Как вы собираете подписи, когда вы управляете своими контрактами с клиентами? Вы отправляете по факсу, электронной почте или даже отправляете по почте? Если вы по-прежнему сканируете, отправляете факсы или отправляете документы по почте для получения подписей, вы можете сэкономить много времени, используя электронные подписи.
Те, кто не использует электронные подписи, часто беспокоятся о том, что они не так хороши, как печатные копии. Хорошая новость заключается в том, что электронная подпись была столь же юридически обязательной, как и физическая подпись, так как в 2000 году в США был подписан Федеральный закон об электронной подписи в глобальной и национальной торговле (E-SIGN). И подобные законы были приняты в каждом штате , а также в Европейском Союзе.
Выгоды
Помимо экономии времени за счет исключения подписи, сканирования, отправки факсов и рассылки, есть много преимуществ перехода на систему электронной подписи. Вот некоторые из них:
- Сокращение времени ожидания — если вы обычно ждете, пока у вас не будет подписанного соглашения, чтобы начать работу, вы можете ждать дни или даже недели, чтобы начать работу. Вашим клиентам будет проще и быстрее сделать пару кликов, чтобы подписать соглашение и дать вам возможность начать работу.
- Экономьте деньги — Экономьте на расходах на бумагу, чернила и почтовые расходы. Плюс, это лучше для окружающей среды!
- Предоставить копии всем сторонам. После подписания соглашения все стороны получают цифровую копию, которая упрощает последующее обращение к ней и сохранение ее на своем компьютере.
- Создание архива. Многие сервисы электронной подписи включают функцию архивации, поэтому все ваши активные документы легко доступны в одном месте.
- Повышение безопасности. Электронные подписи означают цифровое шифрование, и намного сложнее подделать вашу личность при электронной подписи.
Услуги электронной подписи
Есть много услуг, которые предоставляют услуги электронной подписи за ежемесячную плату или плату за документ. Некоторые из лучших предлагаемых функций включают в себя:
- Индивидуальный брендинг
- Онлайн отчетность
- Шифрование PDF
- Авто-подача / архивирование
- Варианты напоминания
- Поддержка различных типов документов
Вот некоторые услуги, которые вы можете изучить:
- AlphaTrust ПРОНТО Онлайн
- Arx CoSign Digital Signature (настольное программное обеспечение)
- DocuSign
- EchoSign
- eSigTek
Одно предупреждение …
Поскольку электронные подписи выполняются так быстро и легко, у подписывающей стороны может возникнуть соблазн не читать соглашение полностью. Частью вашей ответственности как поставщика услуг (и одним из способов избежать любых будущих разногласий по контракту) является обеспечение того, чтобы ваш клиент не только подписывал ваше соглашение, но и понимал условия. Дайте им время, чтобы рассмотреть и задать любые вопросы, которые они могут иметь до подписания. Это быстрее и проще, но это не значит, что контент менее важен и не должен подвергаться процессу проверки контракта.
Как вы подписываете свои контракты? Каковы преимущества того, как вы это делаете?
Изображение предоставлено: Карл Дуайер