Каждый фрилансер и владелец малого бизнеса должен решить утомительную задачу — собрать процесс выставления счетов. Это редко самый захватывающий дизайн-проект, но это нужно сделать. И, если это сделано хорошо, это может произвести впечатление на клиентов и сэкономить много времени, которое в противном случае было бы потрачено много раз, прося оплату и присматривая за процессом вознаграждения.
Когда я впервые начал разрабатывать свои счета-фактуры, у меня было несколько серьезных сбоев, начиная от того, что они не включали важную информацию, которую должен включать каждый счет, до того, что мои клиенты просто не платили мне. Руководство спасло бы меня от потери времени и головной боли. Следовательно, это пошаговое руководство предназначено для тех, кто впервые составляет макет своего счета-фактуры и хочет получить некоторые практические рекомендации по его правильному оформлению … надеюсь, с небольшим стилем.
Критическая информация
Убедитесь, что ваши клиенты знают, что то, что они получили от вас, на самом деле является счетом.
Прежде всего, каждый счет-фактура должен содержать некоторую абсолютную базовую информацию — элементы, которые имеют решающее значение для того, чтобы сделать счет-фактуру подлежащим оплате и понятным. Как минимум, убедитесь, что каждый счет имеет следующее:
- Слово «Счет-фактура» — хотите верьте, хотите нет, если клиенты получают ваш счет-фактуру, а в нем нет счета-фактуры, они могут интерпретировать документ как прошлый счет, который уже оплачен (квитанция), или просто не связывать точки, которые это счет, который должен быть оплачен в ближайшее время. Пометьте документ как счет-фактуру, чтобы у них не возникало сомнений или путаницы, или вам, возможно, придется прояснять этот вопрос каждый раз, когда вы отправляете счет-фактуру.
- Идентификатор счета — в некоторых случаях ваши клиенты могут иметь несколько неоплаченных счетов. Это очень распространено, когда вы начинаете работать с более крупными клиентами, которые привыкли платить вам от 60 до 90 дней. Итак, укажите какой-нибудь идентификатор, например, дату счета, а также уникальный номер в качестве номера счета. Например, для первого отправленного вами счета ваш номер счета может быть 11022012-01 (месяц, день, год, за которым следует уникальный номер).
- Название компании — убедитесь, что ваша компания или отдельное имя указано в счете. Я сделал ошибку, поместив свой логотип, но не название моей компании в счет-фактуру, и мне позвонил клиент и спросил, кто я в мире, и почему я отправляю им счет-фактуру!
- Логотип — даже если название вашей компании указано в счете-фактуре, поместите свой логотип там же. Это очень важно для укрепления вашего бренда.
- Контактная информация — укажите свой номер телефона и адрес электронной почты на видном месте в вашем счете. Сделайте так, чтобы клиенты могли легко найти вас и связаться с вами, если у них есть вопросы, на которые нет четкого ответа в самом документе.
- Информация о клиенте — не забудьте включить информацию о клиенте, чтобы вы оба могли сказать, для кого предназначен счет.
- Платежный адрес — как минимум, сообщите клиенту, куда он может отправить платеж. Многие фирмы любят платить чеком, поэтому ваша контактная информация может быть все, что нужно. Либо вам может потребоваться включить информацию о PayPal или другую систему онлайн-транзакций.
- Сводка платежных данных — всегда целесообразно поместить краткую сводку по каждому товару, за который выставляется счет клиенту. Я обычно включаю довольно подробное описание, особенно когда это чисто консультационный концерт, и я заряжаюсь по часам. Клиентам нравится видеть, что они получают за свои деньги, и это возможность показать им, что их инвестиции в вас — мудрый выбор.
- Причитающаяся сумма — если у вас есть несколько товаров и сборов, включая налоги, убедитесь, что у вас есть итоговая область, в которой клиенту легко узнать, сколько он должен вам заплатить.
- Дата оплаты — включая дату оплаты, дает клиенту стимул заплатить вам как можно скорее. Надеемся, что вы обсуждали это с вашим клиентом до начала вашего проекта, но если это обсуждение никогда не происходило, тогда ваш срок должен быть 30 дней с даты выставления счета.
Конечно, в зависимости от вашего бизнеса и политики, вам может потребоваться включить больше, чем эти пункты. Например, список терминов на обратной стороне может быть необходимым. Или вы можете просто захотеть добавить простую благодарственную записку внизу каждого счета.
Сделать оплату легко
Сделайте так, чтобы клиенты как можно проще отправили вам платеж.
Предоставление вашим клиентам возможности платить вам — это огромная часть своевременного получения денег. Много лун назад я принимал только чеки. Поэтому по умолчанию мне потребовалось как минимум неделя, чтобы получить чек по почте от моего клиента, даже если они открыли письмо, вытащили чековую книжку и сбросили мой платеж по почте, что почти никогда не происходило. случается. Сегодня есть несколько других вариантов.
Даже если вы по-прежнему принимаете чеки, предоставьте клиентам другой вариант оплаты. Вы можете легко принимать платежи по кредитным картам через Paypal и другие торговые сервисы, что значительно облегчает клиентам немедленную оплату, особенно если вы разместите ссылку на веб-сайт, на котором они могут произвести оплату. Укажите имя своей учетной записи или, как в случае с PayPal, адрес электронной почты рядом со ссылкой для оплаты, чтобы клиенты точно знали, кому производить платеж.
Независимо от того, как вы принимаете оплату, просто сделайте так, чтобы клиенты как можно легче находили эту информацию. Не хороните это; сделать это видным. Это избавит вас от ответа на множество лишних вопросов от доброжелательных клиентов.
Дизайн и макет
Привлекательный, но минимальный дизайн делает получение счета немного более приятным.
Вы графический дизайнер. Пусть ваши навыки сияют, даже на вашем счете. Тем не менее, не делайте ошибку, перебирая свой дизайн, так что информацию трудно найти. Сохраняйте дизайн минимальным, привлекательным и поддерживающим цель счета-фактуры: чтобы клиенты знали, сколько они должны и как вам платить.
Использование вашего фирменного бланка лучше всего подходит для поддержания постоянного брендинга; если вы еще не создали фирменный бланк для своего бизнеса, то сейчас самое время это сделать. Просто сохраняйте логотип и другие изображения бренда сверху, снизу и, возможно, с левой стороны страницы, чтобы иметь достаточно места для содержимого документа. Вы также можете использовать поля, стили шрифта, цвета или любой другой элемент дизайна, чтобы выделить важные элементы, такие как общая задолженность и способ оплаты. Вместо ссылки для вашего способа оплаты используйте кнопку, чтобы его было еще проще обнаружить.
В макете, как правило, как ваша контактная информация, так и информация вашего клиента находятся в верхнем правом углу счета. Детализированный список услуг должен находиться в центре страницы счета-фактуры с перечисленным здесь «общей задолженностью», но вы также можете перечислить сумму более крупным шрифтом в другом заметном месте в вашем счете-фактуре, например в верхнем, правом или оставил ниже контактную информацию. На самом деле, вы можете создать макет, однако он лучше всего подходит для вашего бизнеса. Просто помните, что всегда нужно иметь организацию, ясность и акцент на важных элементах: сколько стоит счет и как должен быть произведен платеж.
Самое главное, всегда форматировать свой счет в формате PDF. Это не только профессионально, но и позволяет легче распространять и просматривать, просматривает ли клиент свой счет на вашем веб-сайте или открывает его по электронной почте. Отправка счета в более редактируемом формате файла может привести к путанице.
Персонализация и гуманизация
Пусть ваша личность и человечество покажут.
Если вы графический дизайнер с небольшим количеством индивидуальности, счет не место для сдерживания. Опять же, просто убедитесь, что вы не позволяете своей «личности» отвлекать внимание от фактической информации о счете, особенно от важных частей… вы хотите получать деньги, помните?
Сделайте ваш счет немного больше похожим на вас с помощью креативных дизайнерских дополнений. Например, используйте забавный стиль письма, особенно если у вас есть много дополнительных терминов, которые необходимо включить:
Симпатичные или умные значки (разумеется, разработанные вами профессионально) — это не только отличный способ продемонстрировать свой талант, но и сделать счет более увлекательным. Кружка с низким содержанием кофе, счетчик с низким содержанием кофеина, счетчик с низким газом, жалкий персонаж со сменной банкой и примечание «не забудьте заплатить голодающему художнику» — все это могло бы сделать ваш счет более бодрым. Если ваш клиент совершает платежи, а не оплачивает ваш счет полностью, сделайте его веселее с симпатичным графическим изображением, показывающим, сколько еще ему осталось заплатить, например, бензобаком, показывающим, сколько газа необходимо для того, чтобы наполнить или изменить Баночка замедляется, заполняя изменения.
Вывод
Как графический дизайнер, вы должны убедиться, что ваш счет выглядит так же хорошо, как и ваши услуги. Тем не менее, привлекательный дизайн не годится, если ваши счета не оплачиваются. Поэтому убедитесь, что в первую очередь вы делаете свой счет легким для чтения, понимания и оплаты. Затем добавьте достаточно индивидуальности, чтобы ваши клиенты улыбались сами себе, отправляя вам платеж. И это, мои коллеги-дизайнеры, — это простой способ превратить новых клиентов в постоянных.
Как вы улучшили свои собственные счета? Ваши счета защищают вас от ответов на одни и те же общие вопросы клиентов? Или вы уверены, что обеспечение оплаты всегда будет утомительным процессом?