Последнее сообщение получило несколько очень интересных комментариев и даже несколько упоминаний о конкретных системах отслеживания времени, которые используют наши читатели. Как фанат процесса и методологии, я всегда заинтересован в любых инструментах, которые могут помочь мне быть более эффективными, особенно если они связаны с управлением временем.
Лично я добился успеха только с двумя системами отслеживания времени. Первым был Microsoft Excel, что означает, что мы вообще не использовали «систему». Вместо этого у нас была стандартная электронная таблица, которую каждый сотрудник должен заполнять и отправлять каждую пятницу. Эта грубая система работала хорошо, потому что она была гибкой, простой и не требовала обслуживания или обучения. К сожалению, все еще требовалось, чтобы администратор вручную обрабатывал каждый график, поскольку мы создавали клиентские счета и готовили платежную ведомость для разработчиков. Таким образом, «ручной» процесс отслеживания времени можно охарактеризовать как низкий риск и очень эффективный, но громоздкий.
В течение последних нескольких лет мы использовали систему таймера QuickBooks. Таймер QuickBooks — это небольшое приложение для отслеживания времени, которое поставляется в комплекте с QuickBooks, и это далеко не «идеальное» решение. Это отдельное приложение, которое требует от каждого сотрудника установки программного обеспечения. Чтобы сделать вещи еще более громоздкими, список клиентов / вакансий необходимо экспортировать из QuickBooks и распространять каждый месяц, чтобы гарантировать, что все активные задания будут доступны для сотрудников для выставления счетов. В конце каждого месяца сотрудники экспортируют файл из программы таймера и отправляют его нам по электронной почте для обработки.
Звучит как болезненный процесс, не так ли? Это так, но система таймера QuickBooks имеет одно большое преимущество — файлы сотрудников, которые поступают в конце каждого месяца, импортируются прямо в нашу основную систему QuickBooks, и все счета-фактуры и платежи подрядчиков легко генерируются оттуда . Это экономит невероятное количество времени и помогает сохранять 100% точные книги. Таким образом, это тусклое решение на самом деле творит чудеса по итогам!
Хотя таймер QuickBooks хорошо сработал для нас, я бы не сказал, что это качественное решение по любому стандарту. Это довольно старый, немного глючит, и в целом раздражает в использовании. Мы работали с различными онлайн-системами отслеживания времени, но интеграция с QuickBooks всегда была решающим фактором, и это единственное, что таймер QuickBooks делает очень хорошо. Гладкая веб-система всегда привлекательна, но если временные таблицы плохо импортируются, в конце концов, это того не стоит.
Мне бы хотелось услышать больше о том, какие инструменты вы все используете, и ваши мысли об эффективности этих инструментов. Сейчас на рынке так много инструментов для управления рабочими процессами и проектами, что трудно выбрать один, а мы все еще ищем!