Ведение бизнеса в Интернете означает проведение виртуальных встреч, будь то телеконференции или вебинары, на регулярной основе. Без традиционного личного делового общения жизненно важно, чтобы этими виртуальными встречами было легко управлять, они были сосредоточены на важной информации и удовлетворяли всех участников встречи.
Этот пост будет посвящен предоставлению советов, которые помогут вам провести успешные телеконференции, независимо от того, встречаетесь ли вы с небольшой группой или представляете большую аудиторию. В моем следующем посте будет представлен список бесплатных услуг телеконференции, которые вы можете использовать для проведения телефонных встреч.
Планирование телеконференции
- Создайте повестку дня, план звонка или программу и убедитесь, что у всех участников есть копия до телеконференции.
- Работайте в секции вопросов и ответов или других участников.
- Если уместно, рассмотрите возможность отправки звонка с вопросами и отзывами до телеконференции, чтобы вклад участников мог быть включен в повестку дня.
- Разошлите материалы поддержки до звонка, чтобы участники могли распечатать или просмотреть их заранее.
- Запланируйте время начала и окончания звонка и придерживайтесь расписания.
- Рассмотрите часовые пояса, прежде чем планировать вызов, чтобы убедиться, что это удобно для всех участников.
- Предоставьте всю необходимую информацию для входящих звонков, включая переводы часовых поясов, как минимум за один день до звонка.
- Подумайте о том, чтобы записать звонок для людей, которые не могут присутствовать или помочь составить резюме встречи после звонка.
- Отправьте напоминание о встрече за 2-3 дня до звонка.
Подготовка вашего оборудования
- Планируйте использовать стационарный телефон, если это возможно, для обеспечения хорошего качества (и поощрять участников делать то же самое).
- Получите хорошую гарнитуру, если вы планируете использовать VoIP-соединение и протестируйте его до звонка.
- Ограничьте как можно больше фонового шума.
- Узнайте, как отключить соединение, и скажите участникам, как сделать то же самое.
- Избегайте громкой связи, чтобы избежать эха и проблем с ясностью.
- Проверьте свое соединение и функции вызова (например, запись) до начала разговора.
- Есть способ резервного копирования для подключения к вызову, на всякий случай.
Проведение телеконференции
- Назначьте модератора, который будет представлять вас, выполнять задачи и облегчать разговор.
- Назначьте кого-то делать заметки во время разговора.
- Установите основные правила для вызова, если будет более трех участников, чтобы избежать разговоров друг с другом.
- Начните вовремя и задержите не более пяти минут, если участники опаздывают.
После телеконференции
- Предоставьте резюме и обзор следующих шагов с конкретными обязанностями в конце разговора.
- После разговора побеседуйте с участниками, чтобы узнать их мнение о том, как все прошло и что можно улучшить в следующий раз.
- Отправьте письменное резюме и / или протокол встречи участникам после звонка.
Какие советы вы бы добавили в этот список для проведения успешных телеконференций?
Изображение предоставлено: Тори Бирн