Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это серия мероприятий, которые необходимы для достижения целей или задач проекта. Проекты могут иметь разные размеры и уровень сложности, но, независимо от размера: большого или малого, все проекты могут быть сопоставлены с заданной структурой жизненного цикла. Этот жизненный цикл проекта включает четыре этапа:
Сначала мы рассмотрим этап инициации
Стадия инициирования проекта
Фаза инициации определяет те процессы, которые необходимы для начала нового проекта. Целью этапа инициации проекта является определение того, что проект должен выполнить.
Этот этап в основном состоит из двух основных мероприятий
- Разработать Устав проекта и
- Определить заинтересованные стороны
Вся информация, связанная с проектом, заносится в Устав проекта и реестр заинтересованных сторон. Когда устав проекта утвержден, проект становится официально авторизованным.
Устав проекта
Устав проекта определяет основные элементы проекта
- Цели проекта
- Ограничения проекта и постановки задач
- Назначить менеджера проекта
- Список заинтересованных сторон
- График высокого уровня и бюджет
- Основные этапы
- Сертификаты
Этот документ позволяет руководителю проекта использовать организационные ресурсы ради проекта. Для создания устава проекта необходимыми входными данными будут фактор среды предприятия, экономическое обоснование, соглашения, техническое задание по проекту и активы организационного процесса.
Выявление заинтересованных сторон
Заинтересованные стороны могут повлиять на успех и провал проекта. Для записи информации о заинтересованной стороне используется Реестр заинтересованных сторон.
Реестр заинтересованных сторон будет иметь такую информацию, как
- Тип заинтересованной стороны
- Ожидание заинтересованной стороны
- Роль в проекте (бизнес-аналитик, технический архитектор, клиент PM)
- Назначение (директор, ведущий бизнес и т. Д.)
- Тип связи (еженедельно / ежемесячно)
- Влияние на проект (Частичное / Поддерживающее / Влиятельное)
Другие действия, вовлеченные в инициирование процесса группы:
- Назначение менеджера проекта
- Определение потребностей заинтересованных сторон, ожиданий и требований высокого уровня
- Определить критерии успеха проекта
- Определите конкретный бюджет для конкретной стадии
- Убедитесь, что проект соответствует стратегической цели организации
Реестр заинтересованных сторон и устав проекта используются в качестве входных данных для других групп развития, таких как группа процессов планирования.
Этап планирования проекта
Фаза планирования проекта охватывает около 50% всего процесса. Фаза планирования определяет объем проекта, а также цель проекта. Он начинается с результатов фазы инициации (устав, предварительное заявление о сфере деятельности и руководитель проекта). Выходные данные этапа планирования служат входными данными для этапа выполнения.
Важными аспектами процесса планирования являются
- Этап планирования не должен выполняться до завершения вашего первоначального планирования
- Пока процесс исполнения не начнется, не следует прекращать пересмотр планов
Создать структуру декомпозиции работ (WBS)
Для любого успешного проекта WBS (Work Breakdown Structure) важен. Ниже приведены шаги для создания WBS.
- Проведите мозговой штурм, чтобы перечислить все задачи
- Вовлеките всю свою команду в мозговой штурм
- Запишите дерево структуры задачи, также известной как WBS (структура разбивки работ)
- Дальнейшая разбивка вашей главной СПП на иерархический набор видов деятельности, например, категории, подкатегории и т. Д. Например, оборудование, программное обеспечение, стажер, команды управления и т. Д.
- Определите, как записать элементы в ваш WBS
- Спросите других людей — это может быть специалист, опытный персонал и т. Д.
- Детальность — насколько детализированной должна быть ваша задача? Оценка стоимости и времени для более высокой степени детализации сложна, в то время как для более низкой степени детализации она будет завалена слишком подробной информацией.
- Зернистость должна быть правильного уровня, не слишком высокой или не слишком низкой
Планирование управления расписанием
Планирование плана — это процесс установления процедуры, политик и документации для планирования, управления, исполнения и контроля графика проекта. Входные данные в этих мероприятиях включают
- План управления проектом
- Устав проекта
- Экологические факторы предприятия
- Активы организационного процесса
Результат управления расписанием планирования включает в себя
- План управления расписанием
Определение деятельности
Определение действий — это процедура документирования и определения конкретных действий, которые необходимо выполнить для получения результатов проекта.
В определенных действиях каждый рабочий пакет разбивается на отдельные операции рабочего графика. Входные данные определяющих действий включают
- План управления расписанием
- Область действия базовой линии
- Экологические факторы предприятия
- Активы организационного процесса
В то время как результаты этих мероприятий
- Список активности
- Атрибуты деятельности
- Список вех
Последовательность действий
Последовательность действий — это не что иное, как логическая организация вывода «определения действий». Он определяет порядок, в котором действия должны быть выполнены.
Основным результатом процесса последовательности действий является «Сетевая диаграмма».
Схема сети — это не что иное, как размещение задачи на доске в логическом порядке.
Например, вы хотите начать бизнес в другой стране, каким будет ваш список действий и в каком порядке это следует делать?
Вы будете выполнять действия в этом порядке
- Выберите страну
- Получить разрешение на бизнес
- Найм менеджера
- Покупка недвижимости
- Покупка мебели и т. Д.
- Открытие бизнеса
Оценка ресурсов деятельности
Этот этап объясняет процесс оценки трудозатрат и ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Другим фактором, который необходимо учитывать на данном этапе, является доступность ресурсов.
При оценке ресурсов следует сосредоточиться на самом длинном пути плана (Критический путь), который будет занимать больше времени и денег.
Вы должны оценить ресурсы для двух задач
- Критические задачи
- Плавающие задачи
Убедитесь, что ваши критические задачи точно оценены (время выполнения).
Есть пять входов, используемых для оценки ресурсов деятельности
- План управления расписанием
- Список активности
- Календарь ресурсов
- Экологические факторы предприятия
- Активы организационного процесса
Выход этого этапа
- Требования к ресурсам деятельности
- Структура распределения ресурсов
- Обновление проектных документов
ПРИМЕЧАНИЕ . Все действия, которые выполняются до сих пор (определение действий + последовательность действий + оценка ресурсов операций), помогут в «Разработать график».
Оценка продолжительности активности
Оценка продолжительности действия — это процесс оценки количества рабочих периодов (недель / месяцев), необходимых для выполнения отдельной задачи с использованием предполагаемых ресурсов. Этот шаг определяет, сколько времени займет выполнение отдельной задачи.
Вы не можете рассчитать продолжительность действия без расчета трудозатрат и ресурсов, необходимых для выполнения задачи. Процесс оценки должен быть сделан в этом порядке
- Сначала оцените трудозатраты
- Затем следует оценка ресурсов
- Далее следует Оценка продолжительности задания
Чтобы оценить продолжительность деятельности, вам нужны входные данные
- Список активности
- Атрибуты деятельности
- Ресурсные календари
- Заявление о масштабах проекта
- Активы организационного процесса
- Экологические факторы предприятия
Пока есть два основных выхода
- Оцените продолжительность деятельности
- Оценка продолжительности активности — обновления документа проекта
Этот метод также называется оценкой PERT (методики оценки и анализа проектов).
Разработать график
Разработка расписания — это процесс анализа последовательности действий, требований к ресурсам, продолжительности и ограничений графика для создания модели расписания проекта. Для планирования каждой задачи учитываются три основных фактора
- продолжительность
- Зависимости задач
- Ограничения
Используя эти факторы, проект рассчитывает дату начала и дату окончания для каждой задачи.
Программное обеспечение для планирования может быть использовано для создания расписания. Он генерирует модель графика с запланированными датами для завершения действий проекта.
Вход этого инструмента включает в себя
- План управления расписанием
- Список активности
- Атрибуты деятельности
- График проекта — сетевые диаграммы
- Требования к ресурсам деятельности
- Ресурсные календари
- Оценка продолжительности деятельности
- Заявление о масштабах проекта
- Реестр рисков
- Назначение персонала проекта
- Структура распределения ресурсов
- Экологические факторы предприятия
- Активы организационного процесса
Выход из этого будет
- Расписание проекта
- Схема сети проекта
- Диаграммы Ганта или Гистограммы
- График вех
- График базовой линии
- Запланированные данные
- Обновление проектного документа
График контроля
Последним этапом этапа планирования является контрольный график. Это процесс мониторинга состояния деятельности проекта с целью обновления процесса проекта и управления изменениями в базовом графике.
Если в расписание требуются изменения, они должны пройти процесс контроля изменений. Расписание должно управляться или контролироваться менеджером заранее.
There are four main outputs of control schedule process
- Project management plan
- Schedule baseline
- Schedule management plan
- Project schedule
- Work performance information
- Organizational process assets
There are five outputs of control schedule
- Work performance management
- Organizational process assets updates
- Change request
- Project management plan updates
- Project document updates
Project Execution Stage
The executing phase consists of those activities that are defined in project management plan. This process involves managing stakeholder expectations, coordinating with people and resources, as well as performing other activities related to project deliverables.
During the execution phase, the result may require re-baselining and updates to existing project requirements. Action taken in execution phase may affect the project management plan or documents.
Direct and Manage Project Execution
This stage consumes most of the project cost, time, and resources as this is the process that produce project deliverables.
There are four inputs to Direct and Manage Project Execution
- Project Management Plan
- Approved change request
- EEFs (Enterprise Environmental Factors)
- OPAs (Organizational Process Assets)
While there are five outputs
- Deliverables
- Work performance data
- Change request
- Project Management plan updates
- Project documents updates
During this stage, expert’s judgments, meetings, and reporting KPI (Key Performance Indicators) are of prime importance.
Performing Quality Assurance
Performing Quality Assurance is the process of auditing the quality requirements and the results from quality control measurements. It is the process of recording and monitoring results of the quality activities to assess performance. Various tools like control charts, cost-benefit analysis, flowcharting, run charts, scatter diagrams, inspection & reviews, etc., can be used for this process.
The main input to this is
- Project management plan
- Quality metrics
- Quality control measurements
- Work performance information
While, the output of this is
- Change request
- Project management plan updates
- Project document updates
- Organizational process assets updates
Acquiring Project Team
На этапе выполнения происходит сбор команды проекта, потому что более вероятно, что во время процесса потребуются люди с различным набором навыков.
Есть три основных входа для приобретения команды проекта
- Роли и обязанности
- Схема организации проекта
- План управления персоналом
Пока есть три выхода
- Назначение персонала проекта
- Ресурсные календари
- Обновления плана управления проектом
Разработать проектную команду
Большинство процессов, связанных с человеческими ресурсами, вовлекают в выполнение процесса, в него также входит разработка команды проекта. Основная цель разработки команды проекта — улучшить общую производительность членов команды. Этот этап должен начаться на ранней стадии проекта.
Вклад команды разработчиков проекта включает
- План управления персоналом
- Назначение персонала проекта
- Ресурсные календари
Вывод этого процесса включает
- Оценка эффективности команды
- Обновления EEFs
Управление командой проекта
Управление проектной командой является одной из важных частей управления проектами. Это самая сложная область управления проектами, потому что зачастую менеджеры не будут напрямую контактировать с членами команды, в такой ситуации анализировать их работу и определять их вознаграждение становится сложно.
Есть пять входов для управления процессом команды проекта
- Назначение персонала проекта
- Оценка эффективности команды
- Отчеты о производительности
- План управления проектом
- Активы организационного процесса
Есть четыре основных выхода
- Обновление активов организационного процесса
- Обновление факторов окружающей среды на предприятии
- Запрос на изменение
- Обновления плана управления проектом
Управление коммуникациями
Из трех коммуникационных атрибутов один попадает в процесс выполнения. В программе управления коммуникациями существует три основных аспекта коммуникации, которые необходимо отслеживать.
- Члены команды проекта руководителю проекта
- Менеджеры проектов руководителю программы
- Руководитель программы для заинтересованных сторон или других спонсоров
Ввод управляющих коммуникаций включает в себя
- План управления коммуникациями
- Отчеты о выполнении работ
- КЭЭ
- ОПУ
Результатом этого этапа будет
- Проектные коммуникации
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектных документов
- Обновления OPA
Проводить закупки
На этом этапе, две основные роли участвуют покупатель и продавец. В процессе закупок участвуют
- Выдайте пакет предложений потенциальным продавцам
- Проводить тендерные конференции
- Оценка потенциальных предложений продавца
- Выберите победителя предложения продавца
Результат процесса закупок включает
- План управления проектом
- Вести закупочную документацию
- Критерии выбора источника
- Квалифицированный список продавцов
- Предложения продавца
- Проектные документы
- Принимать или покупать решения
- Партнерское соглашение (групповое соглашение)
- Активы организационного процесса
Пока у вас будет шесть выходов
- Выбранные продавцы
- Присуждение контракта на закупку
- Ресурсные календари
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
Управление взаимодействием с заинтересованными сторонами
Этот этап включает активное управление заинтересованными сторонами на протяжении всего проекта. Чтобы избежать неожиданной задержки проекта или отказа от промежуточного проекта, ожидания заинтересованных сторон определены и быстро разрешены.
Есть пять входов для управления процессом заинтересованных сторон
- Регистрация заинтересованных сторон
- Стратегия управления заинтересованными сторонами
- План управления проектом
- Протокол ошибки
- Журнал изменений
- Активы организационного процесса
Выходные данные этого процесса включают
- Обновление активов организационного процесса
- Запрос на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектной документации
Обзор проекта
В конце фазы выполнения проводится обзор фазы проекта. Это поможет вам документировать следующие действия
- Документирование результатов вашей проверки управления проектом
- Информировать спонсора о продвижении проекта
- Выявление любого риска или проблем, повлиявших на проект
- Показывает результат, полученный заинтересованным лицом в ходе проекта
-
Ищите одобрение, чтобы перейти к следующему этапу
Мониторинг, контроль и закрытие проекта
После фазы выполнения, чтобы проверить, что проект находится на правильном пути, активируется фаза мониторинга и контроля. На этом этапе делаются различные изменения и обзоры для повышения эффективности проекта.
Мониторинг и контроль работы проекта
Этот этап включает в себя отслеживание, анализ и регулирование прогресса для достижения цели проекта. Это также гарантирует, что результаты соответствуют плану управления проектом. Основным направлением этого шага является выявление любых изменений, внесенных с точки зрения плана управления проектом, для определения соответствующих превентивных действий.
Входные данные для этого этапа включают
- План управления проектом
- Отчеты о производительности
- Прогнозы стоимости
- Расписание прогнозов
- Подтвердить изменения
- Экологические факторы предприятия
- Активы организационного процесса
В то время как выход включает
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
Выполнить интегрированный контроль изменений
Это один из важнейших процессов управления проектами. Именно на этой стадии влияние любого изменения оценивается по отношению к проекту. Если изменение на этом этапе происходит в какой-либо части проекта, весь проект будет оценен. Изменения лучше внедрять на ранней стадии проекта, потому что по мере продвижения проекта стоимость внедрения изменений также увеличивается.
Ввод этого этапа включает в себя
- План управления проектом
- Отчеты о выполнении работ
- Запросы на изменение
- КЭЭ
- ОПУ
Пока выходы
- Утвержденные запросы на изменение
- Журнал изменений
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
Проверить область
Проверка объема включает в себя проверку соответствия конечных результатов критериям приемлемости для клиентов. Внешняя проверка с клиентом или заинтересованными сторонами является частью Validating Scope Management.
Входные данные для проверки объема включают
- План управления проектом
- Требования
- Документация
- Матрица прослеживаемости требований
- Проверенные результаты
- Данные о выполнении работ
В то время как выходные данные проверки области включают
- Принятые результаты
- Запросы на изменение
- Информация о выполнении работ
- Обновление проектного документа
Область управления
Область контроля гарантирует, что это единственная работа, которая определена как находящаяся в области, которая доставлена. Фактический результат сравнивается с базовым показателем объема и гарантирует, что весь утвержденный объем фактически доставляется.
Входные данные для управления процессом охвата включают
- План управления проектом
- Информация о выполнении работ
- Требования к документации
- Матрица прослеживаемости требований
- Активы организационного процесса
В то время как выход включает
- Измерения производительности труда
- Обновление активов организационного процесса
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
График контроля
Процесс управления расписанием помогает вам во многих отношениях. Он помогает вам фиксировать текущее состояние расписания, определять отклонения от базовой линии графика, понимать природу отклонения и реагировать, предпринимая соответствующие действия.
Если необходимы изменения в расписании, они должны пройти процесс контроля изменений, изменение должно быть переоценено, и только затем оно должно использоваться для обновления базового показателя расписания.
В контрольном графике четыре основных входа
- План управления проектом
- График базовой линии
- План управления расписанием
- Расписание проекта
- Информация о выполнении работ
- Активы организационного процесса
Выход включает в себя
- Измерения производительности труда
- Обновление активов организационного процесса
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
Стоимость контроля
Контрольная стоимость сравнивает базовые затраты для каждого результата с фактической стоимостью. Базовая стоимость должна изменяться только в ответ на запрос на изменение, который прошел процесс Perform Integrated Change Control. Контроль затрат гарантирует, что ваш проект останется в рамках ограничений финансирования.
Входные данные для контрольной стоимости включают
- План управления проектом
- Требования к финансированию проекта
- Информация о выполнении работ
- Контроль затрат Организационный процесс активов
Выход для этого включает
- Измерения производительности работ по заработанной стоимости
- Прогноз бюджета заработанной стоимости в контрольных затратах
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
- Обновление активов организационного процесса
Контроль качества
Контроль качества гарантирует, что проект и продукт поставляются с планом управления качеством. Это гарантирует, будет ли работа выполнена правильно. Основным результатом контроля качества является План управления качеством. В то время как другая информация, которая будет полезна,
- Существующая блок-схема
- Верхний и нижний пределы контроля и спецификации, содержащиеся в контрольных картах
- Ссылка на информацию, такую как критерии выборки, номера выборки, измерения и переменная выборка
- Метрики качества — это стандартное измерение, отвечающее требованиям качества
- Это гарантирует, что надлежащие шаги выполняются для соответствия таким аспектам, как процесс, политика или правила
Существует четыре основных выхода из процесса контроля качества выполнения:
- Интегрированный контроль изменений
- Утвержденные запросы на изменение
- Проверка утвержденных запросов на изменение
- Утвержденные изменения
Управляющая связь
Контроль связи гарантирует, что нужная информация доходит до заинтересованной стороны. Управляющая коммуникационная информация включает в себя входные данные, инструменты и методы и выходные данные, которые принадлежат этому процессу.
Управлять связью можно в любом формате, это может быть
- Трендовые данные
- Табличная информация
- S-образная кривая
- Форматы панели инструментов
- Используйте гистограмму
В процессе управления связью рабочая информация берется из различных других процессов, а отчет о производительности используется в качестве входных данных для различных процессов мониторинга и управления. Основными результатами процесса управления коммуникациями является запись результатов.
Контрольные Риски
На протяжении всего цикла проекта анализ рисков является непрерывным процессом. Важно, чтобы вы постоянно анализировали, идентифицировали и реагировали на риски. Деятельность включает в себя контроль риска
- Отслеживание существующих рисков
- Мониторинг остаточных рисков
- Выявление новых рисков
- Реализация планов реагирования на риски
- Постоянно оценивая процесс риска
Входными данными для контроля риска являются
- Реестр рисков
- Информация о выполнении работ
- Отчеты о производительности
- Анализ запасов
- Аудит риска
Выходными данными для контроля риска являются
- Обновление реестра рисков
- План управления рисками
Контрольные закупки
Из четырех планов закупок третий процесс закупок относится к группе процессов «Мониторинг и выполнение». Этот этап включает в себя мониторинг производительности поставщика и обеспечение выполнения всех требований контракта.
Процесс контрольных закупок включает проверку
- Будь товары или услуги доставляются
- Будь доставлен вовремя
- Является ли выставленный счет для правильного количества
- Все ли условия договора выполняются
- Правильно ли управляются отношения между покупателем или продавцом
Основным вкладом в процесс закупок являются
- План управления проектом
- Закупочная документация
- Соглашения
- Утвержденные запросы на изменение
- Отчеты о выполнении работ
- Данные о выполнении работ
Выход для закупок
- Информация о выполнении работ
- Запросы на изменение
- Обновления плана управления проектом
- Обновление проектного документа
- Обновления OPA
Контроль заинтересованных сторон
Многие проекты спотыкаются из-за неадекватного управления заинтересованными сторонами. Если заинтересованные стороны управляются должным образом, есть больше шансов на успех проекта. В этом процессе мы отслеживаем текущий уровень вовлеченности заинтересованных сторон и предпринимаем соответствующие действия.
Вход и выход для всех этих действий включают
| вход | Вывод |
|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Закрытие-Фаза
Завершающая фаза — это процесс, который выполняет контролируемое завершение проекта в конце. В проекте есть три действия закрытия, которые продолжаются
- Закрытие продукта — заставление клиента принять окончательные результаты, если проект является внешним
- Закрытие проекта — это включает формальное закрытие административных процедур, обновление проектной документации и архивирование этих баз данных и документов.
- Закрытие ресурса за проектом — Финансовое закрытие проекта, ресурсы, выделенные для проекта, должны быть возвращены
Входные данные для этого процесса включают
- План управления проектом
- Принятые результаты
- ОПУ
Выходные данные этого процесса включают
- Конечный результат, услуга или результат перехода
- Обновления OPA
Закрыть Закупки
Для каждого этапа жизненного цикла разработки проекта — планирование, выполнение, мониторинг, контроль и закрытие — существует один процесс закупок. Окончательное завершение закупки осуществляется в соответствии с договором между продавцом и покупателем.
Заключительные мероприятия и результаты включают в себя:
-
Оценка эффективности проекта, включая управление рисками и проблемами
-
Обновленный план управления проектом, чтобы отразить фактические результаты
-
Окончательные отчеты распространяются среди соответствующих заинтересованных сторон
Входные данные для закрытия закупки включают
- План управления проектом
- Закупочная документация
Пока выходной включает
- Закрытые закупки
- Обновления OPA
Управление проектами Этика кодекса и поведения
В конце концов, вы столкнетесь с этикой кодекса и поведения при управлении проектами, которая затрагивает различные аспекты человеческого поведения, такие как
- Обязанность
- уважение
- справедливость
- Честность
- Культурная компетентность
Этот код практикуется, чтобы вызвать доверие и создать общую структуру поведения в менеджере проекта.
Резюме:
Фаза инициации определяет те процессы, которые необходимы для начала нового проекта. Он определяет, что проект должен выполнить в установленный срок.
Этап инициации в основном состоит из двух основных видов деятельности
- Разработать Устав проекта
- Определить заинтересованные стороны
Реестр заинтересованных сторон и устав проекта также полезны для других групп процессов управления проектами, таких как процесс планирования.
Этап планирования определяет объем, а также цель проекта. Он включает в себя создание набора планов, которые проведут вас через этапы выполнения и закрытия проекта.
Этап выполнения состоит из тех действий, которые определены в плане управления проектом. Это самая длинная фаза жизненного цикла проекта, потребляющая максимум энергии и ресурсов. Действия, предпринятые на этапе выполнения, могут повлиять на план или документы управления проектом.
Ключевыми задачами на этапе исполнения являются
- Выполнить планы управления проектом
- Руководство и управление исполнением проекта
- Выполнить задания
- Проведение совещаний о состоянии дел и т. Д.
На этапе выполнения результат может потребовать повторного определения исходных условий и обновления существующих требований проекта.
Этап мониторинга и контроля обеспечивает соответствие результатов в соответствии с планом управления проектом до завершения этапа.
Основное внимание на этом этапе заключается в выявлении любых изменений, внесенных с точки зрения плана управления проектом, чтобы определить превентивные меры против любого неожиданного результата.
Завершающая фаза — это процесс, который выполняет контролируемое завершение проекта в конце.