Реальность такова, что в наши дни у нас все проблемы. И одна из самых больших затрат времени — неэффективное общение. Очень неприятно повторять разговоры, отправлять вторичные электронные письма и продолжать следить, когда вы думаете, что проблема закрыта. И для всех участников это пустая трата времени, когда вам приходится снова и снова возвращаться к первому шагу, повторяя одни и те же детали снова и снова.
Это часто встречается в бизнесе, потому что, как я уже сказал, мы все заняты. И иногда для полного восприятия сообщения требуется несколько упоминаний. Но эту задачу легко решить, как в качестве коммуникатора, так и слушателя.
Вот 14 советов по общению, которые вы можете сделать, чтобы сделать ваш ввод более понятным, устранить все переписки и получить ясность с первого раза.
- Делайте заметки. Делать заметки легко, когда вы разговариваете по телефону, на собрании или даже когда читаете электронные письма, и это поможет вам сохранить важную информацию в первый раз.
- Используйте маркеры: в вашем письменном сообщении маркированные списки выделяют определенные моменты, и получателю их легче усвоить.
- Нумерация дел : независимо от того, отправляете ли вы список задач члену команды или создаете его для себя, нумерация дел делает их более действенными.
- Следите в письменном виде: хотя вы можете делать заметки во время телефонных или личных встреч, собеседник может не быть, поэтому никогда не помешает отправить письменное последующее сообщение с обзором встречи после того, как факт ты на той же странице.
- Предоставьте резюме: длинные сообщения, особенно в письменной форме, являются подавляющими. Если длина необходима и не может быть уменьшена, вставьте 2-3 предложения в начале, чтобы читатель знал, что будет дальше.
- Используйте Повестки дня: Повестки дня дают структуру встреч и держат всех вовремя. Используйте повестку дня для каждой вашей встречи и внимательно следите за ней. Если появятся новые проблемы, запланируйте последующую встречу.
- Будьте готовы. После того, как у вас есть готовая повестка дня, вам нужно время, чтобы убедиться, что ваши пункты действий готовы к работе. Получите всю необходимую информацию для обсуждения под рукой.
- Поощряйте мнение других: общение — это улица с двусторонним движением, поэтому, если вы не позволяете другим высказывать свое мнение, чего-то не хватает. Сосредоточьтесь на создании компромисса в вашем общении.
- Talk Slower: Звучит очевидно, но вы можете даже не осознавать, что говорите быстро. Помедленнее, и другой стороне будет легче услышать и понять, что вы говорите.
- Следуйте правилам этикета электронной почты: убедитесь, что ваши электронные письма соответствуют общим правилам форматирования и содержания .
- Расписание звонков. Во избежание перерывов в полдень и потери времени при воспроизведении тега телефона сделайте стандартную процедуру планирования звонков заранее. Это может значительно сэкономить время и сделать ваши телефонные разговоры короче и продуктивнее.
- Выберите подходящее время и формат: важные сообщения могут быть пропущены, когда время и доставка мессенджера выключены. Используйте соответствующий формат сообщения и убедитесь, что слушателю самое время его услышать.
- Ограничение отвлекающих факторов. Сокращение внешних отвлекающих факторов, когда вы находитесь в зоне связи, включая другие звонки или электронные письма, которые появляются.
- СЛУШАТЬ: Перечислил последний, но, вероятно, самый важный совет связи. Вы не можете хорошо общаться, если вы не являетесь хорошим слушателем, поэтому убедитесь, что вы уделяете время тому, чтобы перестать говорить, слышать и полностью понимать, что говорят другие во время каждого разговора.
Какие советы вы бы добавили в этот список, которые помогут максимально эффективно общаться?
Изображение предоставлено: Pawe? Zawistowski