Каждому предприятию, маленькому или крупному, необходим пакет офисного программного обеспечения, и поддержка этих приложений и связанной с ними ИТ-инфраструктуры может не являться ядром вашего бизнеса. Если вам предоставляется альтернатива, которая является более экономичной, чем поддержание ИТ самостоятельно, вы наверняка хотели бы рассмотреть ее для принятия. В этой статье мы рассмотрим некоторый пакет офисного программного обеспечения, предоставляемый в качестве службы. Вы подписываетесь на сервис, и вы готовы к использованию в течение нескольких минут. Мы рассмотрим три известных офисных пакета, размещенных в облаке: Zoho, Google Docs и Microsoft Office 360, которые заменят ваш пакет офисных приложений для настольных компьютеров.
Почему мой офис должен быть в облаке?
Мы рады, что вы спросили! Есть несколько преимуществ использования приложения онлайн-офиса.
Экономия на издержках
Малые предприятия должны сосредоточиться на своем основном бизнесе и не имеют большого количества ресурсов для инвестирования и поддержания инфраструктуры и операций ИТ. Если это верно для вашего бизнеса, почему бы вам не воспользоваться способом сокращения расходов? Вместо того чтобы покупать, загружать и поддерживать необходимое программное обеспечение на каждом компьютере, которым владеет ваш бизнес, почему бы не использовать онлайн-офисное приложение? Большинство приложений взимают небольшую ежемесячную плату. Тем не менее, скорость будет значительно ниже, чем настольный вариант. Кроме того, онлайн-версия имеет гораздо больше преимуществ, чем традиционный метод производства документов.
Доступ куда угодно
Когда вы используете онлайн-офисное приложение, вы всегда будете иметь доступ к своим данным в любое время, когда у вас есть доступ к Интернету, включая доступ в Интернет на мобильных устройствах.
Сотрудничество и повышение производительности
Представьте себе, насколько более эффективными были бы ваши сотрудники, если бы вы могли покончить с процессом загрузки-редактирования-сохранения-вложения-электронной почты. Мало того, что этот трудоемкий процесс будет исключен, ваши сотрудники не будут тратить время на поиск в папках самой последней версии файла. Никогда не будет ситуации, когда кто-то отрабатывает старую, устаревшую информацию.
С онлайн-офисным приложением коллеги могли бы работать над проектом в режиме реального времени, поскольку изменения сохраняются практически мгновенно. Кроме того, функции чата и комментариев делают совместную работу проще простого. Независимо от того, выполняете ли вы задачи по аутсорсингу за границей, соединяетесь с виртуальным помощником в другой части страны, общаетесь с другим городом или общаетесь с кем-то из соседней кабины, приложения для онлайн-офиса делают этот процесс бесконечно проще и эффективнее.
Недостатки?
Как и в случае со всем в этом мире, плохое сопутствует хорошему. Однако минимальный недостаток приложения для онлайн-офиса определенно затмевается преимуществами. Для фанатов контроля вы, вероятно, уже обнаружили недостаток; вам придется отказаться от контроля над вашими документами. В то время как большинство приложений онлайн-офиса имеют первоклассную безопасность, всегда есть вероятность проблем, когда вы отказываетесь от контроля. Для доступа к вашим данным вы будете зависеть от интернет-соединения и пропускной способности. Хотя большинство приложений автоматически сохраняют данные, существует вероятность, что мелкие биты информации могут быть потеряны в случае внезапного сбоя браузера.
Какой я должен выбрать?
Есть множество приложений онлайн-офиса на выбор. Будучи новичком, мы расскажем вам о трех самых популярных приложениях — Zoho, Google Docs и Microsoft Office 360. Мы не будем тратить много времени на изучение отдельных плюсов и минусов каждой программы. В мире технологий обновления неизбежны, и все меняется и улучшается с каждым мгновением.
Мы воспользуемся моментом, чтобы дать краткое описание того, что может предложить каждая программа.
| Zoho | Гугл документы | Офис 360 | |
| функция | SheetWriterShow
Календарь Блокнот Создатель (База данных) планировщик (Дополнительные инструменты для бизнеса) |
SpreadsheetDocumentPresentation
Рисование форма Календарь |
WordExcelPowerPoint
Одна нота |
| Цена для малого бизнеса | 3 доллара в месяц на пользователя на 10 сотрудников | Бесплатно для 10 сотрудников | 6 долларов в месяц на пользователя для 25 сотрудников |
| Место хранения | 2 ГБ (5 ГБ за дополнительные 3 доллара) | 5 ГБ | 2 ГБ хранилища в SharePoint Online (каждый дополнительный ГБ стоит 2,50 доллара в месяц) |
| Совместимость | Импорт: Google Docs, Office 97-2003, Office 2007-2010, OpenOffice, HTML, RTF, CSV и др. Экспорт: все файлы, упомянутые выше, плюс PDF и LaTeX | Импорт: Office 97-2003, Office 2007-2010, OpenOffice, RTF, CSV и др. Экспорт: Office 97-2003, OpenOffice, RTF, CSV и PDF | Файлы Word могут быть открыты из Office 97-2003, но должны быть изменены на более новую версию для редактирования и экспорта; Excel, PowerPoint, OneNote работают только с Office 2007-2010 |
| сотрудничество | Использует редактирование в реальном времени с различными соавторами | Использует редактирование в реальном времени с различными соавторами | Установка Lync необходима для совместной работы в режиме реального времени. |
| Sharing | Поделитесь с кем-либо | Поделитесь с любой учетной записью Google (даже вне вашей собственной установки приложения) | Поделиться с людьми за пределами приложения за плату |
| Мобильный доступ | Просмотр (но не редактирование) документов на мобильных устройствах | Просмотр и редактирование документов на устройствах iPhone и Android (Android 2.2 и выше). Просмотр (но не редактирование) документов на других устройствах | Просмотр (но не редактирование) документов на большинстве мобильных устройств |
| Pros | — Основное приложение интегрируется с более широкими приложениями для совместной работы и бизнес-приложений Zoho. — Действует как традиционный офисный пакет (знакомым с Word не составит труда) — Интегрируется с Microsoft Office лучше, чем Google Docs | — Быстрая загрузка. — Взаимодействует с другими продуктами Google. — Пользователи, знакомые с продуктами Google, не будут иметь проблем с пользовательским интерфейсом. | -Обеспечивает широкий спектр автономных функций -Включает в себя расширенные функции редактирования |
| Cons | — медленнее загружать | Имеет собственный уникальный пользовательский интерфейс, который может быть сложным для тех, кто не привык к стилю. Импорт из Microsoft может быть беспорядочным. | -Очень ограниченная функциональность в браузерах -Все требуется настольная версия Microsoft Office |
Это мои единственные варианты?
Нет, конечно нет! Если Zoho, Google Docs или Office 360 не отвечают вашим потребностям, воспользуйтесь одним из следующих облачных вариантов:
Существуют другие облачные приложения, которые не включают создание документов, но позволят вашему бизнесу хранить файлы в Интернете и / или сотрудничать с другими. Для этих ограниченных функций ваш бизнес может быть заинтересован в:
Какой выбрать?
В то время как у каждого есть свои уникальные функции, самые основные функции доступны во всех трех. Решение больше о стратегическом направлении, которое вы хотите выбрать, а не только функции. Zoho или Google Docs значительно улучшат ваш малый бизнес. Если у вас уже установлена новая версия Microsoft Office, Office 360, вероятно, тоже будет работать хорошо. Сообщите нам свое мнение. Вы владелец малого бизнеса, который недавно присоединился к облаку? Каковы ваши впечатления от облачных вычислений? Используете ли вы онлайн офисное приложение, кроме упомянутых здесь? Дайте нам знать, почему ваш лучше!