкретной цели. С любым потенциальным клиентом, который не хочет заполнять такую форму, следует обращаться с осторожностью. Любая уважаемая организация поймет вашу заботу о предоставлении кредита только кредитоспособным заявителям.
И не просто принимайте за чистую монету информацию, которую вам предоставляют. Выполните кредитные проверки (попробуйте Equifax для физических лиц и Dun & Bradstreet для корпоративных кредитных проверок). Также уточните в банке вашего клиента и двух или трех его клиентов. Вы должны запросить таких кредитных рефери в форме «Заявка на кредит».
Если результат какого-либо из этих запросов даже немного отрицательный: будьте осторожны. И если вы просто не достаточно удобны для предоставления кредита конкретному клиенту, не делайте этого. Не стесняйся здесь. Это средства к существованию вашего бизнеса, с которыми вы имеете дело. В таких случаях требуется оплата до отгрузки или до выполнения услуг.
Предоставление кредита
Как только вы решили предоставить кредит конкретному клиенту, убедитесь, что ваши условия поставки кристально чисты.
Ваше соглашение о поставке должно охватывать:
- В случае предоставления услуг, какие услуги вы оказываете клиенту? В случае продажи продуктов, что вы продаете? Другими словами: что является предметом договора?
- Плата за ваши услуги или цены на ваши продукты.
- Когда произойдет доставка.
- Когда право собственности на товар пройдет. Если вы отправляете товары своему покупателю, рассмотрите возможность включения условия сохранения правового титула в ваши условия поставки. Это условие приведет к тому, что право собственности на товар не перейдет к покупателю, пока не будет произведена оплата. Это означает, что вы можете, по крайней мере, теоретически, вернуть товар, если вам не заплатят.
Обратите внимание, что это обычно будет эффективно только в том случае, если товар может быть специально идентифицирован для вас. Если рассматриваемый товар мог быть получен от любого количества поставщиков, и его нельзя идентифицировать как специально полученный от вас, положение о сохранении правового титула может обеспечить небольшую реальную защиту. Тем не менее, если вы продаете товары, идентифицированные с помощью серийных номеров, или вы являетесь единственным продавцом определенного продукта, такие положения вступают в силу.
- Когда оплата должна быть произведена. В случае крупных работ, рассмотрите вопрос о необходимости частичной оплаты авансом с остатком по завершении или поэтапно на протяжении всего проекта.
инвойсирование
Вы должны выставить счет-фактуру при доставке товаров или завершенных услуг (если вы не получаете оплату в рассрочку на протяжении всего проекта, и в этом случае вы можете выставить счет-фактуру в каждой точке проекта, в которой должен быть произведен платеж).
Убедитесь, что ваш счет четко изложен и понятен, а условия оплаты однозначны. Не должно быть никаких сомнений, когда оплата должна быть произведена. Например, «Оплата при получении», «Нетто 30 дней» и т. Д.
Если вы намереваетесь наложить штраф за несвоевременную оплату, если счет не был оплачен вовремя, убедитесь, что он указан на лицевой стороне счета-фактуры, вместе с деталями любой скидки, которую вы предлагаете для досрочного платежа.
Получать оплату
Большинство клиентов будут просто платить вам, когда оплата должна быть произведена. Других, к сожалению, не будет. Таким образом, вы должны иметь установленный процесс, чтобы гарантировать, что вам платят.
Для начала обратите внимание на свою позицию по дебиторской задолженности. Выделите время каждую неделю для проверки и принятия мер в отношении непогашенных счетов. Это, несомненно, будет одним из ваших наименее любимых занятий. Никто не любит вызывать долги. Но не откладывайте это: у вас будет больше шансов получить то, что принадлежит вам, если вы будете действовать быстро и решительно, прежде чем у долга появится шанс стать сомнительным, не говоря уже о плохом.
Контролируйте свою дебиторскую задолженность и следите за сигналами опасности:
- привычная медленная оплата
- нарушенные обещания оплаты
- невозвращенные звонки
- датированные чеки
И внимательно следите за счетами, если вы знаете, что клиент собирается сменить банк или рефинансировать — это может быть признаком проблем с денежным потоком.
Когда учетная запись становится просроченной, предпримите немедленные действия. Установите процедуру взыскания задолженности и выполните ее. Вот хороший процесс, который вы можете использовать для сбора просроченной задолженности:
1. Позвоните клиентам, чьи платежи просрочены
Прежде всего, выясните имя человека, ответственного за кредиторскую задолженность. Если этот человек недоступен, когда вы звоните, выясните, когда лучше всего связаться с ним.
Убедитесь, что вы получили имя человека, который принимает сообщение (это отличный способ увеличить вероятность того, что ваше сообщение действительно будет передано!), И спросите, когда человек, с которым вам нужно поговорить, будет доступен. Если человек, с которым вам нужно поговорить, использует голосовую почту, оставьте подробное, полное сообщение и четкий запрос, чтобы он или она перезвонили вам как можно скорее.
Создайте ощущение срочности, но будьте приятными и вежливыми в любое время. В конце концов, может быть проблема, о которой вы не знаете — клиент, возможно, не получил ваш счет, например, что иногда происходит, если адрес доставки отличается от адреса выставления счета. И если вы вложите свой счет в пакет доставки, который отправляется на адрес доставки, платежный адрес может его никогда не получить! Или, возможно, возникла проблема с доставкой. В любом случае, вы узнаете, сделаете ли вы звонок.
Если нет веской причины, по которой счет не был оплачен, получите от клиента обязательство заплатить вам сегодня. Ожидайте оплату и передавайте это ожидание своему клиенту. В конце концов, если вы не верите обещанию, то и ваш клиент тоже.
2. Чек на почте
Если вам сказали, что чек находится на почте, попросите эти детали:
- когда это было отправлено
- номер чека
- количество
- адрес, на который он был отправлен
Если чек не был отправлен по почте, вы будете знать.
3. Не обижайся
Если вы считаете, что вас обманывают, пришло время перевести вещи на следующий уровень. Оставайтесь вежливыми и вежливыми, но начните добиваться решения. Если человек, с которым вы имеете дело, говорит, что ему нужно сделать запрос и свяжется с вами, определите время, в которое вы можете перезвонить и выполнить. Убедитесь, что другой человек знает, что вы просто не отпустите дело. Никому не нравится, когда тебя преследуют, поэтому, если это в их силах, они позаботятся о том, чтобы тебе заплатили (и от их спины).
Другие способы добиться решения — договориться об отправке курьера для получения чека, договориться о новой дате платежа или даже согласиться на их оплату в рассрочку, если вы считаете, что проблема заключается в подлинной невозможности оплаты (в отличие от на простое нежелание). Однако, если вы пришли к выводу, что ваш клиент имеет возможность платить, но по какой-либо причине пытается избежать оплаты, не предлагайте никаких компромиссов. Это просто создает основу для повторения в будущем.
4. Если все остальное терпит неудачу …
В большинстве случаев ваша настойчивость и твердость в ваших просьбах к оплате приведут именно к этому. Однако в очень редких случаях, несмотря на все ваши усилия, покупатель просто не заплатит вам.
Ваш ответ на неплатеж при таких обстоятельствах будет зависеть от платежеспособности вашего клиента и суммы долга. В конце концов, нет смысла нанимать дорогостоящее агентство по сбору платежей или адвоката, чтобы вернуть долг, который ваш клиент просто не может заплатить. Точно так же вы должны взвесить эти расходы против стоимости долга.
Иногда лучшее деловое решение — просто сократить свои потери и списать долг. Естественно, вы никогда больше не будете кредитовать этого клиента.
Однако, если задолженность значительна и у вас есть основания полагать, что клиент способен заплатить, тогда непременно привлечите агентство по сбору платежей или юриста, чтобы продолжить взыскание задолженности. В этих случаях обязательно включите расходы на восстановление в сумму, подлежащую возмещению.
Наконец, не забывайте свои условия поставки. Если они включали пункт о сохранении правового титула, и товары могут быть конкретно определены как принадлежащие вашей перевозке, обязательно верните их!