Итак, вы новый фрилансер — возможно, даже промежуточный к настоящему моменту — но вы настолько увлечены выполнением «реальной работы», что не уделяете много внимания процессам, которые у вас есть для работы с администрацией. и управление бизнесом.
Мало кто задумывается об этом на раннем этапе, потому что они либо пытаются порадовать своих первых клиентов большой работой, либо сидят у телефона в ожидании появления перспективы. Но теперь, когда вы выполнили некоторые работы и деньги поступают довольно стабильно, пришло время начать смотреть на оптимизацию ваших бизнес-процессов и еще лучше, по возможности, автоматизировать их. Вот пять важных областей для вас, чтобы посмотреть на капитальный ремонт.
Изображение сборочной линии Стивом Юрветсоном , CC BY 2.0.
Отслеживание времени и выставление счетов
Отслеживание времени и отправка счетов клиентам являются неотъемлемой частью внештатного бизнеса, и оба могут быть чрезвычайно утомительными и трудоемкими. В некоторых приложениях вам приходится больше следить за трекингом, чем за работой, и тратить день на работу в текстовом редакторе, придумывая PDF-счета для отправки клиентам? Есть лучшие (читай: более оплачиваемые) способы провести время.
Я использовал много приложений в этой области на протяжении многих лет, и я их тоже ненавидел. Единственный, кого я действительно комфортно использую — это соперник, который не так хорошо известен, но, безусловно, должен быть.
Paymo имеет надежные функции отслеживания времени, которые не мешают и доступны практически на любой платформе, в том числе на старых веб-сайтах, если есть сомнения. Веб-и мобильные версии трекера требуют от вас выбора клиента и проекта перед началом отслеживания, что достаточно безболезненно, но приложение для настольного компьютера великолепно, так как вы можете просто начать отслеживать и перетаскивать записи в нужные места. позже — он говорит вам, сколько времени вы потратили в каких приложениях, в каких документах, поэтому смехотворно легко отслеживать все, что вы делаете, не задумываясь о том, что вы делаете.
Paymo имеет интерфейс для выставления счетов, который для меня превосходит более популярный Freshbook, что я нахожу беспокойным и раздражающим. Это так легко превратить отслеживаемые записи времени в счета или создавать счета на основе ручной детализации и автоматически отправлять их. В Paymo есть масса других функций, но начинающий фрилансер, вероятно, только сейчас сосредоточится на выставлении счетов и отслеживании времени.
Управление задачами и проектами
Вот минное поле. Абсолютно последнее, что вы хотите сделать, это спросить эксперта по производительности об управлении задачами. Конечно, они знают больше всего об управлении задачами и программном обеспечении в этой области, но если вы сами не входите в эту группу, их мнения о продуктивном программном обеспечении просто настолько не будут касаться вашего собственного, что даже не будут смешной.
Доверьтесь мне. Я потратил несколько лет своей писательской карьеры в качестве ученого доктора для тогдашней крупной публикации о производительности.
Я иногда использую Вещи, и иногда я использую OmniFocus лично, постоянно переключая свои системы между приложениями в зависимости от моего желания простоты или мощных функций в любой данный месяц. Это замечательные (только для Mac) приложения, достойные вашего внимания, но я обычно рекомендую Wunderlist людям.
Это просто, это бесплатно, это кроссплатформенное, и это в значительной степени единственное приложение в категории, которое до смешного легко делит списки с другими. Если вы ищете что-то даже немного сложное, вы не найдете большого удовлетворения в Wunderlist.
А как насчет управления проектами, которое требует инструмента, большего, чем OmniFocus, и обладающего большей способностью к сотрудничеству, чем совместное использование списков в Wunderlist? В Paymo вы получаете сильные наборы функций для управления задачами и проектами, поэтому, если вы уже тратите на это 10 долларов в месяц, получите ценность своих денег и используйте все это.
Оценки и предложения
Прежде чем вы начнете предоставлять своим клиентам сметы, есть две основные вещи, которые вам нужны. Первый — это представление о том, сколько времени и каких ресурсов требуется для выполнения данной работы по запросу клиента. Вы будете лучше оценивать часы с опытом.
Вторая — идеальная почасовая ставка. Даже если вы не собираетесь взимать плату по часам, а по проекту, ваша почасовая ставка — это то, что вам нужно выяснить. Проектные котировки — это сочетание времени и ресурсов, а также вашей почасовой ставки; в противном случае они являются догадкой в темноте, что означает, что вы, вероятно, потеряете деньги. Давать цитаты, которые ничего не значат, плохая идея.
Идеальная почасовая ставка учитывает ваши расходы, налоги и желаемую прибыль. Как только вы узнаете идеальную почасовую ставку для вашей текущей ситуации, у вас будет основополагающий инструмент в вашем наборе инструментов для оценки и предложения.
Вы можете использовать электронную таблицу, чтобы понять эту цифру и иметь возможность быстро настроить ее компоненты по мере изменения ситуации. Вы найдете средства для такого рода вещей в Web Design Business Kit . Если вам нужен быстрый и грязный ответ, вы можете воспользоваться онлайн-калькулятором ставок, таким как этот .
Еще одну вещь, которую вы захотите разработать для себя, — это шаблоны предложений и оценок. Сметный документ во многом похож на счет-фактуру и содержит детализацию расходов, которые вы ожидаете понести. Предложение представляет собой отчетоподобный документ, предлагающий потенциальному клиенту набор услуг, иногда привязанный на этом этапе к ценовым показателям.
Управление контрактами
Существуют различные способы заключения контрактов на оказание услуг по проектированию, в том числе ультра-случайный подход Энди Кларка — Contract Killer . Интернет просто тонет в шаблонных контрактах, бесплатных и премиальных, которые можно найти с небольшим поиском. Получить хороший и надежный контракт сегодня не проблема; вам, вероятно, стоит обратиться к юристу, но есть достаточно хорошие шаблоны для дизайнеров из авторитетных источников, которые вы можете чувствовать себя в безопасности с тем, который вы используете. Адвокаты — это не дешево для начинающего фрилансера, я вас слышу.
То, что будет беспокоить вас на постоянной основе, — это управление контрактами. Это означает надежное хранение, своевременное получение подписей, получение подписей в цифровом мире с клиентами в других часовых поясах и странах и т. Д. Одна из проблемных задач — заставить несколько человек, каждый в разных часовых поясах, подписать цифровой контракт.
Серьезно, если вы новичок в фрилансе, вам повезло. В течение самого длительного времени как технология вокруг, так и отношение к цифровым контрактам сильно отставали от остальной технологии, всегда вынужденной страдать в тишине из-за недоверия к Интернету, даже когда занимались бизнесом с людьми, которые будут доверять вам лично.
Сейчас есть такие приложения, как Echosign , которыми я пользуюсь сам. Echosign облегчает цифровое подписание документов и делает это до смешного легким. Вам даже не придется проходить через этот громоздкий и надоедливый процесс сканирования вашей подписи и сохранения ее в виде изображения, хотя у вас есть такая возможность. Подпись, автоматически созданная от вашего имени или нарисованная с помощью мыши, является допустимым вариантом в Echosign. Оставьте свою подпись и отправьте документ другим, кто сможет подписать его в считанные секунды. Затем он сохраняется, что означает, что он хранится на серверах Echosign с защитой корпоративного уровня, а копия отправляется всем подписавшимся сторонам по электронной почте.
Для многих фрилансеров подойдет бесплатный уровень с пятью транзакциями в месяц — например, вы подписываете контракты реже, чем отправляете счета-фактуры.
Обратная связь и ретроспектива
Вы, вероятно, не думали об этом этапе проекта, но вы должны. Получение отзывов от клиентов и задание на задание ретроспективно — действительно, обратная связь с вами — является важной частью улучшения ваших услуг и укрепления отношений с клиентами.
Это больше процесс, чем часть набора инструментов фрилансера, так как он поможет вашему мышлению и поможет повысить уверенность , и вы будете использовать широту ваших инструментов — изучение входных данных, таких как выполнение вашей задачи программное обеспечение для управления и возможность увидеть, что вы сделали, и что вы могли бы сделать лучше, и настроить системы, которые вы используете в этих инструментах.
Запросить обратную связь от клиента так же просто, как отправить электронное письмо или позвонить по телефону и делать заметки. Сначала дайте клиенту возможность высказать свое мнение в первую очередь, но задайте несколько вопросов, чтобы задать области, над которыми вы работали над улучшением, чтобы оценить свой прогресс в этом направлении.
Возможно, вы захотите сохранить рабочий документ или журнал, в котором вы будете документировать мысли и отзывы. Просмотр информации такого рода в разные моменты роста и времени, а также в разных состояниях ума может пролить новый свет на старые методы ведения бизнеса.