Финансы являются основой любой публичной библиотеки. Руководители библиотек должны контролировать операции, а также контролировать и управлять финансами учреждения. Финансовая деятельность публичных библиотек связана с управлением фондами, составлением бюджета и контролем расходов. Это также предполагает рост активов.
Источники средств для публичной библиотеки
Публичные библиотеки могут получить средства из следующих источников —
-
Национальные фонды, которые распределяются между штатами или провинциями.
-
Муниципальная корпорация отдает муниципальные средства публичной библиотеке, которые были получены от парковки автомобилей, налогов и других инструментов получения доходов. Библиотекари должны подать заявку на эти средства.
-
Частные пожертвования, которые предоставляют благотворительные службы и заинтересованные лица.
Национальные фонды, которые распределяются между штатами или провинциями.
Муниципальная корпорация отдает муниципальные средства публичной библиотеке, которые были получены от парковки автомобилей, налогов и других инструментов получения доходов. Библиотекари должны подать заявку на эти средства.
Частные пожертвования, которые предоставляют благотворительные службы и заинтересованные лица.
Иногда средства собираются собственными силами путем проведения аукционов по продаже ресурсов знаний.
Функции Департамента финансов публичной библиотеки
Ниже перечислены функции, выполняемые финансовым отделом публичной библиотеки.
-
Финансовая отчетность перед директорами, менеджерами и персоналом.
-
Подготовка и распределение бюджета
-
Управление ежегодным аудитом
-
Управление всеми квитанциями
-
Подготовка налоговых и других правительственных документов
-
Отчетность перед донорами и грант-агентствами
Финансовая отчетность перед директорами, менеджерами и персоналом.
Подготовка и распределение бюджета
Управление ежегодным аудитом
Управление всеми квитанциями
Подготовка налоговых и других правительственных документов
Отчетность перед донорами и грант-агентствами
Финансовый цикл публичной библиотеки
Финансовый цикл публичной библиотеки включает следующие общие этапы:
-
Планирование — команда менеджеров пытается выяснить, что нужно делать в библиотеке, какие это незавершенные проекты и новые проекты. Затем он рекомендует выводы для директоров. Оцените предстоящие расходы по этим проектам. Режиссеры и рассмотрите это и установите цели для определенного периода времени, такого как год.
-
Бюджетирование — учитывайте все доходы и расходы, а также затраты, необходимые для текущих операций. Просмотрите и проанализируйте доходы и расходы прошлого года в цифрах. Оцените доходы и расходы на новый финансовый / финансовый год.
-
Источники дохода — Распределение средств от правительства, вклад кругов друзей, гранты, пожертвования, книжная распродажа по сбору средств, штрафы и сборы.
-
Расходы — топливо, библиотечные материалы, зарплата персонала.
-
-
Операционная — Выполнить запланированный план.
-
Отчетность — выпуск ежемесячных и годовых отчетов для мониторинга хода финансовой деятельности. Он записывает начальное сальдо, транзакцию и конечное сальдо для каждого фонда. Баланс дает общую финансовую картину библиотеки.
Планирование — команда менеджеров пытается выяснить, что нужно делать в библиотеке, какие это незавершенные проекты и новые проекты. Затем он рекомендует выводы для директоров. Оцените предстоящие расходы по этим проектам. Режиссеры и рассмотрите это и установите цели для определенного периода времени, такого как год.
Бюджетирование — учитывайте все доходы и расходы, а также затраты, необходимые для текущих операций. Просмотрите и проанализируйте доходы и расходы прошлого года в цифрах. Оцените доходы и расходы на новый финансовый / финансовый год.
Источники дохода — Распределение средств от правительства, вклад кругов друзей, гранты, пожертвования, книжная распродажа по сбору средств, штрафы и сборы.
Расходы — топливо, библиотечные материалы, зарплата персонала.
Операционная — Выполнить запланированный план.
Отчетность — выпуск ежемесячных и годовых отчетов для мониторинга хода финансовой деятельности. Он записывает начальное сальдо, транзакцию и конечное сальдо для каждого фонда. Баланс дает общую финансовую картину библиотеки.
Мобилизация ресурсов в публичной библиотеке
Существуют различные способы мобилизации библиотечных ресурсов менеджерами публичных библиотек. Чтобы узнать, как мобилизованы ресурсы, нужно сначала знать —
Что такое мобилизация ресурсов?
Это собирательный термин, используемый для получения дохода от различных ресурсов, а также для готовности библиотеки эффективно и экономично предоставлять ресурсы знаний пользователю.
Способы сбора средств
Руководителям библиотек необходимо наметить эффективную стратегию мобилизации ресурсов и эффективно ее реализовать, чтобы собрать средства для библиотеки. Ниже приведены некоторые способы мобилизации ресурсов:
-
Обращение в донорское агентство за финансовой поддержкой.
-
Проведение программ и мероприятий по сбору средств, приглашение гостей посетить и запросить пожертвования для библиотеки.
-
Хранение ящиков для пожертвований в таких местах, как банки, общественные собрания и другие общественные места, где можно сделать запрос на пожертвование. Эта практика генерирует меньшее количество, но это заметно.
-
Установка пунктов сбора пожертвований в натуральной форме, таких как мебель, транспортные средства, канцелярские товары и инструменты.
-
Запрос на добровольную поддержку библиотеки из колледжей и школ.
-
Сбор средств от продажи публикации и предложения схем покупки.
Обращение в донорское агентство за финансовой поддержкой.
Проведение программ и мероприятий по сбору средств, приглашение гостей посетить и запросить пожертвования для библиотеки.
Хранение ящиков для пожертвований в таких местах, как банки, общественные собрания и другие общественные места, где можно сделать запрос на пожертвование. Эта практика генерирует меньшее количество, но это заметно.
Установка пунктов сбора пожертвований в натуральной форме, таких как мебель, транспортные средства, канцелярские товары и инструменты.
Запрос на добровольную поддержку библиотеки из колледжей и школ.
Сбор средств от продажи публикации и предложения схем покупки.
Анализ экономической эффективности публичной библиотеки
В рамках ограниченных средств публичная библиотека должна использовать свой бюджет разумно. Анализ экономической эффективности (CEA) — это сравнительный анализ затрат и эффективности услуг, предоставляемых публичными библиотеками. Этот инструмент также помогает руководству принимать решения о распределении бюджета и определении того, какие услуги следует предоставлять. Он генерируется с точки зрения соотношения.
Анализ эффективности затрат = (Затраты новые — Затраты старые) / (Эффект новые — Эффект старые)
Анализ затрат и выгод публичной библиотеки
Анализ затрат и выгод (CBA) проводится для определения того, насколько плохое или отличное выполнение любого плана получилось. Он измеряет все положительные и отрицательные результаты программы в денежном выражении.
CBA полезен, когда дело доходит до принятия решений по инвестициям и сравнения двух или более альтернатив.
Менеджер библиотеки выбирает альтернативу только тогда, когда Преимущества> Затраты.
Общая стоимость — Общая выгода = Чистая выгода
Куда,
-
если чистая выгода + ve, то экономическая выгода + ve.
-
если чистая выгода — -ve, то экономическая выгода — -ve.
если чистая выгода + ve, то экономическая выгода + ve.
если чистая выгода — -ve, то экономическая выгода — -ve.
Годовой отчет публичной библиотеки
Годовой отчет публичной библиотеки обычно содержит следующую информацию:
Утверждение миссии библиотеки
Письмо председателя совета директоров / попечителей
Письмо генерального директора библиотеки
Пара отзывов меценатов
Пара отзывов подписчиков
Наглядная временная шкала, изображающая достигнутые вехи, помеченные кратким описанием достижений
Цифры и графики, отражающие доходы и средства, использованные в течение финансового года
Консолидированный отчет о деятельности и финансовом положении
Список доноров, директоров и филиалов библиотек