С постоянным потоком доходов и растущей клиентской базой, одной из важных областей, которые делают малый бизнес более прибыльным, является производительность. Большинство малых предприятий борются за эффективное управление своими процессами и в итоге несут больше затрат, чем необходимо.
Представьте, что у вас есть десять шагов для простого бизнес-процесса, такого как управление временем, временем и посещаемостью сотрудников. Вы можете легко сократить количество шагов, необходимых для этих процессов, и автоматизировать их.
Многие предприятия страдают от использования устаревших ручных процессов, которые должны были быть отброшены давно. Вот некоторые общие препятствия на пути производительности малого бизнеса и способы их преодоления.
Цели продуктивности не достигнуты
Малые предприятия часто страдают от отсутствия планирования процессов и организационных целей. Вы часто знаете, что у вас есть расходы, связанные с отдельным процессом, но не знаете, что с этим делать.
«Вы рождены, чтобы побеждать, но чтобы быть победителем, вы должны планировать побеждать, готовиться побеждать и ожидать победы», — Зиг Зиглар
Цели помогают продвигать команду вперед и оставаться мотивированными для достижения конкретной цели. Вы можете назначить стимулы для команд для достижения своих целей производительности, чтобы обеспечить их проактивное выполнение задач более разумным способом. Цель производительности должна быть как измеримой, так и достижимой. Он должен предоставить командам дорожную карту и правильный набор инструментов для эффективного достижения этой цели.
Нет процесса обзора
Большинство малых предприятий не могут надлежащим образом проанализировать свои бизнес-процессы. Как владелец бизнеса, вы обязаны отслеживать рабочие процессы, связанные с каждым процессом в организации.
Вы можете обратиться за профессиональной помощью, чтобы понять области, в которых технология может заменить ручные процессы.
Обзор помогает понять, какие процессы можно автоматизировать, а какие можно оптимизировать, упрощая соответствующие шаги. Это может помочь вам понять, нужно ли вам использовать облачные инструменты или создавать специализированное программное обеспечение для более эффективного функционирования этих процессов.
При составлении карты каждого из процессов вы можете получить представление о возможностях межведомственной интеграции и совместной работы, существующих в организации.
Процесс обзора должен проводиться на периодической основе, чтобы покончить с избыточностью.
Неправильное отображение процессов
Много раз предприятиям не удается отобразить процессы на детальном уровне. Вам необходимо иметь политику документации для каждого из ваших бизнес-процессов. Методы должны быть определены с помощью диаграмм действий и рабочих процессов, которые облегчают их анализ. Важно понять узкие места, с которыми может столкнуться процесс, или выяснить причину задержек в определенных процедурах.
Точно так же, если стоимость определенных операций возрастает, вам необходимо задокументировать факторы, вызвавшие это увеличение.
При детальном аудите процесса вы поймете, что существует огромный потенциал для улучшения.
Наличие консенсуса по текущему набору проблем с каждым из процессов и групп позволяет создать для них долгосрочные и стратегические цели. Вот пример кросс-функциональной карты процессов:
Нерешительность с новыми технологиями
Многие владельцы малого бизнеса неохотно принимают новейшие технологии. Их беспокоит управление структурными изменениями, которые компания должна будет претерпеть. Существующие команды часто также опасаются этих изменений.
Предприятия должны быть открыты для изменения со временем. Автоматизация одного или нескольких процессов может сделать его более продуктивным и экономически эффективным.
Некоторые владельцы малого бизнеса считают, что автоматизация предназначена только для крупных предприятий, в то время как другие считают, что она может не вписываться в их организацию. Для бизнеса очень важно понять стоимость и преимущества инвестиций в новые технологии, прежде чем принимать окончательное решение.
Недостаток обучения
Технологии меняются быстрыми темпами, и организация, как и ее сотрудники, должны идти в ногу с этим. Вы должны гарантировать, что новые, более эффективные процессы реализуются на рабочем месте через регулярные промежутки времени. Процесс внедрения включает в себя общение и обучение.
Много раз предприятия хотят внедрять инновации и переходить на новые методы, но процесс обучения не доведен до соответствующего стандарта, чтобы он работал на практике.
Вы должны четко объяснить каждый новый процесс, чтобы команды знали, как его выполнять.
Если они не поняли недавно внедренную технологию, им должна быть предоставлена возможность посещать обучение до тех пор, пока они не овладеют им.
Встречи
Для малого бизнеса управление временем как ресурсом не менее важно. Согласно этой должности , более 37 миллиардов долларов тратится каждый год на встречи. Здесь мы также обнаруживаем, что большинство руководителей считают встречи непродуктивными. Определение сроков для каждого собрания может помочь вам сделать их более продуктивными.
Вы также можете иметь формат встречи, который поощряет сотрудников готовиться заранее. Совместные приложения для установки повестки дня, такие как Cisco Spark Meeting Notes, могут упростить это — обучающие группы, сосредоточенные на результатах встречи, сделают время, потраченное намного продуктивнее.
Ограничьте количество встреч, которые каждая команда может проводить еженедельно. Это побуждает их более продуктивно использовать время встреч и оборачивать вещи в установленные сроки. Вы можете мотивировать команды максимально эффективно использовать время встреч, сообщая, как это помогает им более эффективно достигать своих рабочих целей и задач.
Организационная культура
Иногда предприятия не могут развить организационную культуру, которая способствует инновациям. Каждый бизнес должен постоянно и последовательно развиваться и расти.
Вам необходимо постоянно менять свои продукты и услуги в соответствии с меняющимися требованиями ваших клиентов и адаптировать ваши предложения к динамичной бизнес-среде.
Вы должны создать команду, способную адаптироваться к новым технологиям и использовать ее для индивидуальной и организационной выгоды. Команды должны быть обучены и мотивированы для инноваций лучших рабочих процессов при выполнении повседневных задач на постоянной основе. Подход «сначала клиент» помогает вам развивать культуру постоянного совершенствования.
Проблемы общения и сотрудничества
Сообщение ваших организационных целей вашим сотрудникам имеет решающее значение. Это будет мотивировать ваши команды и стимулировать их предлагать новые идеи для достижения этих целей. Индивидуальные цели и задачи должны быть четко выражены, чтобы их задачи соответствовали целям бизнеса.
Каждый сотрудник компании должен поощряться к общению с другими. Обмен знаниями помогает в повышении квалификации, делая каждого сотрудника более продуктивным. Использование технологии совместной работы — это еще один способ обеспечить бесперебойную связь внутри организации. Обеспечение отсутствия коммуникационных пробелов при работе с клиентами улучшает обслуживание клиентов и уменьшает количество обращений клиентов, а также оптимизирует время их разрешения.
Отслеживание ROI процесса
Каждый новый и существующий бизнес-процесс должен иметь механизм для отслеживания возврата инвестиций. Обеспечение того, чтобы вы получали надлежащую отдачу от ресурсов, вложенных в каждый процесс, имеет важное значение. Для этого должны быть установлены контрольные показатели ROI.
Фактические результаты должны периодически анализироваться, и команды должны нести ответственность за соответствующие цели.
Управление всем внутри дома
Как владелец малого бизнеса, вы не должны самостоятельно управлять всеми своими процессами. Сосредоточение внимания на вашем основном бизнесе и аутсорсинг некоторых вспомогательных мероприятий повышает производительность всех процессов в вашей организации.
Предположим, вы занимаетесь кейтерингом и поставками продуктов питания и хотите разработать веб-сайт и мобильное приложение для него. Вам не нужно нанимать собственных разработчиков, чтобы сделать эту работу.
В этом примере вы даже можете посмотреть на аутсорсинг некоторых других непрофильных видов деятельности, таких как доставка еды. Нанимайте сторонних поставщиков, которые специализируются на этих задачах и считают их ответственными за ожидаемый уровень производительности.
Аутсорсинг может помочь вам завершить краткосрочные проекты экономически эффективным способом. Бережливый подход поможет вам оставаться конкурентоспособным.
Демотивированные сотрудники
Если ваша команда недостаточно мотивирована, чтобы выступать и работать страстно, это является серьезным препятствием для производительности. Как владелец бизнеса, вы должны следить за уровнем счастья ваших сотрудников. Стимулы, бонусы за производительность и благодарственные письма очень важны. Вам нужно время от времени общаться с каждым сотрудником, чтобы понять проблемы, с которыми они сталкиваются в своих повседневных задачах. Регулярная организация веселых мероприятий и мероприятий или в случае победы нового клиента помогает поднять уровень энергии команды.
Производительность — это то, что ни один бизнес не может игнорировать. Не забывайте о технологических достижениях и всегда создавайте команду, которая рада и мотивирована. Следите за своими процессами и работайте над улучшением их качества. С правильным намерением и подходом ваш бизнес останется продуктивным и более конкурентоспособным.