В Visio встроены надежные инструменты аудита и инвентаризации, которые помогают быстро просматривать различные компоненты диаграммы. Вы можете извлекать такую информацию, как количество каждой из фигур, используемых на диаграмме, свойства фигур, текст на фигурах и т. Д. В виде таблицы, которая может помочь вам быстро просмотреть и убедиться, что документ соответствует заданным спецификациям. В этом примере мы извлечем пример отчета, который показывает названия используемых фигур и их количество.
Чтобы получить инвентаризацию документа, перейдите на вкладку «Рецензирование» на ленте и в разделе «Отчеты» выберите «Формировать отчеты».
Это открывает диалоговое окно Отчеты. Вы можете создать новое определение отчета, нажав Новый … или изменить существующий стиль отчета, нажав Изменить …
После выбора необходимых функций отчетов нажмите кнопку «Выполнить…», чтобы начать создание отчета.
После составления отчета открывается диалоговое окно «Выполнить отчет», в котором можно выбрать формат отчета. Обычно предпочтительно экспортировать отчет в виде файла Excel, чтобы упростить сортировку полей данных, но вы также можете выбрать экспорт в формате HTML, XML или в виде Visio. Выберите «Копировать определение отчета» в разделе «Сохранить отчет вместе с», чтобы сохранить копию отчета в документе, и нажмите «ОК».
Visio создает таблицу отчетов, подробно описывающую выбранные нами функции. В данном случае название формы и количество. Если вы выбрали сохранение отчета в виде файла Excel на предыдущем шаге, щелчок по отчету откроет окно Excel в Visio, где вы сможете работать с содержимым отчета.