В моей последней статье я объяснил необходимость управления вашим рабочим процессом . Независимо от того, выполняете ли вы несколько сложных проектов одновременно или большое количество небольших, вам нужна система.
Ваша система нуждается в инструментах для работы. Прошли те дни, когда я отслеживал ход работы с помощью распечатанного контрольного списка. Добро пожаловать в эпоху продуктивности приложений. Я использовал несколько из них за эти годы. Двое, в частности, это Асана и Продучтеев.
Асана бесплатна для команд до 15 человек. Producteev (по состоянию на май) совершенно бесплатно, независимо от размера команды. Оба имеют следующие общие черты:
- Чистый пользовательский интерфейс
- Рабочие пространства, проекты, задачи и подзадачи
- Назначать задачи, добавлять сроки выполнения, следить за задачами и отслеживать прогресс
- Неограниченные проекты
- Уведомления по электронной почте
- Превратите электронные письма в задачи
- Мобильное приложение
Хотя Продуктуев заслуживает рассмотрения, у Асаны есть пара особенностей, которые дают ей небольшое преимущество в моей книге.
Прежде всего, я могу связать разные электронные письма с каждой рабочей областью. Это означает, что я могу использовать его как для корпоративных, так и для личных проектов. Сотрудники, которых я добавляю в рабочее пространство моей компании, не видят мои личные проекты.
Второе — это возможность создавать заголовок раздела в проекте, задаче или подзадаче, что дает мне универсальность в управлении проектами несколькими способами: один проект на клиента или одна задача на клиента. Давайте посмотрим на каждого.
Один проект на клиента
С помощью этого метода каждый клиент является отдельным в своем собственном проекте, который может быть заархивирован после завершения.
Как я упоминал ранее, Asana позволяет создавать заголовки разделов в проектах. Вы заметите, что я сделал один для каждого этапа производства (то есть, Подготовка, Планирование, Графический дизайн и т. Д.) С соответствующими Задачами под каждым. Задачи могут быть отмечены по мере их выполнения.
Недостатком этого метода является то, что вы должны создавать новый проект каждый раз, когда добавляете нового клиента. Однако создание шаблона мастер-проекта, который вы дублируете каждый раз, может упростить это.
Одна задача на клиента
При наличии одной задачи на клиента каждый клиент представляет собой отдельную задачу в рамках одного проекта, например, «Веб-производство».
В этом сценарии вы увидите, что я создал те же заголовки разделов, что и раньше, и поместил каждую клиентскую задачу под соответствующую производственную фазу. Когда конкретный клиент перемещается из одной фазы в другую, вы можете перетащить задачу клиента в следующий заголовок раздела. Только когда клиент проходит весь рабочий процесс, вы помечаете задачу как выполненную.
Если вы все еще хотите отслеживать каждый производственный шаг, вы можете создать подзадачи в каждой клиентской задаче и добавить заголовки разделов в подзадачах.
По моему опыту, метод 1 хорошо работает при управлении меньшим количеством более сложных проектов; метод 2 быстрый, эффективный для отслеживания большого количества небольших проектов. Как всегда, ваш пробег может варьироваться, поэтому попробуйте каждый из них, чтобы определить, что работает лучше для вас.
Есть любимое приложение для управления проектами или метод рабочего процесса? Оставьте свой в комментариях ниже.