Я люблю электронную почту. Я почти уверен, что моя производительность снизилась бы, если бы электронная почта не была доступна, чтобы помочь мне упростить мою работу. Фактически, почти все, кого я знаю, используют электронную почту — клиенты, коллеги, семья, друзья — так что мне легко сделать это основным способом общения.
Однако то, что электронная почта быстрая, простая и более неформальная, чем телефонный звонок или личная встреча, не означает, что ваше общение по электронной почте должно быть полностью спокойным. Если вы хотите поддержать свою репутацию профессионала, вы должны следовать общим правилам делового письма, включая все ваши письменные сообщения, включая электронную почту.
Вот некоторые из самых больших ошибок, с которыми я сталкивался в электронных письмах … сколько вы делаете?
Ваша электронная почта продолжается и продолжается … и продолжается.
Если ваше сообщение длиннее экрана и занимает более пары минут для чтения и усвоения, возможно, оно слишком длинное. Попробуйте придерживаться только одного предмета в электронном письме, и когда вам нужно добавить больше информации, используйте полужирные подзаголовки, чтобы самые важные детали были ясны.
Ваша тема не описывает содержание сообщения.
Я чувствую себя обманутым, когда открываю сообщение от клиента, которое говорит СРОЧНО в теме и помечается как высокоприоритетный только для поиска минимальной несрочной проблемы. Напишите свою тему, чтобы она объяснила, о чем говорится в сообщении. Получатель должен иметь возможность просто прочитать предмет и иметь представление о том, что находится в теле, насколько это важно и когда ему нужно будет действовать в соответствии с ним.
Вы не предоставляете контактную информацию.
Я не могу сказать вам, сколько электронных писем я получаю, которые подписаны Джимом, Сью или Бобом без какой-либо другой идентифицирующей информации. Кроме того, во многих случаях адреса электронной почты используются через бесплатные учетные записи, поэтому невозможно отследить, кто именно отправил сообщение (подробнее об этом см. Следующий пункт). Все начальные сообщения должны включать вашу подпись электронной почты, которая обычно содержит как минимум ваше полное имя, компанию и URL. Номер телефона, название и повторный адрес электронной почты также не повредит.
Вы используете непрофессиональный адрес для делового общения.
Gmail популярен. Это бесплатно, обеспечивает легкий мобильный доступ, вы получаете много места для хранения, и все используют его. Я это понимаю. Но для меня получение электронной почты, связанной с бизнесом, с адреса sexybabe756 — большая ошибка для бизнеса. В идеале вы должны использовать служебный адрес (например, [email protected]) для деловой электронной почты. Если это невозможно, создайте бесплатный адрес, который не повредит вашему профессионализму и все же производит хорошее первое впечатление.
Есть множество орфографических ошибок.
Проверка правописания проста. Установите в своем почтовом клиенте настройку по умолчанию, чтобы проверять все сообщения перед их отправкой. Да, электронная почта более неформальна, и с орфографическими и грамматическими ошибками немного больше снисходительности, но выглядит ужасно, если сообщение отправлено с ошибками. И, пожалуйста, сохраните модные сокращения (thx, plz, u) для Twitter или текстовых сообщений.
Тон вашего сообщения сомнителен.
Некоторые разговоры не должны вестись по электронной почте, потому что не всегда легко передать определенный тон в электронной почте, как в устном общении. Краткость, критика или даже неудачная попытка пошутить могут заставить получателя чувствовать себя атакованным и неуважительным. Если ваше сообщение немного грубовато (перечитайте его, чтобы убедиться в этом), или даже просто так звучит для получателя, вам, вероятно, лучше поднять трубку телефона. И никогда не стоит отправлять сообщение, написанное в самый разгар того момента, когда ваш гнев может полностью разгореться. Потратьте некоторое время, чтобы остыть, прежде чем нажать отправить.
Признаюсь, я склонен быть слишком многословным в некоторых своих сообщениях. Я обнаружил, что уход от электронной почты на некоторое время, а затем возвращение, перечитывание и редактирование чрезвычайно полезны. Теперь ваша очередь … в скольких из этих ошибок вы виноваты?
Изображение предоставлено: Салман Рана