В своей повседневной работе вы можете обнаружить, что иногда вам необходимо предоставить клиенту документацию, которая проведет его через процесс или научит его делать то, с чем он может быть незнаком.
Я уже упоминал ранее, что считаю навыки письма жизненно важными для всех, в каждом бизнесе, и это является ярким примером того, почему способность писать эффективно так важна. Если вы не можете описать шаги и подробности на бумаге простым и интуитивно понятным способом, вы, вероятно, потратите много времени и усилий на обработку запросов в службу поддержки и исправление ошибок.
Вот семь советов, которые помогут вам создать всеобъемлющее и в то же время последовательное руководство по эксплуатации.
- Выйдите из своей головы: когда вы начнете готовить инструкции для процессов, которые вы знаете внутри и снаружи, вам нужно будет сознательно сделать шаг назад и подойти к материалу под новым углом. Начните с первого квадрата, предполагая, что аудитория будет иметь нулевое знание предмета.
- Знайте цель: убедитесь, что вы точно знаете, что нужно описать в вашем руководстве, чтобы избежать информационной перегрузки или путаницы, которая может возникнуть из-за слишком большого количества деталей. Это особенно важно, когда процесс сложный или имеет много разных частей.
- Сначала обрисуйте его: прежде чем переходить к этапам и создавать их, создайте общий план того, что будет охватывать документ, включая основные и подразделы. Это поможет вам убедиться, что ваш процесс имеет смысл и что каждый раздел руководства имеет последовательную структуру.
- Упростите понимание: списки — это отличный способ наметить шаги для выполнения чего-либо, потому что они могут помочь людям перемещать элемент за элементом так, как вы хотите. Также полезно использовать оглавление и, если возможно, сделать документ доступным для поиска, чтобы дополнительно поддержать ваш пошаговый подход.
- Будьте краток: заманчиво хотеть объяснить все в мельчайших деталях, так как это материал, который вы так хорошо знаете, но придерживайтесь только того, что должен знать получатель. Сосредоточьтесь на том, чтобы использовать только столько слов, сколько необходимо, чтобы донести свою точку зрения.
- Используйте наглядные пособия: скриншоты, диаграммы и даже видео — отличный способ улучшить руководство и упростить его понимание. Сохраняйте форматирование этих вспомогательных материалов согласованным и таким образом, чтобы не перегружать читателя.
- Проведите тест-драйв: или, что еще лучше, попросите кого-нибудь еще, кто никогда не видел этот материал, выполнить инструкции. Возьмите их отзывы и используйте их для точной настройки вашего руководства.
Помните, что вам может понадобиться периодически просматривать и обновлять руководство, особенно если оно предназначено для сторонних приложений или других систем, которые вы не контролируете. Кроме того, с некоторыми материалами может также иметь смысл предложить клиенту практический обзор, чтобы убедиться, что ваши инструкции выполняют то, что ему нужно. И имейте в виду, что стили обучения могут быть разными, поэтому один клиент может работать с теми же инструкциями, что и другой клиент. Гибкость в вашем формате и доставке поможет убедиться, что инструкции работают для получателя.
Вы когда-нибудь предоставляете клиентам письменные инструкции? Какой у вас совет?
Изображение предоставлено: svilen001