Кандидаты, которые заинтересованы в том, чтобы сделать карьеру в качестве исполнительного помощника, не обладая знаниями или опытом административной работы в офисе, должны осознавать тот факт, что на начальном этапе этот процесс будет для них гораздо более сложным. Вначале им, возможно, придется выбирать некоторые нетрадиционные рабочие места, главным образом потому, что их резюме могут не отражать необходимый фон. Это часто приводит к тому, что резюме пропускают; временами даже отвергается.
Те, кто хочет стать исполнительным помощником, должны попробовать альтернативные способы общения, например, друзья и члены семьи, чтобы составить резюме со значительным опытом работы. Резюме должно отражать ваши реальные навыки, а не только то, что ваша работа хочет, чтобы вы были. Попробуйте сопоставить каждую из девяти необходимых компетенций с конкретной работой, которую вы упомянули в своем резюме.
Готовьтесь экстенсивно. В случае, если вам позвонят, вы должны иметь в виду все необходимые детали во время интервью. Будьте ясны в своих намерениях и подходе и не пытайтесь сливаться и становиться типом. Оставайтесь верными тому, кто вы есть, и представляйте себя как органическое целое, которое гораздо больше, чем просто сумма частей, объясненных в вашем собственном резюме.
Понимание обязанностей
Чтобы понять, что делает должность эффективного исполнительного помощника столь особенной и особенной, нам нужно сначала понять тот факт, что должность «Исполнительный помощник» имеет свои собственные проблемы в виде часто встречающихся уникальных и сложных сценариев.
Признание всех уникальных претендентов и сценариев поможет кандидатам лучше понять требования работы и ее ответственность. Тем не менее, работа не только имеет проблемы. У этого есть своя доля уникальных и редких преимуществ, которые не идут с другими профилями работы; по крайней мере, не так рано в этой карьере.
На прямой линии огня
Работа Исполнительного помощника состоит в том, чтобы постоянно общаться напрямую с начальником, даже если другие сотрудники редко взаимодействуют со своими начальниками. Это обеспечивает другое требование работы, поскольку они всегда находятся на линии огня своих боссов.
Если исполнительные помощники упиваются успехом своих боссов, они также будут иметь дело с разочарованием своих боссов. Боссы ожидают, что их помощники приложат столько же усилий и времени, сколько и они, что оставляет мало времени для жизни вне работы.
Смешанные уровни полномочий
Даже если помощник руководителя действует от имени менеджера, люди часто забывают, что они всего лишь посыльный, а не человек, принимающий решения. Это заставляет помощников испытывать искушение напрямую вносить изменения или вносить вклады в свои собственные полномочия, даже не обращаясь к руководству.
Иногда они начинают отвечать на вопросы, которые в идеале должны быть направлены на босса. Исполнительный помощник может поделиться своим мнением и предложениями с начальником. Тем не менее, он должен иметь в виду тот факт, что доллар всегда останавливается с боссом.
Знать все это ожидание
Сами исполнительные помощники признают, что, поработав с боссом в течение длительного времени, они становятся настолько связанными, что могут предвосхитить потребности босса. Это может быть возможно, когда дело доходит до образа жизни и привычек. Однако боссы часто ошибочно принимают своих помощников за то, что они «знают все».
Они ожидают, что их помощник сможет читать его мысли, что делает его / ее самодовольным и менее общительным. Он / она должен понимать, что даже самые опытные помощники иногда нуждаются в устном общении, чтобы разобраться в определенных решениях.
Расстояние от сотрудников
Помощников часто считают частью команды менеджера, даже если это не всегда так. Следовательно, общее восприятие состоит в том, что они осведомлены об инсайдерской информации. Это заставляет коллег осторожно общаться с помощниками, поскольку они чувствуют, что каждое их слово может быть передано боссу.
Помощники также должны знать, что все, что они скажут, будет считаться словами босса. Следовательно, им следует избегать участия в распространении слухов или слухов, поскольку все, что они говорят, будет неверно истолковано как «внутри совка».
Роль посредника
Самая трудная роль, которую играет исполнительный помощник, — это роль посредника. Это одна работа, которая занимает большую часть их времени. Они как привратники, которые предоставляют выборочное разрешение людям встречаться со своим боссом и мешать остальным посторонним вторгаться в личное пространство их босса и тратить их драгоценное время.
Это может принести им похвалы от их босса, но они превращают зло в глаза тех, кто не может встретиться с боссом. Помощники часто становятся заменой начальника во многих случаях, либо делая заметки или задавая его вопросы на собраниях.