Значение и определение

Общение, как мы читали в этом руководстве, является обязательным условием в коммерческой организации. Однако неразборчивое и запутанное общение не позволяет достичь желаемого результата и влияет на рабочую среду в организации.

В лексиконе непрофессионала общение понимается как ежедневные разговоры и дискуссии, с которыми мы все вовлечены. Хотя более широкий смысл общения охватывает все человеческие взаимодействия, на управленческом языке общение — это не просто разговор, болтовня или болтовня бессмысленным образом. Общение не так просто, как кажется. Это систематический процесс, целью которого является достижение цели коммуникации. Его можно определить как процесс перевода любого мыслительного процесса в простые и осмысленные высказывания по соответствующему каналу.

Коммуникация должна быть эффективной и действенной для лучшего и бесперебойного функционирования организации.

Эффективное общение определяется как общение между двумя или более лицами, в котором предполагаемое сообщение —

• правильно закодированы

• доставляется через соответствующий канал

• получено

• правильно расшифрованы и поняты получателем (ями)

правильно закодированы

доставляется через соответствующий канал

получено

правильно расшифрованы и поняты получателем (ями)

Другими словами, считается, что сообщение является эффективным, когда все стороны (отправитель и получатель) в сообщении присваивают сообщению аналогичные значения и внимательно выслушивают все сказанное и заставляют отправителя чувствовать себя услышанным и понятым.

В бизнес-организации общение считается эффективным, когда информация или данные, которыми обмениваются сотрудники, эффективно способствуют коммерческому успеху организации.

По словам Р. У. Гриффина, «Эффективное общение — это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

Американская ассоциация менеджмента (AMA) определила эффективную коммуникацию на основе следующих десяти пунктов:

• Четкое представление о темах и получателе общения.

• Определение цели.

• Понимание среды общения.

• Планирование общения с консультированием других.

• Рассмотрим содержание сообщения.

• Чтобы получатель знал о ценности общения.

• Должен быть отзыв от получателя.

• Чтобы правильно определить, имеют ли коммуникационные сообщения кратковременную или долгосрочную важность.

• Все действия должны соответствовать общению.

• Хорошо слушаю.

Четкое представление о темах и получателе общения.

Определение цели.

Понимание среды общения.

Планирование общения с консультированием других.

Рассмотрим содержание сообщения.

Чтобы получатель знал о ценности общения.

Должен быть отзыв от получателя.

Чтобы правильно определить, имеют ли коммуникационные сообщения кратковременную или долгосрочную важность.

Все действия должны соответствовать общению.

Хорошо слушаю.

Эффективное общение определяется как способность эффективно и результативно передавать информацию другому. Бизнес-менеджеры с хорошими устными, невербальными и письменными навыками общения помогают облегчить обмен информацией между людьми внутри компании для ее коммерческой выгоды.

Значение эффективной коммуникации

В этом разделе мы поймем важность эффективного общения —

Построить и развивать устойчивые и продуктивные отношения

Эффективное общение должно быть в центре внимания бизнеса, так как становится все труднее правильно строить и развивать продуктивные отношения без него.

Дайте место инновациям

Эффективная коммуникация способствует инновациям в организации бизнеса, позволяя сотрудникам и руководству предлагать инновационные идеи, которые могут помочь в дальнейшем развитии организации.

Помогите создать эффективную команду

Рабочая среда, обогащенная эффективным или открытым общением, помогает создать сплоченную и эффективную команду. Эффективное общение всегда повышает моральный дух сотрудников. Это приводит к рвению сотрудников к работе по достижению общих целей организации. Регулярное внутреннее общение также может привести к улучшению трудовой этики, если сотрудникам напоминать о достижениях и они чувствуют, что работают для достижения общей цели.

Эффективный менеджмент

Когда между менеджментом и сотрудниками возникает беспрепятственное и открытое общение, это приводит к неуклонному росту темпов развития организации. Эффективное общение, следовательно, дает эффективное управление. Менеджеры узнают отношение и обиды сотрудников, а последние узнают отношение менеджеров к ним, а также политику организации.

Способствует общему росту Организации

Эффективное общение создает желаемые межличностные, межведомственные и управленческие отношения между сотрудниками, которые, в свою очередь, являются необходимыми предварительными условиями для реализации видения организации. Другими словами, эффективное общение способствует общему росту бизнеса.

На профессиональном уровне важно знать, как адекватно обращаться со сверстниками, принимать правильные решения даже в стрессовых ситуациях. Это одна из причин, почему эффективные коммуникативные навыки все больше ценятся.

Эффективное общение в организации позволяет сотрудникам углублять свои связи с другими людьми и улучшать командную работу, способность принимать решения и решать проблемы.

Характеристики эффективной коммуникации

Характеристики или принципы эффективного общения имеют решающее значение для обеспечения продуктивного общения. Основные характеристики следующие —

Полнота сообщения

Связь должна быть полной, чтобы не сбить с толку получателя. Лучшее общение помогает в принятии лучших решений последними. Это развивает и повышает репутацию организации.

Четкость и целостность сообщения

Сообщение для передачи или отправки должно иметь ясность и целостность для лучшего понимания. Ясность мыслей и идей усиливает смысл сообщения. Суть и содержание сообщения должны основываться на честности и точности.

Краткость сообщения

Предполагаемое сообщение должно быть свободным от многословия и должно быть написано так, чтобы оно было понятным с первого взгляда. Короткое и понятное сообщение, отправленное получателю, всегда привлекательно и понятно. Это экономит время и стоимость, как это понимается в первую очередь.

Рассмотрение физической обстановки и получателя

Чтобы сделать общение более эффективным, необходимо учитывать общую физическую обстановку, т. Е. Среду общения и рабочую среду. Содержание сообщения должно учитывать отношение, знания и позицию получателя.

Ясность сообщения

Сообщение должно иметь ясность мыслей и идей, чтобы быть понятным. Четкое сообщение использует точные, соответствующие и конкретные слова и символы.

Вежливость будет поддерживаться

Сообщение отправителя должно быть составлено или подготовлено таким образом, чтобы оно было вежливым, внимательным и восторженным. Он должен показать уважение отправителя к получателю и быть позитивным и сфокусированным на получателе.

Правильность сообщения

Составление сообщения должно быть сделано таким образом, чтобы в окончательном сообщении не было грамматических ошибок и повторений предложений. Сообщение должно быть точным, правильным и своевременным.

Эффективное деловое общение

Успешный бизнес в значительной степени процветает благодаря эффективному деловому общению. Эффективные коммуникативные навыки жизненно важны для выстраивания активных и эффективных взаимодействий между коллегами, клиентами, руководителями и СМИ.

Это имеет первостепенное значение для всего персонала на всех этапах деловой жизни в любой организации.

Хотя каждый человек, работающий в организации, может похвастаться тем, что приобрел навыки эффективного делового общения, существует необходимость в улучшении этих навыков.

Методы эффективного делового общения

Теперь мы кратко рассмотрим различные методы эффективного делового общения —

• Коммуникация через Интернет — для лучшего и улучшенного общения в любое время и в любом месте.

• Видеоконференции — это позволяет людям в разных местах проводить интерактивные встречи.

• Отчеты — это важно при документировании деятельности любого отдела.

• Презентации. Это популярный метод общения во всех типах организаций, обычно с использованием аудиовизуальных материалов, таких как копии отчетов или материалы, подготовленные в Microsoft PowerPoint или Adobe Flash.

• Телефонные встречи — это позволяет говорить на большие расстояния.

• Форумы — это позволяет людям мгновенно размещать информацию в централизованном месте.

• Встречи с глазу на глаз — характер таких встреч является личным и должен сопровождаться письменным продолжением.

Коммуникация через Интернет — для лучшего и улучшенного общения в любое время и в любом месте.

Видеоконференции — это позволяет людям в разных местах проводить интерактивные встречи.

Отчеты — это важно при документировании деятельности любого отдела.

Презентации. Это популярный метод общения во всех типах организаций, обычно с использованием аудиовизуальных материалов, таких как копии отчетов или материалы, подготовленные в Microsoft PowerPoint или Adobe Flash.

Телефонные встречи — это позволяет говорить на большие расстояния.

Форумы — это позволяет людям мгновенно размещать информацию в централизованном месте.

Встречи с глазу на глаз — характер таких встреч является личным и должен сопровождаться письменным продолжением.

Эффективное деловое общение можно разделить на:

• Эффективное устное деловое общение

• Эффективное письменное деловое общение

Эффективное устное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение

Эффективное устное деловое общение

Эффективное деловое общение в основном предполагает слушание и разговор. И говорящий, и слушатель разделяют ответственность за ясность и понимание сообщения. Кроме того, язык тела, тон голоса, выбор слов и фраз, прояснение сообщений и стиль общения также играют роль и влияют на эффективность межличностных транзакций и взаимодействий.

Техники эффективного устного делового общения

В этом разделе мы обсудим различные методы эффективного устного делового общения. Методы описаны ниже —

• Выступающие должны знать, как сформулировать свое сообщение, чтобы слушатель мог хорошо его понять и доставить так, чтобы это соответствовало самому сообщению.

• Речь или произнесенные слова должны быть правильно сформулированы и кратки.

• Речь должна быть контекстной, так как серьезные вопросы лучше всего произносить серьезным тоном.

• Знание слушателя (слушателей) и того, как они реагируют, способствует пониманию предмета речи.

• Для эффективного делового общения тихое место имеет большое значение. Если одна сторона отвлекается как внешними, так и внутренними отвлекающими факторами, такими как звук, коммуникация не дает желаемого результата.

• Участие всех заинтересованных сторон имеет жизненно важное значение для эффективной коммуникации. Вовлечение означает полное внимание и преданность обсуждению или анализу.

• Эффективное или активное слушание важно для участников общения. Практикуется как говорящим, так и слушателем в эффективном общении.

• Чтобы стать лучшим слушателем, необходимо устранить все отвлекающие факторы во время разговоров.

• Активное слушание включает в себя зрительный контакт, кивки, жесты и краткие комментарии, чтобы показать понимание. На основе этих жестов и комментариев можно оценить понимание и реакцию слушателя. В случае, если слушатель кажется сбитым с толку, говорящему необходимо пересмотреть формулировку или доставку сообщения.

• Слушатель может задавать вопросы, проверять сказанное и, при необходимости, предоставлять информацию.

• Говоря или общаясь с кем-то, не просто слушайте то, что он говорит, но будьте внимательны и делайте мысленные заметки.

• Задавать вопросы во время обсуждения или важного разговора добавляет вес к общению. Это также помогает участникам узнать все, что им нужно знать. Это показывает, что они слушают и подтверждают понимание и уважают.

• Вопросы являются мощными инструментами для эффективного общения. Это позволяет заинтересованным лицам получать необходимые отзывы.

• В процессе общения обычно задают два типа вопросов.

• Закрытые вопросы , на которые часто отвечают «да» или «нет», важны, когда коммуникаторы хотят быстро собрать основную информацию или хотят получить ответ без длинного или растянутого объяснения.

• Открытые вопросы дают более широкий и исчерпывающий ответ.

Выступающие должны знать, как сформулировать свое сообщение, чтобы слушатель мог хорошо его понять и доставить так, чтобы это соответствовало самому сообщению.

Речь или произнесенные слова должны быть правильно сформулированы и кратки.

Речь должна быть контекстной, так как серьезные вопросы лучше всего произносить серьезным тоном.

Знание слушателя (слушателей) и того, как они реагируют, способствует пониманию предмета речи.

Для эффективного делового общения тихое место имеет большое значение. Если одна сторона отвлекается как внешними, так и внутренними отвлекающими факторами, такими как звук, коммуникация не дает желаемого результата.

Участие всех заинтересованных сторон имеет жизненно важное значение для эффективной коммуникации. Вовлечение означает полное внимание и преданность обсуждению или анализу.

Эффективное или активное слушание важно для участников общения. Практикуется как говорящим, так и слушателем в эффективном общении.

Чтобы стать лучшим слушателем, необходимо устранить все отвлекающие факторы во время разговоров.

Активное слушание включает в себя зрительный контакт, кивки, жесты и краткие комментарии, чтобы показать понимание. На основе этих жестов и комментариев можно оценить понимание и реакцию слушателя. В случае, если слушатель кажется сбитым с толку, говорящему необходимо пересмотреть формулировку или доставку сообщения.

Слушатель может задавать вопросы, проверять сказанное и, при необходимости, предоставлять информацию.

Говоря или общаясь с кем-то, не просто слушайте то, что он говорит, но будьте внимательны и делайте мысленные заметки.

Задавать вопросы во время обсуждения или важного разговора добавляет вес к общению. Это также помогает участникам узнать все, что им нужно знать. Это показывает, что они слушают и подтверждают понимание и уважают.

Вопросы являются мощными инструментами для эффективного общения. Это позволяет заинтересованным лицам получать необходимые отзывы.

В процессе общения обычно задают два типа вопросов.

Закрытые вопросы , на которые часто отвечают «да» или «нет», важны, когда коммуникаторы хотят быстро собрать основную информацию или хотят получить ответ без длинного или растянутого объяснения.

Открытые вопросы дают более широкий и исчерпывающий ответ.

Обратная связь является важной частью общения и жизненно необходима для всех заинтересованных сторон в процессе общения. Это знаменует собой конец процесса общения. Коммуникатор с одной стороны должен передавать свою информацию таким образом, чтобы его / ее цели могли давать обратную связь или критику по предоставленной информации.

Во время конкретного разговора следует организовать дискуссию или встречу с надлежащими и уместными типами общения и средствами. Визуальные элементы должны быть показаны для представления информации в приятной и приятной форме.

Укрепление позитивной и поддерживающей культуры позволит развить четкое понимание между сотрудниками. Один из очень эффективных способов передать культуру компании — воспользоваться помощью колоды культуры.

Трудно иметь открытое общение, если обе стороны складывают руки, сжимают челюсти и отказываются смотреть друг другу в глаза. Невербальные коммуникации, такие как жест, тон голоса, зрительный контакт, более значимы, чем произнесенные слова. Если невербальные сообщения ошеломляют разговор, возможно, лучше подождать, пока все уладится. Кивните головой и сохраняйте открытую позу, чтобы показать, что вы впитываете то, что говорит другой человек.

Эффективное письменное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение является неотъемлемой частью системы коммуникации в организации бизнеса. Не все сообщения могут быть устными. Должно быть несколько средств, с помощью которых организация может общаться в письменной форме.

Электронные письма, брошюры, отчеты, письма, реклама, речи, статьи, презентации PowerPoint — это примеры делового письменного общения.

Несмотря на тот факт, что подавляющее количество письменных сообщений в настоящее время производится онлайн, необходимость писать хорошо не уменьшилась. Организации выпускают постоянно растущие объемы письменных сообщений в форме электронных писем, сообщений в социальных сетях, руководств, брошюр, руководств, отчетов и предложений.

Плюсы письменного делового общения

Ниже приведены плюсы письменного делового общения —

• Письменные деловые коммуникации могут быть отредактированы и пересмотрены.

• Они обеспечивают постоянную запись сообщений и могут использоваться в качестве прецедентов.

• Разрешить получателям просмотреть сообщение и предоставить соответствующую обратную связь

• Они считаются более эффективными для сложного делового общения, которое включает в себя факты и цифры

• Они повышают межорганизационную эффективность и улучшают имидж организации

• Они могут быть сохранены как прецеденты в печатном виде.

Письменные деловые коммуникации могут быть отредактированы и пересмотрены.

Они обеспечивают постоянную запись сообщений и могут использоваться в качестве прецедентов.

Разрешить получателям просмотреть сообщение и предоставить соответствующую обратную связь

Они считаются более эффективными для сложного делового общения, которое включает в себя факты и цифры

Они повышают межорганизационную эффективность и улучшают имидж организации

Они могут быть сохранены как прецеденты в печатном виде.

Минусы письменного делового общения

Ниже приведены минусы письменного делового общения —

• Задержка в получении отзывов в отличие от личного общения; это приводит к разочарованию и неопределенности в деловых ситуациях, когда требуется быстрый ответ.

• Написание сообщения занимает много времени

Задержка в получении отзывов в отличие от личного общения; это приводит к разочарованию и неопределенности в деловых ситуациях, когда требуется быстрый ответ.

Написание сообщения занимает много времени

Техники эффективного письменного общения

Типы общения

В этом разделе мы обсудим различные виды общения. Различные типы следующие:

• Вербальное и невербальное общение

• Формальное и неформальное общение

• Нисходящая и восходящая связь

Вербальное и невербальное общение

Формальное и неформальное общение

Нисходящая и восходящая связь

Общение имеет решающее значение для успеха любого бизнеса. В зависимости от обстоятельств и потребностей бизнеса тип связи может быть разным.

Общение обычно основывается на природе и характеристиках сообщения и его контекста, в котором оно отправляется. Выбор канала связи и стиль общения влияют на общение.

Вербальная коммуникация

Устное общение относится к форме общения, в которой сообщение передается в устной форме; где общение осуществляется либо устно, либо письменно.

Компоненты устного общения

Ниже приведены различные компоненты речевого общения —

• Понятный язык

• Выбор слова

• Перегиб (модель стресса в устной речи)

• тон

• Язык тела

• Поведение глаз (окулезика)

• Визуальные элементы (картинки, карты, диаграммы, графики, цвета, знаки и т. Д.)

• Слуховые элементы (звуки, мелодии, свистки и т. Д.)

Понятный язык

Выбор слова

Перегиб (модель стресса в устной речи)

тон

Язык тела

Поведение глаз (окулезика)

Визуальные элементы (картинки, карты, диаграммы, графики, цвета, знаки и т. Д.)

Слуховые элементы (звуки, мелодии, свистки и т. Д.)

Невербальная коммуникация

Невербальное общение относится к общению, осуществляемому с помощью различных бессловесных или невысказанных средств.

Формальное и неформальное общение

В организации существуют два канала коммуникации — формальный и неформальный.

Официальные сообщения — это официальные или официальные сообщения. Они являются частью общепризнанной системы связи, которая занимается деятельностью организации.

Неформальное общение является результатом социального взаимодействия между людьми, которые работают вместе в организации. Они основаны на конвенциях, обычаях и культуре, преобладающих в них.

Следующая таблица показывает разницу между формальным и неформальным общением .

Основы	Формальное общение	Неформальное общение
Определения	В формальном общении обмен информацией осуществляется посредством заранее определенных и формальных каналов организационной структуры по линиям власти.	В неформальном общении информация распространяется по неформальным каналам, то есть в форме виноградной лозы (неформальное общение между людьми; сплетни). Он построен вокруг социальных отношений членов организации. Не следует авторитетным линиям.
Также известен как	Официальное сообщение	Виноградная лоза
надежность	Больше и общепризнанный	Сравнительно меньше и, как правило, неточны
скорость	Трудоемкий; следовательно, медленно	Быстрее
аутентичность	Поскольку этот тип связи в основном осуществляется в письменных распоряжениях и документах, доказательства и подлинность присутствуют.	Отсутствие документальных доказательств делает его искаженным и, следовательно, неточным и ненадежным.
преимущества	Скорее всего, это понадобится бизнесу, поскольку он более доказателен и надежен. Это помогает в фиксации ответственности и поддержании авторитетных отношений в организации. Нет места для создания и распространения слухов.	Он действует как эффективный способ выражения определенной информации, которая не может быть передана через официальный канал. Это неявное, спонтанное, многомерное и разнообразное. Он удовлетворяет желания людей определить, что происходит в организации, и дает возможность выразить страх, беспокойство и жалобы. Это очень гибкий и свободно течет во всех направлениях.
Недостатки	Обычно трудоемкий, громоздкий и иногда приводит к значительным искажениям. Это дорого и менее гибко. Он может течь только вверх и вниз. Обязательно следовать.	Не официально признанные каналы связи. Он не играет роли в делегировании полномочий. Большая сфера создания и распространения слухов. Сообщение часто искажается. Может создать недисциплинированность в организации. У него нет доказательной достоверности.

Скорее всего, это понадобится бизнесу, поскольку он более доказателен и надежен.

Это помогает в фиксации ответственности и поддержании авторитетных отношений в организации.

Нет места для создания и распространения слухов.

Он действует как эффективный способ выражения определенной информации, которая не может быть передана через официальный канал. Это неявное, спонтанное, многомерное и разнообразное.

Он удовлетворяет желания людей определить, что происходит в организации, и дает возможность выразить страх, беспокойство и жалобы.

Это очень гибкий и свободно течет во всех направлениях.

Обычно трудоемкий, громоздкий и иногда приводит к значительным искажениям.

Это дорого и менее гибко.

Он может течь только вверх и вниз.

Обязательно следовать.

Не официально признанные каналы связи.

Он не играет роли в делегировании полномочий.

Большая сфера создания и распространения слухов. Сообщение часто искажается.

Может создать недисциплинированность в организации.

У него нет доказательной достоверности.

Что такое виноградная лоза?

Виноградная лоза относится к неформальному методу общения в организации. Это личный метод распространения информации путем неформального обращения или сплетен. Он оказался более эффективным, чем формальный.

Типы неформального общения

В этом разделе мы обсудим различные типы неформального общения.

Одноцепочечная цепь

В одноцепочечной цепочке информация передается одним человеком другому, который, в свою очередь, передает ее другому, и процесс продолжается.

Кластерная цепь

В цепочке кластеров информация передается одним человеком его / ее надежным, а последний передает ее своим надежным друзьям, и общение продолжается.

Цепочка вероятностей

В цепочке вероятностей человек передает информацию случайно выбранному человеку, и общение продолжается.

Сеть Сплетен

В цепочке сплетен человек передает информацию группе людей, а члены группы передают ее еще нескольким людям, и информация распространяется.

Нисходящая и восходящая связь

Общение происходит в разных направлениях — вниз, вверх или в сторону в любой организации. В этом разделе мы обсудим нисходящие и восходящие направления общения и основные различия, которые существуют между ними.

Когда общение протекает или начинается от людей на более высоких уровнях к людям на более низких уровнях в организационной иерархии.

Нисходящее общение может быть как устным, так и письменным.

Средствами устной коммуникации вниз являются, например, инструкции, речи, встречи, телефонные разговоры, громкие разговоры, а также виноградная лоза.

Письменными средствами коммуникации, которые являются нисходящими, являются, например, меморандумы, письма, электронные письма, справочники, брошюры, заявления о политике, процедуры, уведомления и электронные новости.

Более высокий авторитет или Высший уровень организации берет на себя инициативу, чтобы начать такое общение.

Нисходящее общение протекает от вышестоящей власти к подчиненным до нижнего уровня в иерархии. Ответы на нисходящие сообщения движутся вверх по тому же пути.

Нисходящая связь называется системой связи типа команд.

Это подходит в авторитарной среде существует в организации.

Восходящая связь передается от подчиненных к начальству и продолжается вверх по организационной иерархии.

Это общение, инициированное подчиненными, поскольку процесс восходящей связи начинается с персонала на нижнем уровне организации.

В отличие от нисходящего общения, восходящее общение не носит директивного характера.

Он устанавливает рабочую культуру участия в организации, так как в рамках этого процесса общения сотрудники могут свободно передавать свои жалобы и оговорки в сторону повышения.

Это позволяет руководству высшего уровня получать обратную связь от сотрудников более низкого уровня и тем самым улучшать организационный прогресс и процветание.

Это обеспечивает взаимное доверие между руководством и сотрудниками и служит хорошим предзнаменованием для роста прочных межличностных отношений в организации, ведущих к общему организационному развитию.

Благодаря этому процессу коммуникации сотрудники могут играть важную роль в формировании новых политик или изменении тех, которые устарели.

Типичными средствами восходящего общения, помимо цепочки командования, являются предложения, процедуры обжалования и рассмотрения жалоб, системы подачи жалоб, сеансы консультирования, виноградная лоза, групповые встречи и т. Д.

Восходящее общение также называется консультативным управлением.

Общение является обязательным условием в организации бизнеса.

По словам Р. У. Гриффина, «Эффективное общение — это процесс отправки сообщения таким образом, чтобы полученное сообщение было как можно ближе по смыслу к предполагаемому сообщению».

Успешный бизнес в значительной степени процветает благодаря эффективному деловому общению.

Эффективное деловое общение можно разделить на:

Эффективное устное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение

Эффективное письменное деловое общение является неотъемлемой частью системы коммуникации в организации бизнеса.

Различные типы следующие:

Вербальное и невербальное общение

Формальное и неформальное общение

Нисходящая и восходящая связь

Виноградная лоза относится к неформальному методу общения в организации.