Начиная, что нам нужно? Мы должны иметь возможность общаться с нашими клиентами и поставщиками, поэтому нам нужна электронная почта, возможно, обмен мгновенными сообщениями. Если у нас есть зарубежные или междугородние клиенты, какой-то телефон VOIP поможет снизить расходы.
Мы должны обеспечить надлежащее резервное копирование всего, с чем мы работаем, — от бизнес-плана до концепций продукта и далее. Любая потеря данных может иметь решающее значение при выводе вашего продукта или услуги на рынок в нужное время. Следить за нашим графиком очень важно, чтобы обеспечить управление важными событиями, задачами и встречами.
Нам нужно решить еще много вопросов, но этого достаточно, чтобы мы смогли начать работу, чтобы мы могли заниматься бизнесом. Но если вы не ИТ-специалист и не знаете, как настроить почтовые серверы или системы резервного копирования, с чего начать
Эл. адрес
В течение некоторого времени Google был поставщиком инновационных продуктов в облаке, но многие не знают, насколько мощными могут быть эти приложения. Gmail, например, предлагает бесплатные почтовые аккаунты с огромным объемом памяти и простым в использовании интерфейсом. К вашей электронной почте можно получить доступ откуда угодно, вам никогда не придется удалять, так как все может быть заархивировано, а резервные копии позаботятся о вас. Единственная проблема заключается в том, что вы можете избежать отправки электронных писем большому потенциальному клиенту с анонимной бесплатной учетной записи Gmail; Чтобы создать правильное впечатление, вам необходимо иметь собственный адрес электронной почты под названием вашей компании.
Google все еще может помочь вам здесь, хотя; вы можете использовать систему Gmail со своим собственным доменным именем. Если у вас есть домен , вы можете приобрести аккаунт Google Apps для бизнеса за небольшую сумму в 50 долларов США в год, что позволит вам пересылать хостинг электронной почты на серверы Google. Это очень простой процесс, и после этого у вас есть полный IMAP-доступ к вашей электронной почте из любой точки мира с гарантией доступности и времени безотказной работы, с которыми немногие могут конкурировать — конечно, не в малом бизнесе.
Стоимость увеличивается по мере того, как вы добавляете больше учетных записей электронной почты, но это все равно меньше, чем вы платите за размещение сервера с собственным почтовым программным обеспечением. Вы можете настроить обычный почтовый клиент, такой как Outlook или Apple mail, для использования сервера или использовать удобный интерфейс Gmail в Интернете. Это означает, что независимо от того, что произойдет, у вас всегда будет доступ к электронной почте и возможность отправки с вашего собственного адреса электронной почты, даже если ваши персональные компьютеры выйдут из строя. Использование Служб Google дает больше преимуществ, но мы рассмотрим их в следующей статье. На данный момент проверьте Google Apps для бизнеса, чтобы начать работу с электронной почтой.
обмен сообщениями
Чтобы поддерживать связь с сотрудниками или сотрудниками, которых вы наделили, вам может потребоваться организовать конференц-связь или чаты. В Skype есть бесплатный клиент, который вы можете загрузить для большинства платформ, а также вы можете бесплатно совершать голосовые и видеозвонки из Skype в Skype, а также использовать текстовые мгновенные сообщения и общий доступ к экрану. С помощью всего одного инструмента вы можете донести сообщение несколькими способами.
Skype обладает дополнительным бонусом за возможность записи разговоров, и вы можете бесплатно организовать голосовые вызовы для нескольких человек. Если вы хотите пойти еще дальше, вы можете настроить учетные записи Skype-In и Skype-Out, которые дают вам телефонный номер, на который люди могут звонить со стандартного телефона, подключенного к Skype , но с этим связаны определенные расходы.
Резервные копии
Резервное копирование, резервное копирование, резервное копирование — даже самый неграмотный компьютер в наши дни знает, что вам нужно сделать резервную копию вашей информации или столкнуться с катастрофой, когда она пойдет не так. До недавнего времени для создания правильных резервных копий требовалось немало знаний и настроек, а в некоторых случаях — больших затрат.
Для малого бизнеса лучшая ситуация — это иметь возможность выполнять свою работу, пока о ней заботятся, зная, что резервные копии выполняются, если они вам нужны, в то время как вы сосредоточены на создании своей империи. Войдите в DropBox , замечательный онлайн-сервис, который позволяет вам хранить файлы в папке на вашем компьютере (или в любом количестве подпапок внутри него), и они будут автоматически скопированы на сервер — без ваших действий. Вы просто храните все свои документы в папке DropBox, и резервное копирование происходит автоматически. Не только это, но ваши файлы версионированы; каждый раз, когда вы вносите изменения в файл, эта версия загружается и сохраняется, так что вы даже можете откатиться к предыдущим версиям, если это необходимо.
DropBox имеет дополнительные мощные функции, такие как возможность общего доступа к любой папке в вашей папке DropBox. Вы просто вводите адрес электронной почты коллеги, с которым хотите поделиться; как только у них будет установлен DropBox, общая папка и файлы будут автоматически скопированы на их собственный компьютер. Более того, каждый раз, когда вы вносите изменения в файлы в этой папке, они будут копироваться на сервер и компьютер вашего коллеги, и наоборот.
Все это бесплатно, с объемом памяти до двух гигабайт. После этого приходится платить, но 2 ГБ достаточно, чтобы начать резервное копирование важных документов, а стоимость увеличения хранилища очень низкая.
Календарь, чтобы сделать и планирование
Когда вы строите бизнес, список задач не перестает расти. Между встречами, сроками и заданиями может быть сложно все организовать. Но если вы поместите все это в календарь на своем компьютере, он может запомнить его для вас, даже помочь с отправкой напоминаний.
Календарь также важен для планирования встреч и других договоренностей с третьими сторонами. Приличная система календаря позволит вам отправлять приглашения на мероприятия и получать подтверждение посещаемости (или наоборот).
Еще раз, Google предоставляет решение, которое может даже интегрировать и общаться с iCal на Mac и Outlook на ПК, так что вы можете отправлять и получать приглашения с кем угодно. Gcal, или Google Calendar, представляет собой облачное решение, в которое вы можете войти и настроить совершенно бесплатные календари, чтобы делиться ими с другими людьми. Вы можете получить доступ к календарю со своего мобильного телефона, получать напоминания о событиях по электронной почте или в текстовых сообщениях и даже делиться своим расписанием в Интернете, чтобы нужные люди могли видеть, когда вы будете доступны. Лучше всего то, что Gcal работает даже тогда, когда вы не подключены к Интернету через функцию, называемую автономным доступом. Он также может синхронизироваться с другими настольными календарными приложениями, так что вы получаете выгоду от совместного использования и совместной работы в Интернете при доступе к своему календарю, как вам удобно.
Календарь Google также интегрирован со Службами Google, поэтому вы получаете комбинированные преимущества, если подписываетесь на Службы Google и для электронной почты.
Если вы планируете встречи с людьми в разных часовых поясах, это может быть удобно для использования World Time Server . Этот сервис позволяет вам видеть время и даты по всему миру, и, выбирая города, в которых находится список участников, вы можете увидеть, какое время лучше всего подойдет всем. И это абсолютно бесплатно! Проверьте это, и посмотрите планировщика встречи в http://www.worldtimeserver.com/meeting-planner.aspx .
Резюме
Таким образом, при минимальных затратах, если это вообще возможно, вы можете начать полноценную бизнес-работу с лучшим взаимодействием и сотрудничеством, чем то, что испытывают некоторые крупные компании. Это настоящее обещание облака, и теперь оно реально выполнимо как для пользователей малого бизнеса, так и для технических специалистов. Лучше всего, когда он настроен, вы можете забыть об этом; кто-то другой управляет данными, питанием, резервными копиями и доступностью для вас. Если вы хотите работать как можно быстрее и вам не хватает технических средств, вы не сможете победить облако.
В следующий раз
В следующей статье мы рассмотрим управление ежедневными бизнес-операциями в облаке с помощью онлайн-приложений, управление взаимоотношениями с клиентами и многое другое, чтобы действительно повысить эффективность вашего бизнеса.
Изображение через twobee / Shutterstock