Работая в качестве специалиста по бухгалтерии, я предоставляю советы и поддержку владельцам малого бизнеса, партнерствам и индивидуальным предпринимателям: три ситуации, в которых часто оказываются веб-разработчики, веб-дизайнеры и другие веб-профессионалы.
В серии статей для SitePoint я буду исследовать — и решать — некоторые из основных проблем, которые я вижу, затрагивающих веб-профессионалов, когда дело доходит до бухгалтерии. В общих чертах я расскажу о следующих темах:
- Введение в бухгалтерию для веб-профессионалов
- Точная и своевременная бухгалтерия — упростите себе
- Управление контрактами и цикл продаж
- Отслеживание в мире Интернета
- Налоговое время
- Развитие Вашего Бизнеса с Хорошей Бухгалтерией
Введение в бухгалтерию для веб-профессионалов
Многие общие проблемы бухгалтерского учета имеют мало общего с настоящими книгами. Повседневная бухгалтерия — это в основном просто сложение и вычитание. Это то, на чем основывается бухгалтерия и как мы к ней подходим, что часто ставит нас в тупик.
Установите четкие ожидания
Я собираюсь процитировать Мэри Поппинс здесь: «Хорошее начало — это половина дела». Если вы и ваш клиент будете уверены в своих ожиданиях, вы устраните многие проблемы обслуживания клиентов и бухгалтерии. В вашем контракте, смете и / или политике должно быть четко указано, какую сумму вы ожидаете получить, когда она должна быть выплачена, как она может быть произведена и каковы другие обязанности вашего клиента по выполнению работы.
Если ваша электрическая компания прислала вам счет, но не имела информации о том, почему он был необходим, куда отправить ваш платеж или если вы смогли оплатить с помощью кредитной / дебетовой карты, насколько вы были бы заинтересованы в получении этого платежа? Вы также должны выполнить с вашим счетом. Если оплата должна быть произведена на определенном этапе, вы должны выставить счет в течение 24 часов после завершения этого этапа. Вы не хотите, чтобы клиент был сбит с толку относительно того, сколько работы выполнено, или, как часто случается, забываете, как далеко они продвинулись в этом процессе. Чем меньше времени вы тратите на повторное хэширование того, что было или не было сделано, и какой платеж является или не подлежит оплате, тем больше у вас времени на оплату работы (и более счастливых клиентов).
Быть последовательным
Последовательность — еще один большой секрет в бухгалтерии. Если вы ежемесячно выставляете счета своим клиентам на техническое обслуживание или другую периодическую работу, это следует делать как можно ближе к одному и тому же дню каждого месяца, насколько это возможно. Отправка счетов-фактур 2- го числа одного месяца и 15- го числа следующего месяца означает, что у клиента нет точного объяснения того, когда он должен платить. У них может сложиться впечатление, что они ничего не должны вам, когда наступит месяц и пройдет без счета. Когда они наконец получают это, они удивляются. Возможно, они даже уже потратили деньги, которые были первоначально выделены вам, или считают, что задержка платежа вам кажется оправданной.
Я так последовательн в своем выставлении счетов, что, когда я иногда немного опаздывал со счетами (никто не идеален), у меня есть клиенты, связывающиеся со мной, чтобы спросить, пропустили ли они это.
Отслеживать
Последовательность также важна для отслеживания ваших книг — вашего банковского счета, кредитных карт, счета PayPal и торгового счета. Если вы проверяете их каждый день, согласование конца месяца происходит быстро и просто. С некоторыми бухгалтерскими программами вам НИКОГДА не нужно проводить ежемесячную сверку. Если вы начинаете или заканчиваете день с: кто заплатил сегодня? У меня были какие-нибудь деловые расходы сегодня? Могу ли я передать их клиенту? Кто-нибудь должен выставить счет? Было ли время, за которое я пропустил биллинг? Тогда вы устраните проблемы бухгалтерского учета, прежде чем они начнутся. Опять же, немного времени каждый день приносит большую прибыль в оплачиваемое время.
Если вы не используете таймер, вы просто угадываете, сколько времени вы тратите на веб-сайт или проекты по обслуживанию, и поэтому вы оставляете деньги на столе. Хорошая программа хранения времени (а также есть несколько бесплатных / дешевых программ) не только положит больше денег в ваш карман, но и ускорит процесс выставления счетов, что даст вам больше времени для оплачиваемой работы.
Отслеживайте свое время
Также рекомендуется использовать таймер, даже если вы берете фиксированную плату за проект. Я знаю, вы думаете, что взимаете фиксированную плату, поэтому вам не нужно использовать таймер. Вы можете обнаружить, что вы сильно недооценены. Если у вас есть эмпирические данные, вы, скорее всего, в следующий раз скорректируете свои цены.
Если вы обнаружите, что некоторые проекты отнимают у вас намного меньше времени, чем вы думали, вы знаете, какие из них более прибыльны, и где у вас есть возможность договориться о повышении. Программа учета времени, которая связана с вашим бухгалтерским программным обеспечением, является разумным вложением. Выставление счетов может происходить быстрее и быстрее.
Позвоните эксперту
Я понимаю, что эти советы не очень сексуальны. Я упоминал про Мэри Поппинс, ради всего святого!
Я знаю, что для Web Pro отслеживание времени и контракты отнюдь не так интересны, как какой-нибудь отличный код или потрясающий новый дизайн, над которым вы работаете, плюс они отнимают время у этих забавных вещей! Есть профессионалы, которые на самом деле находят эти вещи приятными, им нравится подписывать контракт и составлять счет-фактуру. И точно так же, как не каждый, кто может скопировать фрагмент jQuery, является веб-разработчиком, так и не каждый, кто владеет копией Quickbooks, является бухгалтером.
Если вам действительно не нравится бухгалтерия или просто нет времени заняться этим, подумайте о найме бухгалтера. Возврат денег, времени и стресса того стоит.
Сказав это, если вы потратите время на настройку нескольких систем и хороших привычек, вы можете обнаружить, что это не так сложно, как вы думаете. В ближайшие недели я постараюсь дать вам достаточно информации, чтобы решить, какой подход лучше всего подходит для вас.