Документы Google похожи на волшебную сумочку Мэри Поппинс. Под стандартным тарифом облачного текстового процессора лежит бесконечный набор трюков, функций и ярлыков. Платформа не сразу бомбардирует вас опциями — на самом деле, Документы Google всегда были скромными в представлении — но она вознаграждает тех, кто немного копает.
Вот 10 причин, почему я люблю Google Docs.
1. Автономный доступ, который действительно работает
Я могу быть в меньшинстве, но офлайновые возможности других облачных текстовых процессоров (хм, черновик) часто бывают хитами или мисс. Иногда я не могу напечатать. В других случаях приложению требуется много времени, чтобы сохранить мою работу.
Но Google Docs не пропускает ни секунды, когда отключается Wi-Fi. Он плавно переходит из онлайн в автономный режим и по-прежнему позволяет создавать новые документы и работать с существующими. В момент повторного подключения к Интернету все изменения будут синхронизированы.
Чтобы включить автономный доступ, найдите значок шестеренки, нажмите « Настройки» и установите флажок « Офлайн» .
2. Инструмент исследования
Здесь вещи начинают становиться интересными. Используя возможности Google, инструмент Research позволяет вам выполнять различные исследовательские задачи, не выходя из своей страницы Документов Google.
Инструмент имеет форму боковой панели со встроенным диалогом поиска Google. Вы можете искать все или ограничивать свои результаты такими вещами, как изображения, научные статьи и цитаты. Затем одним щелчком мыши вы можете вставить их в свой документ. У большинства результатов также есть кнопка Cite, которая создаст сноску.
Если вы ищете ярлык, щелкните правой кнопкой мыши слово и выберите Исследование . Это автоматически вызовет панель исследований и выполнит поиск в Интернете. Вы также можете выбрать Определить для автоматического поиска в словаре.
3. Найти и вставить ссылки
Документы Google явно боятся нескольких вкладок браузера, поэтому он позволяет вам искать и вставлять ссылки прямо из вашего документа.
Либо щелкните правой кнопкой мыши в любом месте документа и выберите « Ссылка» , либо щелкните вкладку меню « Вставка » и выберите « Ссылка» . Когда вы вводите запрос в диалоговое окно рукописного ввода, он генерирует список ссылок из Google.
4. Установите дополнения
Благодаря партнерству со сторонним программным обеспечением Google Docs может предоставить впечатляющую коллекцию улучшений, модификаций и расширений. Вы можете найти весь список, щелкнув вкладку меню « Надстройки » и выбрав « Получить надстройки» .
Чтобы найти то, что вы ищете, вы можете выполнить поиск по ключевому слову, отсортировать надстройки по различным категориям или совершить сафари с прокруткой по всем из них.
Некоторые из моих любимых дополнений включают в себя: тезаурус , EasyBib Bibliography Creator , Open Clipart и UberConference
5. Создайте личный словарь
Возможно, слово «Garglecopter» не существует в «Мерриам-Вебстер», но, черт возьми, оно существует в вашем предстоящем научно-фантастическом романе, описывающем древнюю борьбу между «Гаргелоптером» и «Ирклегортами», двумя инопланетными расами, сражающимися за ресурсы в беззаботной галактике.
Чтобы убедить Документы Google в том, что Garglecopter не является опечаткой, щелкните слово правой кнопкой мыши и выберите « Добавить в личный словарь» .
Инструменты> Персональный словарь также работает.
6. Шаблоны
Не обманывайтесь минималистской эстетикой Документов Google; эта суперзвезда может вызвать много диких взглядов.
Галерея шаблонов Документов Google изобилует хорошо разработанными пресс-релизами, счетами, резюме, информационными бюллетенями, сопроводительными письмами и многим другим. Как только вы выберете нужный шаблон, он откроется как новый файл Google Docs.
Чтобы получить доступ к галерее шаблонов, откройте вкладку меню « Файл », выберите « Создать» и выберите « Из шаблона» .
Вы также можете создать свой собственный шаблон и отправить его для публичного использования.
7. Электронная почта и загрузка в разных форматах
Когда дело доходит до конкурирующих форматов, Документы Google выбирают дорогу, позволяя быстро и легко конвертировать документ.
Чтобы загрузить документ Google Docs в формате Word Doc (.docx), PDF, веб-страницы (.html) и т. Д., Откройте вкладку меню « Файл » и выберите « Загрузить как» .
Чтобы отправить документ в виде вложения электронной почты, откройте вкладку меню « Файл », выберите « Отправить как вложение» и выберите нужный формат.
8. Сохранить вложение электронной почты непосредственно в Google Docs
Несмотря на то, что вы можете отправлять документы Документов Google в виде вложений электронной почты, вы также можете сохранять вложения в сообщения электронной почты, такие как изображения, видео и документы, прямо в Документах Google из своего интерфейса Gmail.
Откройте письмо, содержащее вложение, и наведите курсор на вложенный элемент. Появятся две иконки: стрелка и логотип Google Docs. Выберите логотип и укажите, в какой папке Google Docs вы хотите сохранить вложение.
9. Автоматические замены
Надоело печатать субдерматоглифику в эссе о отпечатках пальцев? Надоело постоянно неправильно писать слово « упражнение» ?
Функция автоматической замены Документов Google позволяет создавать настраиваемые ярлыки для автоматического ввода определенных слов или фраз. Это своего рода автозамена, за исключением того, что вы не захотите бросить свой компьютер в озеро.
Чтобы создать замену, щелкните вкладку меню « Инструменты », выберите « Настройки» и заполните формы « Заменить» и « С» .
Например, вы можете заменить subd на subdermatoglyphic или xrsz с помощью упражнений .
10. Сотрудничать в режиме реального времени
Возможно, самая мощная функция приложения, Документы Google, позволяет пользователям совместно работать над документом в режиме реального времени.
Чтобы поделиться документом с соавторами, нажмите кнопку « Поделиться» в правом верхнем углу экрана и введите адреса электронной почты соавторов. Укажите, могут ли ваши соавторы редактировать , комментировать или просматривать . Чтобы получить доступ к дополнительным настройкам обмена, нажмите « Дополнительно» .
Пара полезных советов при сотрудничестве:
Предложение Google Документы предлагает режимы редактирования, просмотра и предложения. При работе в режиме подсказок отслеживаются все изменения, аналогичные изменениям в Word. Это позволяет каждому просматривать каждое изменение по мере его внесения, а владельцу документа — принять или отклонить изменения.
Отметить соавторов Если в вашем документе много соавторов, может быть проще привлечь конкретного человека, пометив его в комментарии. Чтобы пометить кого-либо, просто введите символ @ или +, а затем его имя. Когда выбрано, человек будет уведомлен о теге по электронной почте.
Вывод
Есть еще много причин любить Документы Google, но эти 10 должны подогреть ваш аппетит. Имея множество способов настройки приложения, вы можете выбрать что-то тонкое и спартанское, или стать более мощным с помощью мощного центра обработки текста. Кроме того, вы будете знать, что все ваши документы будут доступны независимо от того, где вы находитесь, каким компьютером пользуетесь или в каком состоянии Wi-Fi.