На прошлой неделе Майлз рассказал нам о своем неожиданном отсутствии работы из-за болезни и о том, как его бизнес обходился без него. Это заставило меня задуматься о собственной ситуации. Как владелец малого бизнеса и интерактивный директор в агентстве, я ежедневно или еженедельно выполняю сотни задач, которые знаю только я. Некоторые из них являются мирскими техническими задачами, в то время как другие требуют мыслительных процессов более высокого уровня. Кто-то может воспринимать это как гарантию занятости, но я знаю, что это ответственность. В самом худшем случае вы можете умереть или стать инвалидом. Скорее всего, вы будете время от времени болеть, и вы, вероятно, хотели бы иметь возможность время от времени отдыхать без звонка мобильного телефона. Когда я понял, сколько задач никто не может выполнить, где Я работал, я решил начать документировать как можно больше процедур. Ниже приведен общий обзор того, как я начал документировать ежедневные процедуры. Пароли Одной из самых важных частей информации для документа являются ваши пароли. Я использую SplashID , приложение для управления паролями, чтобы хранить все мои имена пользователей, пароли и другую важную информацию. Само программное обеспечение также защищено паролем, а данные зашифрованы, поэтому они сохраняются в случае потери или кражи моего ноутбука или iPhone. Файлы можно экспортировать и хранить в надежном месте. Существует множество способов управления паролями, но главное — не быть единственным, кто их знает. Убедитесь, что у вас есть пароли, хранящиеся в безопасном месте, и что коллега имеет доступ к ним в случае чрезвычайной ситуации. Процедуры Я документировал процедуры с использованием Документов Google в нашем аккаунте Служб Google . Я создал папку под названием «Процессы и процедуры» и поделился ею со всей нашей командой. В нем я создал около десятка документов (пока), в которых подробно рассказывается о том, как выполнять различные задачи. Если вы действительно задумываетесь о каждом шаге процесса, даже простые процедуры, которые мы воспринимаем как должное, могут показаться довольно сложными. Например, один из документированных мной процессов — это покупка или продление сертификата SSL. Сначала это звучит относительно просто, но на самом деле процедура довольно сложная. Что включать При документировании процедур избегайте расплывчатых команд и вместо этого включайте пошаговые инструкции. Используйте маркированные списки и добавьте скриншоты или, если у вас есть время, видео о самой процедуре. Чем детальнее, тем лучше. Вам нужно достаточно информации, чтобы любой мог подобрать инструкции и успешно выполнить задачи. Сохраняйте документы обновленными После того, как большинство, если не все, процедуры документированы, убедитесь, что вы обновляете их. Пароли меняются довольно регулярно, а веб-службы постоянно меняют свои пользовательские интерфейсы, поэтому документация может быстро устареть. Бесполезно, если неточно, поэтому обязательно обновите документы, как только заметите какие-либо изменения. Душевное спокойствие Я едва поцарапал поверхность с документированием всех процедур здесь, но я уже чувствую себя намного лучше. Знание о том, что коллега может легко подойти в экстренной ситуации и взять на себя управление без каких-либо инструкций или вообще без них, заставляет меня чувствовать себя намного лучше, находясь вне офиса в течение длительного периода времени — будь то запланированный отпуск или незапланированная чрезвычайная ситуация. Еще одно преимущество Положительное побочное преимущество документирования ваших процедур сейчас заключается в том, что если вы нанимаете человека для выполнения некоторых из этих задач (возможно, чтобы освободить часть своего времени), у вас будет подробное руководство. Возможно, им еще понадобится дополнительное обучение, но вы отлично стартуете!
Если вы хотите узнать больше от Брэндона, подпишитесь на нашу еженедельную деловую новостную рассылку, The SitePoint Tribune .