Любой, кто следил за разработкой и внедрением программы подписи электронной почты в масштабах всей организации, почти наверняка был удивлен сложностью процесса и неспособностью полностью достичь намеченного результата. Разочарование усиливается из-за подписи электронной почты:
- кажущаяся простота;
- использовать практически каждый в организации;
- переднюю и центральную роль играли весь день, каждый день.
Правильно настроить программу электронной подписи так же важно, как и сложно. В этой статье я объясню проблемы и затем предложу смену парадигмы, которая одним махом обеспечивает эффективное разрешение.
Техническая проблема
Позвольте мне быть смелым и сказать, что подпись электронной почты представляет собой одну из самых сложных проблем, с которыми когда-либо сталкивается дизайнер цифрового контента. На первый взгляд это кажется нелогичным, учитывая, что подпись электронной почты, вероятно, состоит из имени, названия, логотипа, номера телефона или двух человек и, возможно, нескольких гиперссылок — довольно простых вещей. Чтобы понять проблему, рассмотрим три следующие категории цифрового контента:
Веб-контент : возможно, очень сложный, но он публикуется одним автором (контролируемым образом), а затем отображается в ограниченном круге компьютерных, планшетных и мобильных браузеров (каждый из которых предназначен для основной цели отображения публикуемого контента).
Информационные бюллетени и рассылки по электронной почте : могут быть умеренно сложными, но отправлены одним автором с использованием определенной платформы (например, Constant Contact или Mail Chimp), которая была настроена для успешной передачи содержимого по электронной почте. Отправленный по электронной почте фрагмент предназначен для однократного использования, что означает, что не ожидается, что он будет успешно повторно передан получателем.
Подписи электронной почты : практически не сложны, но отправляются многими разными пользователями, возможно, из различных программ и устройств (большинство из которых настраиваются пользователем). Затем они принимаются одинаковым образом — во многих настраиваемых пользователем программах электронной почты на различных устройствах. И теперь наступает убийца — после этого ожидается, что подпись электронной почты переживет повторную передачу, что для успешного выполнения (с неповрежденной подписью) требует, чтобы программа клиента электронной почты второго отправителя получила исходную подпись в целости и затем полностью интерпретировала ее в процесс повторной передачи (ответ или пересылка).
Любой, кто пытался сохранить подпись электронной почты (кроме простого текста) неповрежденной в течение всей переписки по электронной почте, обнаружил, что это глупое поручение. С технической точки зрения, единственный честный вывод заключается в том, что подписи электронной почты не могут работать идеально.
Проблема с содержанием
Суть проблемы с контентом заключается в следующем: в качестве параметра «по умолчанию» подписи электронной почты применяются в равной степени к случаям, когда:
- Подробная контактная информация и информация о брендинге необходима или желательна.
- Требуется минимальная контактная информация
- Контактная информация не требуется
С практической точки зрения ожидать, что пользователи переопределят значения по умолчанию и вручную вставят наиболее подходящую подпись электронной почты по мере необходимости, нереально. Скорее, решение, как правило, является хэппи-медиум — подпись, которая не слишком много и не слишком мало.
Профессионально спроектировав подписи электронной почты в течение четырнадцати лет, я пришел к выводу, что для большинства организаций счастливой средой является примерно следующее:
Это содержание этой подписи примерно эквивалентно печатной визитной карточке, которая соответствует стандартной контактной информации, которую один специалист, вероятно, поделится с другим.
Как компромиссное решение, оно, конечно, не идеально, и больше, чем нужно, когда:
- переписка по электронной почте с коллегой в вашей собственной компании
- по электронной почте за пределами вашей компании кому-то, с кем у вас есть установленные отношения
- снова и снова включаться в ту же ветку электронной почты.
Но это также меньше, чем нужно, когда:
- желая направить получателя в библиотеку YouTube
- необходимо поделиться своим номером факса
- надеясь, что получатель последует за вами в Twitter или подпишется на ваш канал RSS.
С точки зрения содержания, единственный честный вывод состоит в том, что большую часть времени подпись электронной почты будет содержать слишком много информации, в то время как иногда она будет содержать слишком мало.
Проблема «Мера успеха»
Внутри организации ответственность за подписи электронной почты часто пересекает функциональные черты — контент является залогом маркетинга или управления персоналом, при этом (успешная) реализация ложится на ИТ. Результатом является врожденный конфликт. Стереотипирование, исходя из моего опыта, ваш типичный специалист по маркетингу будет выражать меру успеха как:
«Я хочу, чтобы это выглядело потрясающе, было наполнено контентом, таким как ссылки в социальных сетях и специальные объявления, и работало идеально, всегда, несмотря ни на что. Это все.»
В то время как ИТ-специалист выразит свою меру успеха как:
«Я не хочу беспокоиться о том, как это работает — в моем идеальном мире вся эта проблема с« электронной подписью »исчезнет навсегда — у меня есть более важные дела».
Заметьте, что я не уверен, где к этому относится типичный HR-менеджер — похоже, более свежая тенденция, когда HR-специалисты берут на себя ответственность за подписи электронной почты, и поэтому у меня не было большого опыта (пока в изучении своих желаний.
Проще говоря, реализация подписи электронной почты никогда не сможет соответствовать истинной мере успеха маркетинга, и почти наверняка не справится и с ИТ.
Разделяй и властвуй — предложение подписи по электронной почте из двух частей
Мне удалось найти одно и только одно подлинное решение дилеммы подписи электронной почты. Он состоит из двухуровневого процесса — подписи электронной почты, настолько простой, что она просто работает, легко связываясь с целевой страницей подписи, содержащей множество желаемых деталей. Прецеденты такого подхода легко распознать в наши дни:
Когда дело доходит до подписей электронной почты, это может выглядеть так:
Прелесть этого заключается в расколе между электронной почтой и браузером. Все, что мы просим на стороне электронной почты, это то, что эта «легкая» подпись электронной почты работает правильно:
Сэм Льюис Картер | TWA
(617) 235-6240 | Больше
На этом этапе у нас есть подпись электронной почты, которая будет очень успешно перемещаться между Outlook, Gmail, iPhone, Android, Mac Mail, Thunderbird и т. Д. — все технические проблемы в основном исчезнут.
Дополнительным бонусом является отсутствие беспорядка, который эта двухстрочная подпись текста добавляет к переписке по электронной почте.
Между тем, богатство контактной информации находится на расстоянии одного клика и всегда доступно по запросу. И поскольку он отображается в браузере, а не в почтовой программе, весь потенциал его неисправности исчезает.
Результатом такого «отделения» подписи от ее содержимого является упорядочение переписки по электронной почте без потери личных контактных данных. Мы просто переходим от «всегда рядом» к «всегда рядом, когда это необходимо» или, другими словами, от досадного к совершенному!
Я надеюсь, что это поможет вам разработать электронную подпись, которая будет работать для вас. Для получения более подробной информации, посмотрите наше видео о том, как двухуровневая подпись электронной почты может помочь вам и вашим клиентам.
Дайте мне знать ваши комментарии или вопросы ниже.