Согласно опросу Intuit, к 2020 году более 40% американских работников будут внештатными сотрудниками, подрядчиками или временными работниками.
И даже вне ряда фрилансеров, количество распределенных команд растет .
Эти тенденции означают, что, если вы еще не работаете с удаленными клиентами или членами команды, вы скоро это сделаете.
Хотя удаленная работа имеет много преимуществ, она, безусловно, требует корректировки, и вам нужен новый набор навыков общения и инструментов для ее работы.
Первый шаг к тому, чтобы стать эффективным удаленным работником, — научиться избегать двух самых распространенных ловушек, в которые попадают люди: чрезмерное управление и недостаточное управление.
Как бороться с микроуправлением
Когда вы работаете удаленно с кем-то, кто к этому не привык, они могут быстро стать … цепкими. Так как они не могут зайти в вашу кабину, чтобы узнать, чем вы занимаетесь, они начинают отправлять вам электронные письма с регистрацией каждый час.
Звучит знакомо?
Что делать, если вы оказались на микроуправлении
- Установить стандарты связи. Бесконечные встречи не приносят никому пользы. Ни один не отвечает на дразнящие электронные письма. Скажите своему клиенту, что вы собираетесь проверять его по электронной почте через разумные промежутки времени (будь то в конце рабочего дня или раз в неделю, в зависимости от работы, которую вы собираетесь с ними выполнять), а затем придерживайтесь Это. Если они отодвигаются назад, объясните, что время, которое вы тратите на электронную почту, — это не время, потраченное на работу над проектом. Это будет стоить им дороже и затруднит соблюдение сроков для фактических результатов.
- Отправляйте регулярные обновления. Существуют инструменты для оптимизации этого процесса (см. Раздел «Приложения» в конце этой статьи), но вы также можете просто отправить быстрое электронное письмо. После того, как вы установили стандарты связи, важно показать клиенту, что вы все еще будете регулярно их обновлять.
- Создание практических документов или видео. Иногда клиентам требуется больше рук, потому что они понятия не имеют, что входит в задачи, над которыми вы работаете. Если они хотят знать, как запланировать автоответчик электронной почты или самостоятельно внести незначительные изменения в шаблон, используйте один из инструментов в разделе приложений ниже, чтобы записать им видео с практическими рекомендациями. Это может помочь положить конец непрекращающимся вопросам.
- Как член команды, выполняйте свою работу вовремя. Это само собой разумеется, но если вы регулярно отправляете работу в последнюю минуту — или даже поздно — тогда вы поощряете тенденции микроуправления клиента, а не укрепляете доверие к ним.
Когда ты микро-менеджер
По мере роста вашего внештатного бизнеса вам, возможно, придется иногда привлекать субподрядчиков для помощи в ваших проектах.
И вот однажды, когда вы отправляете свою третью электронную почту за день, вы с ужасом понимаете, что теперь вы — микро-менеджер. Ты стал тем же клиентом, с которым ты ненавидел иметь дело.
Если это так, сделайте шаг назад и спросите себя, что является причиной проблемы.
Ты работаешь с людьми, которым пока не доверяешь? Вы чувствуете, что они не передают то, над чем работают? Поможет ли установка внутреннего инструмента управления проектами следить за тем, что делается, и с кем у людей возникают вопросы?
Выясните, что вы зависаете, и примите меры, чтобы это исправить.
Противоположная проблема: недостаточное управление
На противоположном конце спектра находится проблема, которая возникает, когда вы работаете в удаленной команде, и вы выполняете свою работу и отправляете ее… только для того, чтобы услышать полное радиомолчание.
Не представляете, правильно ли вы поступили, неправильно, хотите ли вы изменить даты представления или даже просто отправляете свою работу в бесконечную пустоту.
Недостаточное управление обычно не так раздражает, как микроуправление, но оно может демотивировать.
Что делать, если вы имеете дело с младшим менеджером
- Убедитесь, что вы знаете, как связаться с кем-то, если у вас есть вопросы. Если ваш клиент в основном находится в состоянии AWOL, когда вы выполняете работу, может быть трудно получить ответы на важные вопросы. Убедитесь, что у вас есть номер, по которому вы можете связаться с ним, или другой способ быстро получить ответы, если они вам нужны. Хорошей общей практикой является сбор любой необходимой для входа информации (для веб-сайтов, социальных сетей и т. Д.) В начале проекта, вместо того, чтобы ждать, пока она вам понадобится, на случай, если вы не сможете связаться с кем-либо позже.
- Попросите, чтобы быть в состоянии не отставать от членов команды. Если из-за изоляции вам трудно оставаться мотивированным, попросите вас обмениваться информацией с другими членами команды с помощью инструмента обмена сообщениями или даже простой группы в Facebook. Познакомившись с командой, над которой вы работаете, вы почувствуете себя менее изолированно и получите дополнительный побочный эффект, который поможет вам понять проект в целом, а не только его часть, что обычно позволяет вам создавать более эффективную работу.
- Дайте понять, что задержки в общении иногда будут означать задержки в результатах. По какой-то причине некоторые люди считают, что совершенно разумно выйти из радара, не отвечать на какие-либо вопросы, а затем всплыть через несколько недель, ожидая, что вы все бросите и поработаете над их проектом через несколько минут после того, как они ответят на ваши электронные письма. Надеюсь, вы не имеете дело с такими клиентами на регулярной основе, но всегда полезно убедиться, что ваши клиенты знают в начале проекта, что если им потребуется несколько недель, чтобы ответить на электронные письма, а не несколько дней, это значительно увеличит продолжительность (и часто стоимость) проекта.
Если вы обнаружите себя в качестве заместителя менеджера
Если вы знаете, что рискуете оказаться пропавшим без вести менеджером, убедитесь, что у людей есть простой способ связаться (будь то по телефону, через Facebook или с помощью одного из приложений ниже). Если вы регулярно работаете с одним и тем же набором субподрядчиков в проектах, рассмотрите возможность создания какой-либо внутренней коммуникационной платформы, чтобы они могли поддерживать связь друг с другом.
Правильный баланс: 5 приложений в помощь
Цена: бесплатно
Jing отлично подходит для тех видео с практическими рекомендациями, которые я предложил ранее. Это абсолютно бесплатно для видео продолжительностью до пяти минут (если вы записываете более длинные видео, попробуйте Screencast-O-Matic — также бесплатно!) И имеет встроенный загрузчик.
Вы просто записываете свой экран и нажимаете кнопку загрузки, и Jing сразу же дает вам ссылку, которую вы можете отправить своему клиенту по электронной почте. Он также очень прост в использовании, поэтому, если вам нужно видео от кого-то другого, даже самый неопытный человек может понять это.
Skitch
Цена: бесплатно
Skitch — это приложение от Evernote, которое позволяет быстро и легко создавать скриншоты с добавлением текста, стрелок и другой графики. Нужно показать кому-то, какую кнопку нажимать или какую ошибку вы получаете? Укажите это быстро и легко, используя Skitch. (Он также отлично подходит для создания скриншотов для документов с практическими рекомендациями, если вы пишете их вместо записи.)
Idonethis
Цена: бесплатная 30-дневная пробная версия, $ 5 на пользователя в месяц для бизнес-версии
Идонетис это именно то, на что это похоже. Каждый день он рассылает всем членам вашей команды быстрое электронное письмо с просьбой быстро сообщить о том, что они сделали в тот день. Каждый член команды отчитывается, либо отвечая на электронную почту, либо вводя свой ежедневный отчет в веб-интерфейс.
В конце дня каждый получает электронное письмо с ежедневным прогрессом команды, оставляя всех на одной странице. Пользователи также могут комментировать действия других в онлайн-интерфейсе, будь то задать вопрос или просто сказать «хорошая работа!»
слабина
Цена: бесплатно, с платными опциями, начиная с $ 7 за пользователя в месяц
Slack стремится централизовать общение внутри команд и сократить электронную почту, и, судя по восторженным отзывам, он делает довольно большую работу.
Slack очень похож на старые IRC-каналы прошлого года, за исключением того, что он интегрируется с Dropbox, Twitter, Google Drive и другими. Он архивирует все сообщения и позволяет легко искать прошлые разговоры. Slack предлагает веб-интерфейс и нативные приложения для iOS, Android и OS X.
Асана
Цена: бесплатно для команд до 15 человек, 50 долларов в месяц после этого (или более в зависимости от размера команды)
Asana бесплатна, проста в использовании и имеет несколько ключевых функций, которых не хватает Basecamp, таких как повторяющиеся задачи.
Вы можете комментировать задачи, назначать их другим, обсуждать, видеть задачи в списке или в календаре, и шаблоны проектов являются гибкими и предназначены для работы со всем, от типичного ограниченного по времени проекта до отслеживания ошибок.