Сколько времени вы тратите на управление электронной почтой каждый день? Если вы похожи на меня, вы можете почувствовать, что это слишком много времени, даже если у вас процесс завершен. Кажется, что электронная почта может привести к значительному снижению производительности, но это один из тех элементов бизнеса, который не исчезнет.
Не только есть определенные вещи, которых следует избегать при соблюдении правил этикета электронной почты , но есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы еще больше упростить свои сообщения. И это не только сэкономит ваше время и энергию, но и облегчит чтение и ответ на ваши сообщения для ваших получателей. Вот несколько идей.
Сделать это легко следовать
Столько, сколько мы пытаемся сделать электронную почту короткой и точной, некоторым нужна большая часть, и нет никакого способа обойти это. Один из способов облегчить отслеживание ваших длинных сообщений — использовать подзаголовки и маркированные списки, чтобы разбить текст. Это также помогает читателю сосредоточиться на самых важных темах и дает им возможность перейти к определенной части длинного электронного письма позже. См. Приведенный ниже пример простого текста по сравнению с разбивкой на подзаголовки и маркеры.
Определить элементы действий
Четко определите конкретные пункты действий и вопросы для получателя, выделив, пронумеровав или пометив их каким-либо другим простым для заметки способом (имейте в виду, что почтовый клиент, используемый вашим получателем, может не поддерживать все параметры). Это не только поможет получателю отслеживать, какие действия ему нужно предпринять, либо на какие вопросы он должен ответить, но также поможет вам получить более полный ответ при первом ответе.
Используйте вложения, когда это необходимо
Если информация, содержащаяся в сообщении электронной почты, особенно длинная или требует специального форматирования, сделайте ее вложением. Хотя вы, конечно, не хотите чрезмерно использовать вложения, поскольку они создают больше шагов для передачи информации и могут легко оказаться не на своем месте, это может быть эффективным способом предоставления подробной информации по электронной почте.
Придерживайтесь предмета
Хотя это может показаться очевидным, вы можете получить более быстрые ответы, если вы включите описательную и точную строку темы и будете придерживаться этой темы в теле сообщения. Если вы планируете отправить краткую информацию по 2-3 темам, напишите тему, в которой это указано. Например, «Встреча» против «Протокол встречи и время встречи на следующей неделе».
Включить призыв к действию
Почти каждое электронное письмо требует, чтобы получатель что-то сделал. Сделайте свой последний подзаголовок в своем сообщении призывом к действию, указав, что будет дальше. Вам нужен ответ к определенному времени? Вам нужен получатель, чтобы сообщить о его доступности для встречи? Будете ли вы звонить ей, чтобы продолжить позже на неделе? Оформите ваш запрос прямо перед закрытием, и он будет последним предложением в уме получателя, поощряя и напоминая им действовать.
Какие у вас есть советы по оптимизации электронной почты?