Делегация — одно из самых важных, но самых неправильно понимаемых слов в мире профессионального менеджмента. Люди склонны ошибочно принимать делегацию за перенос своей рабочей нагрузки и обязанностей на других. Тем не менее, правда в том, что делегирование — это искусство умелого распределения ролей между разными людьми в команде, чтобы они могли в конце концов проявить себя как можно лучше.
Компании не могут функционировать без делегирования
Команда не может быть сформирована одним человеком. Каждому менеджеру нужны люди, которые могут помочь ему в его работе. Часто говорят, что настоящий менеджер — это тот, кто не справляется с задачей, но управляет ресурсами должным образом. Если менеджер должен все делать сам, зачем ему вообще вообще иметь команду?
Делегирование зависит от тайм-менеджмента и управления ресурсами. Менеджер должен знать, как правильно распределить обязанности, чтобы он мог думать о будущих назначениях, пока его команда работает над выполнением задачи в соответствии с запланированным периодом времени.
Делегирование может также использоваться в качестве инструмента для укрепления доверия. Когда вы делегируете человеку какую-то ответственность за работу, вы знаете, что это тот человек, которому вы можете доверить результаты. Эти люди ценят это доверие и получают мотивацию от того, что их менеджер доверяет им важную работу.
В дополнение к этому, эти люди могут освоить новые навыки и научиться нести ответственность за свои действия. Они получают дальнейшее знакомство с новыми уровнями управления и используют этот опыт при принятии новых обязанностей.
Тем не менее, это не означает, что лицо, делегирующее работу, будет легко справляться с ситуацией, когда есть какая-либо вина. Делегирование — это процесс управления всем процессом за сценой без микроуправления.
Когда цель конкретна, тогда вы четко определили, что именно вы ожидаете достичь. Если вы не можете сказать конкретно, чего хотите достичь, то как вы можете ожидать, что вы или подчиненный сможете достичь этого? Конкретная цель ответит на все эти вопросы.
Когда делегирование работает и не работает
Многие люди не любят делегировать. Причиной этого может быть то, что они чувствуют, что работа будет гораздо лучшего качества, если они будут заботиться о каждой отдельной ответственности. Некоторые из них считают, что выполнение этой работы занимает меньше времени, чем сначала завершение работы над кем-либо, а затем обучение его работе.
Есть и другие, которые боятся, что потеряют контроль над качеством и авторитетом, которые они имеют в качестве руководителя проекта. Есть ряд причин, по которым люди решают не делегировать задачу или проект.
Многие из этих проблем приводят к тому, что люди переутомляются, даже если у них полноценная команда. Члены команды такой команды легко развивают отношение к своей работе, думая, что работа, которую они делают, слишком легка.
Когда работает делегация
Не все проекты могут быть делегированы. Прежде чем сделать это, менеджер должен проверить, есть ли у членов его команды необходимый набор навыков, необходимый для проекта. Если нет, то сколько времени им понадобится, чтобы получить знания об этих навыках и применить их на практике. Кроме того, появится ли аналогичный проект в будущем, который сделает этот тренинг актуальным на более позднем этапе их профессиональной жизни.
Когда делегирование не работает
Нет смысла назначать задачу членам команды, которые работают над этим проектом в первый раз, если менеджер не может позволить им компенсировать потраченные часы или предоставить им какую-либо компенсацию за него.
Кроме того, если есть очень сжатые сроки, и работа должна быть выполнена правильно с первой попытки, тогда, возможно, делегирование работы неопытным товарищам по команде. Последствия ошибок могут быть слишком высокими, чтобы принять такой риск.
Иногда работу должен выполнять опытный профессионал, поскольку он может выполнять только наивысшее качество работы. В таких случаях также целесообразно выполнить задачу самостоятельно, а не делегировать ее новичкам.