Мы все сталкиваемся со временами, когда работа выглядит так, как будто она собирается идти на юг, но нет ничего похожего на то ползучее чувство, что вы собираетесь взорвать бюджет проекта.
Может произойти бедствие — особенно если у вас нет особенно близких отношений с клиентом, или они или их организационная культура требуют, чтобы вина была где-то возложена.
Что вы делаете, когда понимаете, что проект, над которым вы так много работали, займет больше времени, чем вы рассчитывали? Очевидно, ваш ответ будет зависеть от того, насколько точной была ваша оценка, и насколько ясной была сфера вашего проекта.
Но я думаю, что секрет заключается в том, чтобы рассматривать задания по квотированию и определению объема работ как построение системы раннего предупреждения для вашего проекта и бюджета.
Моя Система Раннего Предупреждения
Отвечая на краткое описание проекта, я обычно предоставляю оценки часов — с указанием почасовых цен — для каждой части проекта.
Обычно я разбиваю проект и оценку на куски, чтобы мы с клиентом знали, какие части работы будут занимать больше времени, а какие — меньше. Я также добавляю немного жира, чтобы не урезать бюджет. Каждая часть работы получает свою порцию жира.
Такой подход обычно позволяет мне рано обнаруживать, если что-то идет не так. Если я дохожу до конца части проекта, и я израсходовал все время, которое я оценил для этой части, я знаю, что я фактически ушел со временем: не только я взял все время, которое я ожидал использовать, но я также использовал жир.
Это заставляет меня более внимательно изучить проект, чтобы понять, почему он занял больше времени, чем ожидалось. В последнее время у меня возникло ощущение, что первый этап проекта займет больше времени, чем аналогичные последующие этапы, потому что изначально клиент и я тратим время на то, чтобы правильно настроить тон контента. Поэтому, когда я использовал все выделенное время для этого первого этапа, у меня было предчувствие, что именно поэтому. Это было: в ходе расследования я обнаружил, что потратил больше времени, чем обычно, на доработки, когда мы пытались придать индивидуальность содержанию.
Раннее предупреждение
Моя система раннего предупреждения — это просто система предупреждения. Все, что он делает, это позволяет мне определить, когда что-то занимает больше времени, чем должно.
То, что я делаю с этой предупреждающей информацией, имеет решающее значение.
Почти во всех случаях я говорю своему клиенту до того, как достигну предела оценки для части работы в проекте. Как только я понимаю, что употребляю жир, который я встроил в цитату, я говорю им, чтобы они знали, какие дальнейшие изменения или запросы будут значить для этой части работы.
Когда я недавно достиг предела своей оценки с клиентом, которого я упомянул минуту назад, я сказал им об этом и повторил причины, по которым мы ожидали, что эта первая часть работы займет больше времени, чем остальные. В этом случае мы работали в тесном сотрудничестве, и я был уверен, что мы не превысим жир, который я заложил в оценку, но когда я сказал им об этом, я объяснил, что для того, чтобы придерживаться бюджета на эту часть проекта, потребуется командная работа — и они, и я отвечаем за то, чтобы все было на ходу.
Конечно, если ваша система раннего оповещения сработает на первом этапе проекта, вы можете рассмотреть вопрос о пересмотре своих оценок для последних частей работы. В моем случае мы с клиентом ожидали, что первый этап работы займет больше времени, чем другие, поэтому мы оставили оценки для последних этапов проекта такими, какими они были, и в итоге оказались в рамках бюджета.
Но некоторые непредвиденные проблемы могут дать вам веские основания для переоценки этих оценок. Одной из распространенных проблем является подписание. Часто клиенты говорят мне, что они пройдут быструю и легкую процедуру подписки и быстро вернут мне любые изменения. Затем, когда придет время, каждый менеджер в бизнесе захочет просмотреть контент, внести изменения и проверить — и, возможно, прокомментировать — внесенные изменения.
Если вы обнаружите такие виды неизбежных проблем — или другие причуды клиента — на первом этапе проекта, когда они запускают вашу систему раннего предупреждения, это хорошая причина, чтобы просмотреть оценки, сделанные вами для остальной части проекта, и добавить пропорциональный буфер каждому. Обсудите это с клиентом, и если он хочет сохранить оценку на низком уровне или даже остаться в рамках бюджета, он может принять решение упростить процедуру подписания для будущих этапов проекта.
Именно так я стараюсь избегать сбоев бюджета — и до сих пор этот подход хорошо мне помог. Какие основные процессы у вас есть для планирования и реагирования на выбросы бюджета проекта?