Что такое неконференция?
Бесконференция — это собрание, похожее на конференцию, организация которого исключает или избегает одного или нескольких аспектов традиционной конференции, такой как официальная программа перед мероприятием. Многие BarCamps, проводимые по всему миру, являются хорошими примерами успешных конференций.
Во многих отношениях проводить конференцию легче, чем традиционную конференцию. Некоторые говорят, что «un» относится к неорганизованным, но будьте уверены, еще многое предстоит сделать!
Зачем проводить неконференции?
Уже есть встречи групп пользователей и есть много конференций, так зачем проводить другое мероприятие?
Группы пользователей — это небольшая группа людей, которые слушают разговор или два и пьют пиво, прежде чем отправиться домой. У конференций есть пара сотен человек, которые слушают 20 или более разговоров, устраивают концерты каждый вечер, а затем отправляются домой.
Конференции мало влияют на посетителей, которые могут найти только 10% выступлений очень ценными. Группы пользователей, напротив, имеют тенденцию оказывать большое влияние на посетителей; только когда состоятся только две беседы, участники, скорее всего, будут заинтересованы, по крайней мере, в одной из них (для мотивации присутствия), следовательно, 50% успеха.
Для сетевых возможностей конференции предлагают больше возможностей; часто невозможно общаться со всеми во время конференции. Группы пользователей, с другой стороны, обычно ограничены для работы в сети, поскольку 80% участников обычно являются постоянными пользователями.
Сочетание докладчиков для групп пользователей включает в себя новых и опытных, с интерактивными выступлениями и высоким уровнем участия аудитории. На конференциях выступают в основном опытные докладчики, а беседы, как правило, менее интерактивны, с парой вопросов в конце презентации.
Группы пользователей — это обмен знаниями, опытом и идеями между людьми. Конференции посвящены передаче знаний, опыта и идей аудитории.
Участники группы пользователей активны. Участники конференции пассивны.
Так где же середина? Допустим, вам нужно событие, где вы сможете встретиться со всеми, но все же ожидаете увидеть несколько новых лиц. Вы хотите больше двух разговоров и хотите сказать, что это за разговоры. Вы после активного участия и взаимодействия, где те, кто обычно молчит на конференциях, чувствуют желание присоединиться. Вы хотите учиться в группе и делиться с ними своими знаниями.
Что вам нужно, так это двухдневное собрание пользователей. Бесконференция
Я решил запустить первый австралийский BarCamp, потому что это звучало как большое событие, тип мероприятия, которое я бы хотел посетить. Какой бы ни была ваша причина, она должна быть достаточно прочной, чтобы выдержать стрессовые периоды, предшествующие самому событию.
Что накрыть…
Прелесть конференций заключается в том, что нет необходимости запрашивать документы, просматривать заявки, планировать расписание (пока) или отклонять людей, потому что у вас мало места. Расписание разговоров определяется в первый день конференции.
Вам нужно будет определить темы достаточно хорошо, чтобы люди знали, стоит ли приходить или нет, а степень детализации, с которой вы определяете эти темы, зависит от количества участников, которых вы хотите иметь.
BarCampMelbourne всегда был о бизнесе и технологиях, и у нас обычно есть 70-100 человек, желающих участвовать. Если мы хотим запустить небольшое событие, мы можем сузить поле. Это прекрасный баланс.
Но я действительно заинтересован в проведении нетехнических конференций …
Нет проблем — не было конференций по таким темам, как еда и вино , мобильный и электронный маркетинг, докладчики и тренеры , и даже мода !
Так с чего мне начать?
Нет смысла проводить неконференции, если никто не может прийти, поэтому прежде чем вы начнете искать спонсоров и место встречи, или решите, сколько это все будет стоить, выясните, какой интерес есть в вашем регионе.
Помните, что расстояние, на которое люди преодолеют конференцию, скорее всего, будет меньше, чем на большой конференции, но больше, чем на собрании группы пользователей.
Если вы думаете о проведении конференции, скорее всего, у вас есть контакты в интересующей вас области, через списки рассылки, форумы и группы пользователей. Связаться со всеми в этих группах, но будьте осторожны, чтобы придерживаться правил, хотя; по моему опыту, некоторые владельцы списков отклоняют рекламу таких мероприятий.
Прежде чем сделать это, создайте список рассылки для людей, чтобы присоединиться. Существует множество бесплатных поставщиков списков рассылки (например, группы Google ). Не забудьте создать список объявлений для тех, кому нужны только обновления, и список групп для обсуждения со всеми, кто хочет помочь организовать мероприятие.
Вам, вероятно, также будет полезно иметь простой веб-сайт, чтобы рассказать людям больше о событии. Быстрое и простое решение — создать бесплатную вики с такой группой, как Викия .
Конечно, если вы хотите потратить время на то, чтобы сделать это немного более полным, вы можете внедрить свои собственные системы. BarCampMelbourne использует Mailman и WordPress , а также плагин BuddyPress для WordPress .
Так что теперь у вас есть дом в Интернете, поощряйте людей подписываться на список объявлений. Это даст вам представление о том, сколько людей хотят приехать.
Искать помощь!
Я буду честен с тобой. Если это первая ваша конференция, вы, вероятно, будете выполнять большую часть работы самостоятельно. Я бы хотел, чтобы вы доказали, что я не прав, и, возможно, модель конференции теперь достаточно хорошо понята, чтобы другие могли воспользоваться шансом помочь, но вначале будьте готовы запустить шоу самостоятельно. Но держись там — это выполнимо, я живое доказательство и все еще делаю это, так что, должно быть, стоит!
Найти место
Вам все еще нужно будет сделать некоторые предположения о явке, так что при поиске места, найдите место, которое может легко масштабироваться от 10 до 50 участников. Хорошие места для подхода включают в себя:
- Лагеря (типы, которые вы посещали для школьных или летних лагерей). Они особенно подходят, поскольку они решают проблему размещения и обычно имеют много места. Планирую выходить из школьного праздничного сезона.
- Офисы. Найдите компанию, которая разделяет интерес к теме конференции, и посмотрите, готова ли она открыть свои двери на выходные. Маловероятно, что это позволит вам остаться на ночь, так как, вероятно, будет без содержания и страхования ответственности, а также без персонала, который будет доступен в нерабочее время. Возможно, попробуйте своего собственного босса — у инсайдера гораздо больше шансов сделать это.
- Сообщество и мэрии. Большинство местных советов будут иметь список залов, которые вы можете забронировать через них, которые доступны по конкурентоспособным ценам. Возможно, вы даже сможете получить к ним доступ бесплатно, если это некоммерческое мероприятие для сообщества.
Если в вашем месте не хватает ночлега для участников, подумайте о том, чтобы найти ближайший парк караванов или молодежный хостел, который вы можете забронировать в массовом порядке. Это будет держать участников вместе на протяжении всего мероприятия и позволит дискуссиям продолжаться до поздней ночи.
Убедитесь, что выбранное вами место предлагает страхование гражданской ответственности, так что есть один менее важный вопрос, о котором нужно беспокоиться.
Найти спонсоров
Как только у вас есть общая тема, веб-присутствие, списки рассылки, место проведения и приблизительное представление о посещаемости, вы можете понять, сколько будет стоить это мероприятие. Помните, что вы также должны кормить массы, и тип питания, который вы выберете, повлияет на стоимость. Вы можете легко предположить, что двухдневное мероприятие с четырьмя приемами пищи (обед, ужин, завтрак и снова обед) обойдется в 50 долларов США на человека.
Возьмите эту волшебную общую стоимость и разделите ее примерно на 400 долларов. Эта цифра — сколько спонсоров вам нужно.
Почему 400 долларов? Если бы вы могли соблазнить одну компанию спонсировать всю сделку, это было бы здорово, но это также могло бы сместить конференцию к условиям спонсора. Попросите слишком мало, и вам нужно будет найти десятки спонсоров.
По моему опыту, вы часто найдете достаточно спонсоров, готовых предоставить от 100 до 500 долларов, и 10 из них покрыли наши расходы.
Конечно, вы все равно должны сделать это достойным спонсора. Большинство с радостью сдаст свои деньги и попросит немного взамен; они видят ценность поддержки сообщества, но справедливо, что они получают вознаграждение в обмен на их поддержку.
Разработайте некоторые спонсорские планы, стоимость которых будет расти в соответствии с затратами Например:
Пакет $ 100:
- Ваш логотип на нашем сайте
Пакет $ 250:
- Ваш логотип на нашем сайте
- возможность раздавать вкусности на мероприятии
- назвали и поблагодарили на мероприятии
Пакет $ 500:
- Ваш логотип на нашем сайте
- возможность раздавать вкусности на мероприятии
- назвали и поблагодарили на мероприятии
- умение расклеивать плакаты / плакаты / плакаты, рекламирующие вашу организацию
Важно быть конкретным, чтобы избежать путаницы или обиды позже. Держите спонсоров счастливыми, и они вернутся в следующий раз.
Перед событием
Чего не хватает? Что нужно, чтобы сделать это событие успешным? У вас есть место встречи, участники, спонсоры и еда отсортированы.
Доступ в Интернет
Если вы проводите техническую конференцию, вы, вероятно, захотите убедиться, что у вас есть доступ в Интернет.
Опять же, есть много вариантов, самый простой из которых — это широкополосное соединение. Не забудьте выяснить, есть ли у них беспроводная сеть; в противном случае вам может понадобиться привезти собственное оборудование.
Если на сайте нет доступа в Интернет, вы можете поговорить со своим местным интернет-провайдером, чтобы узнать, не захотят ли они спонсировать мероприятие, предоставив возможность подключения на выходные дни. Стоимость подключения, поставки в течение двух дней и отключения, скорее всего, составит около 300 долларов, но при этом они получат те же привилегии, что и первоклассное спонсорство.
Между прочим, быть без доступа к Интернету хорошо; Ваше мероприятие может работать лучше без него, но убедитесь, что участники знают об этом, чтобы любые презентации, основанные на доступе, могли быть обновлены для работы в автономном режиме.
Столы, стулья, экраны, проекторы
Участники захотят сесть за стол для своих ноутбуков или ноутбуков. Докладчикам, вероятно, понадобится форма проектора и глухая стена для проецирования. Достаточно ли места для проведения мероприятия, или вам нужно будет привезти свое?
Участники могут с готовностью найти проекторы — просто отправьте запрос за несколько недель до мероприятия и попросите добровольцев — и белые стены или листы могут сделать великолепные импровизированные проекционные поверхности. Просто убедитесь, что вы знаете, где светит солнце, и проецируйте на затененные участки, чтобы участники могли видеть экран!
Ремешки, ручки, заметки
Людям понадобятся значки с именами и ручки, чтобы написать свои имена на этих значках. Жировые маркеры идеально подходят для того, чтобы их можно было прочитать с расстояния более 10 см. Маскирующие ленты, наклейки с клейкими адресами или ремешки подходят для именных значков.
СОВЕТ: Многие участники посещали конференции раньше, поэтому у них дома есть несколько шнурков или значков. Отправьте электронное письмо в список объявлений с просьбой взять с собой запасные ремешки и держатели бейджей для повторного использования. Там нет необходимости тратить деньги на них тогда!
Планирование сессии — планирование, кто говорит, когда — лучше всего делать на записках.
зарегистрирования
Итак, у вас уже есть список заинтересованных людей в списке объявлений , но не забудьте связаться со всеми оригинальными списками, чтобы напомнить участникам о событии. Как только у мероприятия будет место и дата, люди будут относиться к нему более серьезно, и вы, вероятно, получите еще несколько подписок.
Как пройти регистрацию, зависит от вас, но самый простой способ — через вики-страницу в Интернете, которая просит людей добавить свое имя в конец списка (и удалить их имена, если они передумают). Затем делегатов берут сверху вниз, чтобы создать список участников, пока не будет достигнута максимальная вместимость зала.
Регистрация Оплата
Подожди минутку! Я думал, что конференции были бесплатными?
Ну да нормально. Однако есть две причины, по которым вы захотите иметь какую-либо форму оплаты. Вы, наверное, слышали старую поговорку о том, что люди придают большее значение событию, которое стоит 10 долларов, чем бесплатное. Вы можете использовать это в своих интересах.
Я рано узнал, что многие зарегистрированные люди оставляют свои имена в списке, даже если они не могут присутствовать. Слишком много хлопот, чтобы вернуться и удалить имя. Они могут решить только пару дней назад, что не поедут, потому что у них была тяжелая неделя.
Чтобы решить эту проблему, я начал взимать плату за регистрацию с обещанием полного возврата по прибытии.
Вторая причина, по которой вы, возможно, захотите взимать плату, — это покрыть расходы в случае, если вы не можете получить достаточную спонсорскую помощь. Если вы выберете этот путь, как мы сделали для последнего мероприятия, вы можете пообещать вернуть все регистрационные сборы за вычетом пропорциональной суммы средств, необходимых для безубыточности.
1 день
Вау — это все происходит. Вы придерживаетесь своей веры в то, что это достижимо, и люди на самом деле появляются! Это довольно чувство, я вам скажу.
В соответствии с неорганизацией события, имейте груду именных значков или ремешков и жирный маркер. По прибытии люди могут заполнить карточку, положить ее в держатель и прикрепить шнур. Вам не нужно это делать!
Затем они переходят на стопку записок и вводят свое имя и название разговора. Там еще одна работа сохранена!
Во время мероприятия
Даже если вы сами организовали эту конференцию, вам не нужно управлять шоу в одиночку. Попросите помощников при регистрации. Помощники могут помочь, обеспечивая выполнение графиков и представление докладчиков.
Как бы вы ни старались вести переговоры по графику, они будут сбиваться. Неопытным докладчикам потребуется больше времени, чем они думают, дискуссии вытащат презентацию, а общение в перерывах замедлит процесс.
В отличие от традиционных конференций, не беспокойтесь об этом проскальзывании; вместо этого поощряйте взаимодействие. Внедрите гибкий график (у меня есть расписание онлайн, и я обновляю его по мере возникновения задержек) и выделяю дополнительные 30 или 60 минут в конце каждого дня.
Завершение
Именно здесь хорошо работает модель конференции. Соберите всех участников вместе в самой большой области представления и сделайте короткую заключительную речь.
Спасибо всем участникам и помощникам, и, конечно, спонсорам. Если у вас есть призы для раздачи, самое время это сделать. Возможно, вы можете получить награду за лучшую презентацию. Я также прошу вернуть все талрепы и вытащить значок случайного имени, чтобы выиграть приз; Это отличный способ запастись держателями бейджей для следующего мероприятия!
Пригласите людей подписаться на объявления и списки обсуждений. Дайте участникам примерное представление о том, когда состоится следующее мероприятие — в следующем году, через 6 месяцев, — и попросите добровольцев помочь с организацией.
Что еще более важно, это время, когда вы просите всех принять участие и помочь собрать вещи. Есть кабели, которые нужно свернуть, столы, которые нужно вернуть на прежнее место, кухня для чистки, проекторы, которые нужно упаковать, и многое другое. Участие продолжается после того, как вы уйдете.
После события
Как только вы все очиститесь и будете готовы уходить, у вас будет несколько оставшихся кусочков административных действий. Во-первых, вы и любые другие неорганизаторы уже должны были собраться вместе, чтобы обсудить событие и как оно прошло. Это должно быть расслабляющее совещание по подведению итогов, чтобы адреналин успокоился, хотя и достаточно скоро после того события, когда у вас все еще остаются свежие мысли.
Вы также захотите создать благодарственные письма или благодарственные письма для всех ваших сторонников и спонсоров. Включите отдельное письмо, подробно описывающее события на конференции, ее успехи и ключевые результаты, а также дату следующего события, если оно известно. Хотя я не люблю печатать излишне, хорошо представленный сертификат «мертвого дерева» — приятное прикосновение: он кажется более реальным, и спонсор может даже выставить его на показ, создав для вас немного дополнительной рекламы и повысив вероятность того, что они » Я буду поддерживать вас снова в следующий раз.
Само собой разумеется, что вы должны отправить электронное письмо в список обсуждений неконфликтного периода, поблагодарив всех за то, что вы сделали мероприятие настолько успешным, попросив докладчиков сделать их презентацию доступной в Интернете (например, с помощью слайд-шоу ), и обсудив следующее мероприятие. Это также прекрасное время, чтобы повторить ваш запрос для организаторов-добровольцев для следующего мероприятия.
Следующее событие
Да, будет один. Несмотря на тяжелую работу, необходимую для того, чтобы это произошло, моменты отчаяния, когда вы задумывались о том, чтобы сдаться, тот факт, что вы едва слушали какие-либо разговоры, потому что вы следили за тем, чтобы все все еще планировалось, и осознание после события, что неорганизация все еще об организации, побуждение или давление со стороны участников, чтобы провести другое мероприятие будет непреодолимым.
Мой совет — если это событие не было таким бурным успехом, что вы нашли дюжину людей, готовых помочь со следующим — подождите год. Это даст вам достаточно времени, чтобы гордиться тем, чего вы достигли, сделать перерыв, подумать о следующем мероприятии, спланировать следующее мероприятие, найти спонсоров и место проведения, и снова отправить слово. Я нахожу, что не могу даже думать о другом неконференции по крайней мере три месяца.
Справиться перед лицом неопределенности
Я уже говорил об этом, и я упомяну это снова. Вы будете чувствовать себя неуверенно время от времени. Вы подумаете о том, чтобы засунуть голову под подушку и притвориться, что вы не начали все это. Вот несколько советов о том, как справиться с этими моментами (некоторые из них являются рефлексивной формой шантажа, которая, как правило, хорошо работает для меня):
- Объявите событие рано и распространите слово; трудно отступить, когда 50 человек хотят уйти.
- Найти место и оплатить депозит из своего кармана; теперь вам нужен способ погасить себя.
- Создать список рассылки объявлений или блог для этого события, публиковать частые обновления и никогда не проверять количество подписчиков; это побудит вас сохранить импульс.
- Открывайте регистрацию, как только у вас будет место, и внесите депозит в размере 10 долларов США за место; Теперь у вас есть обязательство выполнить.
Последние мысли
Если вы прочитали это и все еще думаете о том, чтобы провести свое собственное неконференционное совещание, я желаю вам всего наилучшего. Возможно, это наиболее заметная награда для сообщества, в которой вы примете участие, и я не удивлюсь, если вы продолжите организовывать сиквелы в ближайшие годы.
BarCamps в Мельбурне теперь проводятся два раза в год, и я продолжаю их проводить по той причине, что я получаю огромный гул от энергии людей во время мероприятия, а также от групп и мероприятий, которые следуют за ними. Unconferences — это далеко не единичное событие, и BarCampMelbourne породил ряд небольших групп по интересам, которые продолжаются и по сей день.
Если я могу дать один последний совет, это принять помощь, когда она предложена, и если вам повезет, вы найдете драгоценные камни. BarCampMelbourne достаточно повезло, что в организационной команде есть человек, который ориентирован на процесс и тщательно продуман до мелочей, и, как бы часто мы ни напоминали ей, что это неконференция, она не в силах прекратить организовываться.
отказ
Я использовал только набор услуг, упомянутых в этой статье, поэтому я не могу лично рекомендовать все из них. Выбирая поставщиков этих услуг, изучите условия владения данными и лицензирования и убедитесь, что вам удобно пользоваться этими услугами.